條形碼技術在企業檔案管理中的應用

曾立春

寧波海工集團公司

企業檔案數字化工作的推進、檔案數據化的發展，為檔案查詢利用提供了更為便捷的方式。條形碼技術的應用，進一步加快了檔案現代化管理步伐，對企業檔案庫存統計、檔案借閱狀態管理、檔案實體安全管理、檔案部門服務質量和效率提升，都具有重要的現實意義。筆者所在企業在檔案管理工作中，導入條形碼技術，并逐步擴大應用，取得了良好效果，本文闡述一二，與廣大檔案工作者共同探討。

1 條形碼技術的概念及主要特點

1.1 條形碼技術的概念

條形碼技術是條形碼自動識別技術的簡稱，是在當代信息技術基礎上產生和發展起來的符號自動識別技術。它將符號編碼、數據采集、自動識別、錄入和存儲信息等功能融為一體，能有效解決物流過程中大量數據的采集與自動錄入問題。

條形碼是由一組粗細不同、黑白或色彩相間的線條以及相應的字符、數字組成的標記。條形碼技術是利用光電掃描閱讀設備識別讀取信息，并將其錄入計算機的技術。

1.2 條形碼技術的主要特點

（1）條形碼的唯一性。條形碼的唯一性與檔案編號的唯一性有著雷同的意義。以“件”為整理和保管單位，讓條形碼有了更專一的特質。在編碼過程中，應合理制訂編號規則，條碼最好能體現檔案類別特征。

（2）條形碼查詢快捷、準確，且操作方便。條形碼查詢，既可以通過手工鍵盤輸入，也可以用掃描槍掃描，識別速度快、準確無誤，且操作方便。

（3）條形碼技術提高工作效率。條形碼技術的導入應用，為檔案利用統計提供了有效參考數據；有助于管理人員對檔案資料的核查、統計，降低了管理人員的工作強度，提高了工作效率。

2 條形碼技術在企業檔案管理中的應用

筆者所在企業近年來信息化速度加快，檔案部門數字化、電子化進程突進，但按件整理錄入的方式，使大量檔案在借閱利用過程中，仍依靠手工登記；涉密檔案填寫申請單、找領導簽字等流程，讓利用者苦不堪言，在“最多跑一次”改革的啟發下，筆者聯系單位信息部門，共同設計條形碼，梳理相關數據庫，并通過企業OA內網，建立查、借閱流程，讓傳統手工檔案借、還等工作實現了位移信息自動記錄。

2.1 條形碼的設計

（1）條形碼根據檔案數據庫進行設計，一般情況下，它的唯一性，是設計中必須具備的選項，條形碼設計的合理性是開展電腦檢索和查找利用的基礎。筆者所在企業根據實際情況選擇使用普通條形碼，增加了印刷內容。以文書檔案為例，將條形碼分3層設計。第一層是企業Logo＋時間＋檔案類別，第二層是條形碼，第三層是類別字母＋保管期限＋流水號，如圖1所示。

圖1 文書檔案條形碼

再如科技檔案：第一層是企業Logo＋檔案類別＋分類號，第二層是條形碼，第三層是資料大流水號，如圖2所示。

圖2 科技檔案（脫密）條形碼

再如干部人事檔案：第一層是企業Logo＋檔案類別，第二層是條形碼，第三層是姓氏第一個字母＋流水號，如圖3所示。

以上實例是筆者所在企業檔案條形碼設計的基本格式，它既符合該企業標準化要求，又能從中看到檔案類別，出入庫直觀、方便取用。

（2）建立條形碼編碼信息錄入的數據庫，讓條形碼批量打印速度更快。

筆者所在單位率先在科技檔案數據庫導入條形碼應用技術。在條形碼打印前，首先完善科技檔案數據庫，將所有成冊科技檔案按要求導入相應數據庫，打印條形碼標簽時，批量打印，速度更快、更高效。

（3）條形碼樣式根據需要選擇單聯或雙聯，該企業選擇了雙聯，紙質檢索目錄上和對應檔案上各貼一聯標簽，便于查詢。

（4）與企業內網相連，通過內網提交借閱申請，利用系統自動記錄檔案位移狀況。

2.2 條形碼的前期工作

（1）設備的準備。條形碼設計完成后，與匹配的設備連接。

（2）耗材的選擇。條形碼的載體，即標簽粘貼紙，有白色的非熱敏紙和亞銀紙，在進行對比后，筆者選擇了亞銀紙標簽，因為白色的非熱敏紙依然存在消字的風險，這在檔案耗材使用中是一大忌，亞銀紙避免了這一致命缺陷，但亞銀紙也有弱點，遇到尖銳利器易被刮傷，所以在檔案使用保管過程中需要避免刮傷條形碼。

2.3 涉密檔案借、還的安全

條形碼技術在企業涉密檔案應用中，成為檔案利用過程安全的守護者。遵從相關保密管理規定，涉密檔案按照密級分類、錄入人員權限和使用記錄，實施物理隔離其他檔案管理系統和涉密檔案使用專用通道。筆者所在企業，通過OA平臺，建立涉密文獻（脫密）查詢目錄，設定查、借人員權限，以及閱覽、借閱需要的保密流程，檔案部門通過涉密借閱系統自動記錄涉密資料借、還等信息，使涉密檔案位移一目了然。相較于傳統借閱中領導審批簽字流程、利用統計等等工作，掃碼或輸入條形碼極大地提高了工作效率和檔案的安全。

3 體會

實踐發現，相較于鍵盤搜尋、檢索和手工借閱查詢，掃（或輸入）條形碼更方便快捷，一檔一號，不重復，讓企業檔案管理工作得到了大幅提升。以往的工作經驗證明，條形碼技術對企業檔案現代化管理工作能起到一定的推動作用。

但是，在條形碼技術應用過程中，仍需要注意一些事項：一是在打印標簽的耗材選擇上，需要慎重，保管過程中需要仔細；二是檔案專業技術人員需要有高度的責任心和事業心，及時發現、解決、總結工作中遇到的問題，對于刮傷的條形碼及時替換、數據庫及時更新，樹立良好的服務形象。

條形碼作為一種先進的信息傳遞和計算機輸入技術，具有廣泛的應用前景。在企業檔案管理工作中，條形碼技術使業務部門和檔案管理部門的工作流程都得到優化，提高了工作效率，發揮了檔案的價值最大化，極大提高了企業檔案工作水平和服務形象。