工程前期材料收集難問(wèn)題的若干對(duì)策

陳亞芳

新昌縣新明實(shí)業(yè)有限公司

工程前期材料指的是在項(xiàng)目理想到設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)直接產(chǎn)生，且有保存價(jià)值的文件材料。

工程前期材料的收集是項(xiàng)目開展的重點(diǎn)及基礎(chǔ)工作，而材料收集的方法、材料本身的真實(shí)性等，則是確保工程前期材料具有憑證、技術(shù)儲(chǔ)備作用的重要依據(jù)。但從現(xiàn)狀來(lái)看，許多工程存在前期材料的收集難問(wèn)題，導(dǎo)致項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和造價(jià)核算、材料歸檔等工作都受到影響，因此有必要針對(duì)材料收集難的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，探索更為有效的材料收集對(duì)策。

1 工程前期材料收集面臨的問(wèn)題

1.1 材料缺失、流失

很多施工單位太過(guò)關(guān)注施工進(jìn)度，導(dǎo)致在施工建設(shè)期間未能有效收集工程材料，很多需要在現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的材料也只能在完成施工后才能收集，導(dǎo)致很多有價(jià)值的材料面臨流失問(wèn)題。此外，由于工程建設(shè)環(huán)境較為復(fù)雜，或受人為因素影響，施工材料也可能會(huì)丟失，后補(bǔ)材料很容易和實(shí)際工程脫軌。

1.2 材料管理體系不夠完善

很多高層管理人員并沒(méi)有加強(qiáng)前期材料管理力度，導(dǎo)致人員的材料管理意識(shí)較為薄弱，過(guò)于側(cè)重項(xiàng)目施工建設(shè)管理，沒(méi)有重視施工進(jìn)度和質(zhì)量的記錄，這也會(huì)影響工程材料的收集與整理。同時(shí)有部分監(jiān)理人員沒(méi)有進(jìn)一步明確工程材料的簽名蓋章行為，在簽字時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格審查材料內(nèi)容，也沒(méi)有全面考察材料內(nèi)容是否貼合實(shí)際，很容易在項(xiàng)目質(zhì)檢及竣工驗(yàn)收階段產(chǎn)生質(zhì)量問(wèn)題，嚴(yán)重的還可能影響到企業(yè)的信譽(yù)。監(jiān)理工程師需要加強(qiáng)材料的收集和檢查工作，很多監(jiān)理工程師都在把關(guān)力度上存在明顯不足，一些監(jiān)理工程師的工程結(jié)論存在隨意性，工程材料無(wú)法有效展現(xiàn)施工過(guò)程，其法律效應(yīng)也難以保障。建筑企業(yè)需要加強(qiáng)材料管理力度，不斷推進(jìn)材料管理體系建設(shè)。

1.3 材料查驗(yàn)不嚴(yán)

根據(jù)當(dāng)前的材料及歸檔要求，工程材料的編制和收集需要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，相關(guān)材料若需修改則要加蓋企業(yè)公章或技術(shù)章等，避免修改的隨意性。工程材料的來(lái)源一般為施工現(xiàn)場(chǎng)，為保證材料的準(zhǔn)確性，往往需要工作人員親身前往施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查驗(yàn)和記錄。但很多人員并沒(méi)有認(rèn)真做好查驗(yàn)工作，這給工程材料收集與管理也帶來(lái)了不利影響。

2 工程前期材料收集的有關(guān)策略

2.1 創(chuàng)新多種材料收集辦法

通過(guò)多路并行的方式來(lái)規(guī)劃材料收集工作，是保障工程前期材料完整性的關(guān)鍵舉措，具體需要注重以下幾個(gè)要點(diǎn)：

（1）積極參與必要的工程活動(dòng)，充分把握工程前期工作的具體開展情況，掌握工程的一手會(huì)議材料，了解項(xiàng)目前期不同環(huán)節(jié)的工作，包括工作的內(nèi)容、流程、產(chǎn)生的材料，規(guī)劃好材料如何收集。

（2）完善材料收集管理網(wǎng)絡(luò)。聘用專業(yè)檔案人員指導(dǎo)和檢查材料收集工作，確保和項(xiàng)目組建立穩(wěn)定的聯(lián)系，在每一項(xiàng)工作完成后都能及時(shí)進(jìn)行材料的收集，具體如圖1所示。

圖1 材料收集與管理網(wǎng)絡(luò)

（3）有效催討，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)通知有關(guān)部門及人員，針對(duì)部分已完結(jié)工作卻沒(méi)能及時(shí)上交材料的情況進(jìn)行催討。

