城建檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀及新模式展望

蔡文克

溫州市城市建設(shè)檔案館

1 城建檔案利用整體情況及利用目的分析

1.1 城建檔案利用的整體情況

溫州的城市建設(shè)正從“大建大美”向“精建精美”延伸。《中共溫州市委關(guān)于全面提升中心城區(qū)首位度加快建設(shè)區(qū)域中心城市的決定》明確六大重點(diǎn)任務(wù)，其一就是“著力提升城市建設(shè)品質(zhì)”，包括提升城市規(guī)劃管控水平、高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)重點(diǎn)功能區(qū)塊、持續(xù)實(shí)施城市有機(jī)更新等。

在這樣的背景下，城建檔案作為一種依據(jù)和基礎(chǔ)參數(shù)，在城市管理、建設(shè)中的地位愈加凸顯。加之現(xiàn)下檔案歸檔逐步規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化、檔案工作宣傳力度加大、公眾檔案意識(shí)提升等因素，政府部門和公眾對(duì)城建檔案的利用需求急劇上升。

截至2020年12月31日，我館收藏有城市規(guī)劃類、城市建設(shè)管理類、市政工程類、公用設(shè)施類、交通運(yùn)輸工程類、民用建筑類、城市建設(shè)科學(xué)研究類等18大門類的紙質(zhì)城建檔案共計(jì)425024卷，另存有光盤、錄像帶、錄音帶、硬盤、照片、底片等特殊載體的檔案6553.06 GB。

我館通過對(duì)2016—2020年城建檔案利用的卷次和頁次進(jìn)行比照（如圖1和圖2所示）發(fā)現(xiàn)，利用卷次呈逐年穩(wěn)定增長態(tài)勢，利用頁次于2019年出現(xiàn)突增，達(dá)到570897頁次，但2020年檔案數(shù)字化率上升，復(fù)印率下降，導(dǎo)致該數(shù)據(jù)明顯降低。

圖1 2016—2020年城建檔案利用卷次統(tǒng)計(jì)

圖2 2016—2020年城建檔案利用頁次統(tǒng)計(jì)

1.2 城建檔案利用目的分析

城建檔案門類廣泛，其利用價(jià)值也不盡相同。我館嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用登記制度，每日統(tǒng)計(jì)利用方式和內(nèi)容、利用目的及類別、利用數(shù)量等信息，并定期進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)分析，將各項(xiàng)數(shù)據(jù)文本化，為工作提供依據(jù)。2016—2020年，我館提供利用的檔案被廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、工作查考、學(xué)術(shù)研究、編史修志、宣傳教育等領(lǐng)域，其中經(jīng)濟(jì)建設(shè)、工作查考及其他領(lǐng)域占比分別約為45%、34%、21%，如圖3所示：

圖3 2016—2020年館藏檔案在各領(lǐng)域的利用平均占比

在經(jīng)濟(jì)建設(shè)領(lǐng)域，我館檔案被廣泛應(yīng)用于項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)參考、改擴(kuò)建裝修、資質(zhì)評(píng)定及環(huán)境整治等方面。2019年11月，建筑企業(yè)中廈建設(shè)有限公司來館查詢甌海區(qū)郭溪鎮(zhèn)郭南村郭溪中學(xué)遷擴(kuò)建工程及附屬工程竣工檔案資料，并希望提供原件用以評(píng)選“甌江杯”。該檔案資料總計(jì)126卷，形成時(shí)間跨4年之久。為了確保檔案安全，我館派專人陪同并提供檔案信息服務(wù)，為其順利參與“甌江杯”評(píng)比提供了有力保障。

在工作查考領(lǐng)域，主要用于辦理決算、備案、產(chǎn)權(quán)登記、存檔、工作考察、解決糾紛、調(diào)查取證，并呈現(xiàn)出“存檔＞備案＞調(diào)查取證＞解決糾紛＞產(chǎn)權(quán)登記＞辦理決算＞工作考察”的趨勢。值得關(guān)注的一個(gè)現(xiàn)象是：來自甌海中心區(qū)建設(shè)中心的服務(wù)對(duì)象調(diào)閱了牛山城中村改造C-35地塊安置房（旭翔嘉園）工程全套資料，來自溫州萬達(dá)廣場商業(yè)管理有限公司的服務(wù)對(duì)象調(diào)閱了龍灣行政中心區(qū)G-10地塊龍灣萬達(dá)廣場工程的全套資料，存放于各自單位的檔案室，以便工作或改擴(kuò)建裝修之需，這2個(gè)工程的復(fù)印量均超10萬頁次。該現(xiàn)象一方面反映出公眾檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)，另一方面也對(duì)城建檔案服務(wù)提出了更高的要求。

在學(xué)術(shù)研究、編史修志、宣傳教育等領(lǐng)域，城建檔案也發(fā)揮著重要作用，如為“母親河”溫瑞塘河的保護(hù)提供基礎(chǔ)參數(shù)等，但與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和工作查考相比，近年來利用比重相對(duì)較小。

