事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析

文/濱州市就業(yè)辦公室 邢萌

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，作為我國為社會(huì)公益而進(jìn)行服務(wù)的事業(yè)單位要充分利用信息技術(shù)。在我國事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)的過程中，有很多重要的文件需要保存，有很多人作出了杰出的貢獻(xiàn)，他們的檔案需要妥善保管。因此事業(yè)單位檔案數(shù)字化是事業(yè)單位檔案建設(shè)的必由這路。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化大大提高了工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，為我國事業(yè)單位的發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。

一、事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的意義

在過去的傳統(tǒng)檔案管理方式中，所有文件都是紙質(zhì)的，員工對(duì)這些檔案進(jìn)行整理時(shí)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，經(jīng)濟(jì)效益低。而且很多時(shí)候需要對(duì)一些檔案進(jìn)行查詢，這時(shí)尋找檔案成為一個(gè)大問題，往往很長時(shí)間才能找到需要的檔案。紙質(zhì)檔案也容易丟失，這給檔案的管理工作帶來了很大的不便。事業(yè)單位的檔案管理工作分三部分，它們分別是文書管理、基建檔案和人事檔案。這些是事業(yè)單位得以安全正常運(yùn)行的依據(jù)和保障。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不足以支撐事業(yè)單位的正常運(yùn)行，這就需要數(shù)字化管理的介入。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)有很多方面的益處。一方面，大大提高了經(jīng)濟(jì)效益。事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理方法需要大量的人力物力，需要很多的成本。在管理過程中效果低下，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。數(shù)字化建設(shè)后的事業(yè)單位檔案管理方法方便快捷，只要一臺(tái)電腦就可以查詢想要的檔案，就可以建立新的檔案，節(jié)省了時(shí)間，減少了人工也節(jié)省了空間。另一方面提高了工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方法要求員工跑來跑去尋找檔案，查找需要的資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，數(shù)字化后打破了時(shí)間和空間的限制，需要的資料可以迅速找到，可以準(zhǔn)確了解員工的情況，保障了員工的工作和事業(yè)單位工作的有序進(jìn)行。

二、事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）數(shù)字化建設(shè)后的安全問題。數(shù)字化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)，但是網(wǎng)絡(luò)是復(fù)雜的，事業(yè)單位的檔案保密要求很高，數(shù)字化建設(shè)后對(duì)事業(yè)單位的檔案造成了一定的危險(xiǎn)。數(shù)字化建設(shè)的目的是方便建設(shè)檔案、方便查詢和提高工作效率，在這些要求得到滿足后新的問題就出現(xiàn)了，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)一定要把保密工作做到位，杜絕因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟件或者硬件的問題造成信息丟失，更不可以因?yàn)椴《镜囊u擊導(dǎo)致信息被竊取。這些問題要得到高度的重視。

（二）建設(shè)資金不足。數(shù)字化建設(shè)需要大量的資金投入，事業(yè)單位的檔案工作是事業(yè)單位運(yùn)行的保障。沒有資金的投入就無法對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)無法進(jìn)行就無法從傳統(tǒng)的管理方法的局限中脫離出來，耗費(fèi)大量的人力物力。我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢，止步不前，很大一部分原因就是資金投入不足，要重視資金投入的問題，這是事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的保障，避免資金不足導(dǎo)致的數(shù)字化進(jìn)程停滯這種情況的出現(xiàn)。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑分析

（一）完善事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化體系。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案數(shù)字化時(shí)要完善體系的建設(shè)，不但要將新的檔案數(shù)字化也要將過去老的檔案進(jìn)行數(shù)字化。將他們分類整理好放入不同的儲(chǔ)存空間，和傳統(tǒng)的分類整理方式一樣，有體系的儲(chǔ)存和數(shù)字化。要從檔案的錄入，資料的整理再到保存、復(fù)核、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)形成一套完整的體系，這樣事業(yè)單位檔案數(shù)字化才能順利進(jìn)行。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)由很多部分組成。它是一個(gè)大工程，不是一朝一夕就可以建成的。從總體設(shè)計(jì)到安全措施等工作都需要謹(jǐn)慎對(duì)待。同時(shí)事業(yè)單位的日常工作就要面對(duì)很多的文件，檔案信息共享是必須的。這要求我們?cè)谙到y(tǒng)的創(chuàng)建之初，就要有方法可以達(dá)成這個(gè)目標(biāo)。通過網(wǎng)絡(luò)建立多個(gè)服務(wù)器，用電腦進(jìn)行文檔的傳輸?shù)纫赃_(dá)成檔案信息共享的目的，當(dāng)然要做好保密工作，對(duì)查詢進(jìn)行權(quán)限的限制，設(shè)置檔案密級(jí)管理，對(duì)檔案的查詢等級(jí)進(jìn)行限制。

（三）做好檔案的鑒定工作。檔案的正確性是非常重要的，不可以將錯(cuò)誤的檔案數(shù)字化輸入電腦。對(duì)檔案的鑒定要做好。首先要對(duì)一些價(jià)值比較高的如現(xiàn)有的館藏文件等進(jìn)行鑒定，先把它們數(shù)字化，輸入電腦保存。將一些緊迫程度不高的文件放在后面。明確檔案是否需要數(shù)字化，是否它帶來的價(jià)值足以擔(dān)負(fù)數(shù)字化的成本。根據(jù)具體情況對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，明確它們的價(jià)值，分清輕重緩急，循序漸進(jìn)地進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)語

在社會(huì)發(fā)展迅速，經(jīng)濟(jì)發(fā)展飛速的環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適用。事業(yè)單位檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位檔案數(shù)字化是必然的迫切的，在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要加大資金的投入，解決遇到的問題，采用正確有效的路徑來進(jìn)行事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設(shè)。