電力企業電子檔案數據挖掘與利用管理

文/廣東電網有限責任公司茂名供電局 劉杏

隨著計算機技術的快速發展，網絡中產生的信息量十分巨大，給人們帶來了很多不便，想要尋找自己需要的信息所花費的時間較長。在電力企業發展過程中，產生的檔案資源越來越豐富，有人力資源檔案、業務經營檔案等，不同的檔案信息資源對企業的發展有不同的作用。對電力企業的各種電子檔案進行挖掘和利用，是提高信息數據價值的關鍵，也是促進電力企業實現可持續發展的關鍵措施。對電子檔案進行挖掘和檢索，必須要加強對各種新技術的應用，比如大數據挖掘技術、分析技術等，通過對海量檔案信息資源的挖掘、分析和利用，可以得出更多有利于企業發展的信息數據，為企業管理人員的決策帶來幫助，真正發揮出信息數據的價值和意義。

一、電子檔案的優勢和劣勢

（一）電子檔案的優勢。電子檔案指的是企業在發展過程中產生的各種以數字化形式存在的檔案內容，在信息化時代背景下，電子檔案已經成為企業發展過程中的關鍵內容，電子檔案便于存儲，而且在檔案管理過程中可以更加方便地利用多種檔案信息資源，對企業的經營狀況、人力資源狀況等進行了解。電子檔案資源的信息量十分巨大、豐富，其涉及的內容也是多種多樣的。電子檔案與傳統的信息資源不同，前者是新型的數字化資源，以計算機和互聯網為載體，實現信息數據的有效傳輸、共享，后者主要是紙質檔案資源。與紙質檔案相比起來，電子檔案的優勢體現在以下幾個方面：第一，有利于存儲更多信息數據。電子檔案的一個重要特點就是可以實現對海量檔案資源的存儲，因此在電子檔案中，其信息數據的量越來越多，種類繁多，有文字信息、圖表、視頻等多種類型的檔案資源。第二，有利于檔案的規范化管理。在傳統的紙質檔案資源中，檔案的管理難度較大，因為很多紙質檔案的編寫不規范，導致紙質檔案的內容復雜多樣，相比起來，電子檔案的管理更便捷，更有利于檔案的規范化管理，利用計算機設備、計算機軟件系統可以實現多種檔案信息資源的綜合與管理。第三，給用戶提供了多層次的信息交流模式。因為電子檔案多種多樣，在一個企業內部，不同部門可以產生不同的電子檔案信息，在同一的檔案管理信息系統中可以實現對檔案資源的綜合利用，因此在電子檔案中，企業員工也可以獲得自己想要的信息，給員工提供了多層次的信息交流平臺。

（二）電子檔案管理中面臨的問題。電子檔案管理便捷，檔案內容豐富，但是在檔案管理過程中依舊存在很多問題。第一，安全性問題。電子檔案數量巨大，而且信息資源的管理難度較大，缺乏統一的管理機制，所以導致電子檔案的安全隱患較大，比如黑客、計算機病毒等隨時可能入侵到計算機系統獲取信息，對企業的電子檔案信息安全以及行業信息安全帶來極大的威脅。第二，電子檔案的質量參差不齊。因為科學技術的不斷發展，使得電子檔案的更新速度十分快，不僅有專業的信息平臺發布信息，在收集檔案資源的時候，除了專門的檔案管理人員要對檔案進行收集整理之外，企業其他部門的員工也要實現對檔案資源的收集整理，但是由于不同人員對檔案管理工作的要求了解不清楚，因此在檔案管理過程中質量參差不齊。

二、電子檔案數據挖掘和利用的問題

電子檔案挖掘是對電子檔案進行充分利用的途徑，通過深入挖掘，可以對電子檔案中的有用信息和價值信息發掘出來，并且應用到企業發展過程中。在電子檔案技術發展的過程中，對電子檔案挖掘技術的研究也越來越深入，使得信息數據的挖掘能力有了很大程度的提升。電力企業的電子檔案挖掘主要包括以下幾個方面：