2 城建檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

2.1 辦理模式相對(duì)單一

當(dāng)前，城建檔案查詢利用仍以紙質(zhì)檔案為主，且需在指定地點(diǎn)閱覽，不得私自翻拍、掃描、勾畫等，這使得檔案查詢利用業(yè)務(wù)幾乎仍維持現(xiàn)場受理、現(xiàn)場調(diào)閱、現(xiàn)場利用的傳統(tǒng)模式，便捷性大打折扣。現(xiàn)階段，亟須建立和完善在線咨詢、網(wǎng)上自主查詢及跨館查系統(tǒng)。

2.2 數(shù)字化基礎(chǔ)不健全

紙質(zhì)檔案以紙張作為儲(chǔ)存手段，需要很大的存儲(chǔ)空間，還要投入大量人、物、財(cái)進(jìn)行管理。即便在庫房環(huán)境及檔案維護(hù)方面投入巨大，紙質(zhì)檔案仍會(huì)因反復(fù)翻閱、多次復(fù)印等造成不可逆的破損。利用過程中，掃描、復(fù)印等有賴人為操作，一來難以絕對(duì)保證檔案的不丟失、不破損、不泄密，二來人力成本高、時(shí)效低。

2.3 數(shù)據(jù)壁壘有待打通

一方面，部門與部門間未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)融通共享。查詢?nèi)饲巴墙n案館查詢利用檔案時(shí)，工作人員需對(duì)其身份進(jìn)行核實(shí)，但公安部門居民身份證信息數(shù)據(jù)庫、房管部門產(chǎn)權(quán)信息數(shù)據(jù)庫等還尚未向城建檔案館開放信息核驗(yàn)權(quán)限，因此，需在查詢?nèi)颂峁┩暾畔⒌那闆r下才能實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”。

另一方面，在市、區(qū)兩級(jí)檔案館管理機(jī)構(gòu)間數(shù)據(jù)與信息共享存在堵點(diǎn)。市、區(qū)兩級(jí)城建檔案利用由屬地負(fù)責(zé)，查詢?nèi)酥荒艿綄?shí)體檔案存放的相應(yīng)市或區(qū)城建檔案館查詢，無法進(jìn)行跨館查詢，容易出現(xiàn)“多趟跑”現(xiàn)象。

2.4 城建檔案的社會(huì)價(jià)值有待挖掘

城建檔案不僅是城市規(guī)劃、建設(shè)的基礎(chǔ)資料，還可以作為一種“城市記憶”，有著珍貴的歷史文化價(jià)值，尤其是聲像和編研檔案。它們或借用攝影、攝像等手段，形成以照片、影片、底片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、磁盤、光盤等為載體的記錄城市嬗變軌跡的聲像檔案，真實(shí)再現(xiàn)城市極具個(gè)性的建設(shè)歷史；或由檔案工作人員以城建檔案為主要對(duì)象、以為城市建設(shè)服務(wù)為主要目的，對(duì)城建檔案進(jìn)行深度開發(fā)，將紙質(zhì)“死”檔案變成“活”的文化資源，為學(xué)術(shù)研究、歷史文化建筑保護(hù)更新等提供依據(jù)。但很顯然，現(xiàn)階段建筑、施工單位及城建檔案管理機(jī)構(gòu)的聲像檔案意識(shí)不強(qiáng)，使得聲像檔案難以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的歸檔及管理。同時(shí)，編研工作也因缺少技術(shù)骨干而顯得“心有余而力不足”。

3 城建檔案利用服務(wù)新模式的可行性探討

要破解上述瓶頸問題，數(shù)字化與信息化成為必由之路。在全國推行電子政務(wù)、建設(shè)智慧城市的大背景下，城建檔案的管理利用亟待以數(shù)據(jù)集中和共享為途徑，循序漸進(jìn)地推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)融合，為群眾釋放“放管服”紅利。

3.1 積極推進(jìn)館藏存量檔案數(shù)字化和新進(jìn)檔案電子化

數(shù)字化是信息化實(shí)施的必要條件之一，建設(shè)“數(shù)字檔案館”，首要的就是打好數(shù)字化的基礎(chǔ)。以溫州市城市建設(shè)檔案館為例，自1984年建館至今，全館已累計(jì)接收紙質(zhì)檔案近40萬卷，檔案數(shù)字化工作量大。因工作起步晚，目前全館檔案數(shù)字化率僅15%左右。基于對(duì)日常利用登記的分析，確定城建檔案利用率高的部分，分階段、分重點(diǎn)推進(jìn)數(shù)字化工作，最終達(dá)到存量檔案數(shù)字化率100%的目標(biāo)。

積極實(shí)施檔案收集歸檔“雙套制”，即城建檔案同一內(nèi)容實(shí)行紙質(zhì)載體和電子載體檔案同步歸檔制度，為檔案的管理利用提供了極大便利。但無論是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，還是“雙套制”，都存在一定的弊端，它們都屬于“二次加工”后的檔案，具有非原生性，不但要驗(yàn)證其真實(shí)性、可靠性，還需檔案審核人員對(duì)照紙質(zhì)檔案進(jìn)行校核。此外，電子檔案信息安全管理的專門性法律與技術(shù)目前還不甚完善，電子檔案在傳輸及利用的過程中，面臨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全、非法篡改、信息丟失等安全隱患，而且所存儲(chǔ)的光盤難以長久保存。