2.2 構(gòu)建完善的材料收集責(zé)任保障體系

首先，改進(jìn)材料管理制度。結(jié)合我國(guó)有關(guān)的項(xiàng)目建設(shè)前期材料管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃的具體情況來(lái)改進(jìn)工程材料收集管理制度，細(xì)致劃分材料歸檔的范圍與具體要求。同時(shí)還要明確前期材料的收集途徑，利用制度管理的方式強(qiáng)調(diào)既定的收集過(guò)程，確立各部門及人員在前期材料收集工作中的職責(zé)，保證前期材料收集工作能夠順利落實(shí)。還要將前期材料收集工作的具體開展質(zhì)量與有關(guān)單位責(zé)任人的利益進(jìn)行聯(lián)系，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)人員的主動(dòng)性，這也是保障工程前期材料收集工作順利開展的有效舉措。

其次，完善對(duì)外合同。在立項(xiàng)環(huán)節(jié)結(jié)束后通常需要和設(shè)計(jì)單位及其他有關(guān)單位簽訂合同，規(guī)定雙方的行為與職責(zé)，若對(duì)方出現(xiàn)違約行為則需要補(bǔ)償違約造成的損失和違約金，從而確保前期材料收集的完整性，也推進(jìn)材料收集工作的穩(wěn)定進(jìn)行。

最后，構(gòu)建材料檔案協(xié)調(diào)機(jī)制。促進(jìn)各部門與單位的聯(lián)系，使其能夠全面支持工程前期材料收集工作，相互配合協(xié)調(diào)共進(jìn)，從而確保材料收集的協(xié)調(diào)性與連貫性，避免前期材料收集過(guò)程中可能面臨的各項(xiàng)問(wèn)題。

2.3 對(duì)工程前期材料的形成過(guò)程進(jìn)行控制

在工程項(xiàng)目前期工作開展過(guò)程中，技術(shù)人員需要加強(qiáng)對(duì)前期材料收集工作的認(rèn)知，并且掌握材料收集的關(guān)鍵意義，提高技術(shù)人員的工作積極性。同時(shí)，建筑工程材料的保存與管理也至關(guān)重要，需要對(duì)材料的收集和管理等各個(gè)方面進(jìn)行規(guī)范。信息技術(shù)已經(jīng)在越來(lái)越多行業(yè)獲得了廣泛運(yùn)用，在材料存儲(chǔ)與管理方面也具有顯著優(yōu)勢(shì)，因此可以將一些重要材料導(dǎo)入計(jì)算機(jī)，以便管理和修改，在材料需要使用時(shí)也可以快速檢索導(dǎo)出，更加便捷高效。針對(duì)材料還要進(jìn)行檢查監(jiān)督，建立工程前期材料的全面控制與全過(guò)程管理制度。此外，檔案管理人員還要積極地將材料導(dǎo)入行政程序中，運(yùn)用科學(xué)的管理方法將材料存儲(chǔ)于檔案館并備案。

2.4 把握工程質(zhì)量編寫質(zhì)量控制

在工程前期材料的收集與管理工作方面，需要提高人員的綜合素質(zhì)與責(zé)任意識(shí)。工程材料與施工建設(shè)的具體開展需要保持并行的關(guān)系，而在項(xiàng)目施工前，則需要委派專項(xiàng)人員針對(duì)工程材料進(jìn)行監(jiān)管與追蹤，做好材料的收集工作。針對(duì)各環(huán)節(jié)的施工標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行科學(xué)記錄，若出現(xiàn)人員配置變化等現(xiàn)象，則需要對(duì)材料的交接進(jìn)行控制，確保材料管理工作能夠合理分配。只有構(gòu)建完善的材料收集制度，才能進(jìn)一步保障工作的落實(shí)效果，為后續(xù)的施工及審計(jì)提供幫助。

2.5 改進(jìn)簽字制度

很多工程的前期材料收集工作交由施工單位負(fù)責(zé)，因此施工單位需要專業(yè)人員來(lái)收集與管理工程材料。一方面，需要在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)收記錄表的制定，在確保合格后才能簽字，之后將材料交由管理人員存檔，杜絕后補(bǔ)材料問(wèn)題的發(fā)生。材料需要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工狀況來(lái)填寫，確保精確性。另一方面，工程材料需要確保完整性。如結(jié)構(gòu)分項(xiàng)隱蔽驗(yàn)收記錄的填寫便具有較高的標(biāo)準(zhǔn)要求，需要確保內(nèi)容的完善性和手續(xù)的齊全性，以便作為備查原始材料來(lái)應(yīng)用。