（一）電子檔案的內容挖掘。電子檔案的內容是最關鍵的部分，在龐大的電子檔案中，其內容是多種多樣的，對這些內容進行挖掘的過程就是從網絡中發掘對自己有用的各種信息的過程，在電子檔案的利用過程中，可以利用信息系統的檢索服務直接獲取電子檔案，在檔案信息系統中搜索關鍵字，查找到自己需要的檔案信息內容。但這樣獲取信息的方式只是利用了信息的表層價值，有的電子檔案需要通過專業的工具或者方法獲取，比如用戶通過提問而動態生成的結果就屬于深入挖掘產生的信息，還有一些比較機密的、專業的檔案信息，普通的檢索技術是不能檢索出來的。電子檔案挖掘對應的是多種多樣的信息，比如文本、圖像、音頻、視頻等各種類型的數據。

（二）豐富庫藏，改善庫藏結構。在大數據時代背景下，信息數據的價值越來越重要，基層電力檔案管理工作也必須要進行轉型，信息化管理是電力企業發展的必然趨勢。很顯然，檔案數據庫資源成為信息化時代企業發展的重要支撐，單一的庫藏無法滿足新形勢下企業各個層面對檔案資源的需求，因此必須要不斷豐富電力企業的檔案庫藏，改善企業的庫藏結構，并且深入挖掘檔案資源，建立檔案信息資源保障體系，加快檔案信息化建設，不僅可以順應時代發展，也能進一步完善企業的檔案管理工作，為企業的電子檔案數據的挖掘提供堅實的基礎。另外，檔案工作人員還必須要加強對其他新技術的引進和學習，強化電子檔案數據挖掘工作的技術支撐，比如在對電子檔案進行挖掘利用的時候，可以加強對縮微技術、信息技術、聲像技術、數據庫技術等技術的應用，實現電子檔案管理工作的信息化和數字化發展，利用網絡信息技術建立起檔案管理系統和完善的檢索系統，對各種檔案信息資源進行整合，逐步提高企業的電子檔案管理水平，讓檔案增值。

（三）建立檔案信息數字化一站式管理。檔案數字化和檔案數據化的本質不相同，前者指的是將復雜的檔案信息變成電子化形式存儲起來，形成數字化信息，然后再將數字化信息轉變為一系列二進制代碼存儲到計算機系統中，對數據進行統一管理。數據化關注的是數據，指的是要對檔案數據進行統一分析、追蹤、計算、量化，從而將數據中的關鍵信息提煉出來，達到數據挖掘的目的。由此可見，在電力企業電子檔案管理過程中，數字化和數據化都十分重要，數字化是數據化的基礎，可以通過數字化首先將檔案信息資源變成數字形式的檔案，然后再對其進行挖掘和分析，根據數據內容推算出可能出現的結果，得到關于企業發展的決策數據和方案，發揮數據的潛在價值。檔案信息數字化一站式管理就是將檔案數字化和數據化結合起來的過程，可以充分地量化和追溯數據資源，利用數據產生價值。

（四）創建智慧檔案室一鍵式服務。大數據技術是信息挖掘處理過程中的關鍵技術，大數據關注的是全部數據，不是其中的一部分樣本數據，所以利用大數據技術可以實現對數據的全面分析和推導，對事件的發展方向、概率等進行確定，讓檔案數據“活”起來。未來企業必須要加強對智慧型檔案室的建設，開展一鍵式服務研究，提高檔案信息資源的檢索效率，當用戶檢索某種信息的時候可以推薦其他相關的檔案資源，實現檔案資源的充分利用。

三、結語

綜上所述，隨著互聯網的快速發展，電子檔案越來越多，如何從海量檔案信息中挖掘出有用的信息，是未來檔案管理過程中必須要研究的重點內容。數據挖掘技術、大數據技術等可以實現對電子檔案的有效挖掘、分析，從而使得電子檔案的價值得以凸顯，提高電子檔案資源的利用效率。