3.2 探索開展“區(qū)塊鏈＋檔案管理”

區(qū)塊鏈技術(shù)是指不依賴第三方、通過自身分布式節(jié)點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互、驗(yàn)證、存儲(chǔ)的一種技術(shù)方案，具有去中心化、開放性、自治性、信息不可篡改等特點(diǎn)，常見于金融行業(yè)，但近年來許多地方陸續(xù)推進(jìn)區(qū)塊鏈在不同產(chǎn)業(yè)的融合發(fā)展。若將區(qū)塊鏈技術(shù)引入檔案工作，讓電子檔案生成的部門、機(jī)構(gòu)、企業(yè)等都參與到城建電子檔案工作中來，可從形成源頭確保檔案的真實(shí)性、可靠性，在轉(zhuǎn)移、歸檔過程中確保檔案受監(jiān)督，在保管、利用過程中確保檔案的安全性，使得檔案工作具備高安全性、低成本的優(yōu)勢。為此，我館積極探索建設(shè)工程原生電子文件單套制接收模式，深入推進(jìn)溫州市建設(shè)工程電子文件在線流轉(zhuǎn)與歸檔管理系統(tǒng)和“互聯(lián)網(wǎng)＋產(chǎn)權(quán)人建筑物檔案精準(zhǔn)查詢與城建檔案館際聯(lián)查”項(xiàng)目。該項(xiàng)目依托溫州市城建檔案館資源平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)＋城建檔案服務(wù)利用方式，通過對(duì)溫州市不動(dòng)產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的清理和關(guān)聯(lián)，建立“產(chǎn)權(quán)人→房產(chǎn)→工程檔案”的精準(zhǔn)檔案利用模式，實(shí)現(xiàn)工程檔案“送到家”服務(wù)。同時(shí)，整合、清理、匯總各區(qū)縣城建檔案資源，建立全市及各區(qū)縣城建檔案目錄中心及館際聯(lián)查平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)溫州全市及各區(qū)縣城建檔案跨區(qū)查詢，線上查詢、線上預(yù)約。

3.3 努力實(shí)現(xiàn)部門間、館室間信息的融通與共享

打通部門間、館室間數(shù)據(jù)壁壘，是實(shí)現(xiàn)“跨層級(jí)、跨地域、跨部門”檔案查詢利用服務(wù)的基礎(chǔ)。各部門、單位間應(yīng)以大數(shù)據(jù)應(yīng)用為向?qū)В罱〝?shù)據(jù)共享交換平臺(tái)，建立健全全市統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)大數(shù)據(jù)中心，為信息共享、核驗(yàn)打開便捷渠道；館、室間可采取“一平臺(tái)管理、一利用標(biāo)準(zhǔn)”模式共享檔案信息，制定一套統(tǒng)一的受理流程，明確統(tǒng)一的受理?xiàng)l件，將全市城建檔案合成一盤棋、織成一張網(wǎng)，公眾可就近到屬地城建檔案館辦理查詢業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)“多次跑”“多頭跑”情況。

在打破城建檔案“數(shù)據(jù)孤島”后，城建檔案管理機(jī)構(gòu)可結(jié)合檔案數(shù)字化，開通并完善城建檔案網(wǎng)上查詢功能。查詢者在城建檔案查詢系統(tǒng)搜索到目標(biāo)檔案后，上傳單位介紹信、身份證明、產(chǎn)權(quán)證明、購房合同等必要證明材料，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)起查檔申請(qǐng)。審核通過后，工作人員準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，通知查詢者上門自取或在線接收；審核不通過的，工作人員告知查詢者補(bǔ)全材料后重新進(jìn)行審核，真正實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)“最多跑一次”，甚至“跑零次”。

3.4 努力挖掘城建檔案研究價(jià)值

城建檔案館需在保管和利用的基礎(chǔ)上，加速檔案科研成果轉(zhuǎn)化，讓刻板的城建檔案“活”起來。泰州市城建檔案館就利用館藏宋墻磚筑起一面宋代城磚展示墻，以生動(dòng)、直觀的形式反映該市的城磚歷史、鹽運(yùn)河文化。今年，我館也對(duì)館藏資源進(jìn)行梳理，將溫州不同時(shí)期的城市地圖（最早可追溯到明萬歷年間）裝裱進(jìn)行展示，以圖述說溫州從偏居一隅的山水斗城到東海之濱開放城市的嬗變過程。筆者認(rèn)為檔案館要“走出去”、變得更“親民”，還可從館藏編研素材入手，定期舉辦學(xué)術(shù)交流、公益講堂、編研成果展覽等，最大限度發(fā)揮城建檔案價(jià)值。