淺談設計檔案的信息化管理

文/中石化洛陽工程有限公司 趙建瓊 白艷華

信息化的迅猛發展給傳統的檔案管理方式帶來了巨大沖擊，檔案唯有實施信息化、電子化管理才能適應新時代的發展要求、更加高效地為企業提供服務。筆者所在的設計院從1956年成立以來，設計檔案經歷了圖紙管理—雙套制管理—信息化管理的轉變，檔案的形成、歸檔、保存、利用等方式也均發生改變，這些改變給企業人員帶來挑戰的同時也充分地展示了其節約成本、效率高、利用便捷等巨大優勢，因此，加強檔案信息化建設、提高其信息化管理水平成為企業的當務之急。

一、設計檔案信息化管理的意義

（一）降低工作強度，提高工作效率。傳統的檔案管理方式需要設計人員將設計好的圖紙逐件打印出來，抱著紙質圖紙來到檔案館進行驗收存檔，檔案管理人員再將驗收好的圖紙搬運到庫房進行分類排架，后期向業主發圖時還需要去庫房按檔案號查找圖紙再經歷曬圖、裝箱、運輸等環節，工作流程之復雜、強度之大可想而知。實施信息化管理后，這些繁雜的工作可以交由計算機完成。設計人員進行歸檔驗收時只需將電子版拷貝給檔案管理人員，檔案管理人員對這些設計圖紙進行分類、編目、保管、利用等工作時只需點擊幾下鼠標，省時省力，提高了工作效率。

（二）保障檔案的完整性與準確性。實施信息化管理后，檔案管理人員可以在檔案管理系統輸入相同的項目號，查找出整個項目的存檔情況，從而對比分析出此次存檔圖紙的項目名稱、裝置名稱是否準確，文件號是否重復等問題。而傳統的檔案管理方式，檔案管理人員只能通過經驗來判斷分析，有時設計圖紙放入庫房后才發現文件號重復的問題，需要再次返工。信息化使得檔案管理人員在驗收環節就可以開展相關工作，有效地保障了設計檔案的完整性與準確性。

（三）檔案利用更加便捷。在檔案的利用方面，紙質檔案因其載體為具體的物理紙張，因此往往受到時間和空間的限制，所謂的時間限制是指對檔案的查閱、參考等利用檔案的活動往往受到檔案管理部門工作時間的限制。而空間的限制則是指對檔案的借閱利用等活動必須派人員前往檔案管理部門或者通過郵寄等方式進行檔案的共享。因此紙質載體的檔案帶來時間上的不方便性以及空間上對人力財力的耗損；而檔案信息則不受此限制，時間上，只要借閱人獲得借閱權限，則可以隨時登錄相關電子檔案庫進行查閱利用；空間上也不必派人員或者通過郵寄等方式才能夠獲得檔案，而是無論身處何地，都可以登錄電子檔案庫進行相關借閱等利用活動。因此檔案信息化為檔案的利用節省了人力財力等，更為檔案的利用提供了時間和空間上的便捷性。

（四）降低存儲空間，節省成本。隨著項目的開展，設計圖紙日益增多，有限的庫房逾顯擁擠，越來越難以滿足現實的需求。而信息化后的設計檔案只需由設計人員將設計圖紙整合后轉化為帶簽名的PDF保存在計算機中即可，通過一個小小的硬盤就可以存儲過去幾百平方米的紙質檔案，從而顯著節省由紙質載體占用的辦公空間。而且依照傳統的檔案管理方式，企業需要每月打印成千上萬的底圖，再對這些底圖進行曬圖發圖，信息化在降低工作強度的同時也為企業節省了大量的成本。

二、設計檔案信息化管理的問題

（一）對檔案信息化改革的必要性認識不足。受傳統紙質檔案管理思維模式的影響，許多設計人員、檔案管理人員以及企業領導對新型的信息化管理方式不接納、消極對待。尤其是當設計圖紙出現錯誤時，設計人員可以在硫酸紙上直接用刀片刮掉，修改起來簡單快捷，而PDF文件要求設計人員修改信息后重新找相關人員簽名認證，如果有人恰巧出差不在，修改再歸檔的周期就會更長。一些檔案管理人員資歷較老，他們對傳統的檔案管理方法掌握得比較嫻熟，不愿意再費心學習新技能。有些企業領導不重視檔案管理工作，認為檔案無法直接創造效益，信息化的管理還需要花費一定的財力去開發相應的軟件、管理系統等，就更是止步不前。

（二）檔案信息的安全性威脅。計算機網絡開放性、動態性、共享性的特點給人們帶來便利的同時也極易導致各種病毒、“黑客”的入侵。設計檔案開展信息化工作后，接收、歸檔、保存、發送等環節都在計算機上進行，檔案信息管理系統如果不加以防范維護，便容易受到病毒的感染，一旦感染，就可能出現文件損壞、無法打開、無法閱讀甚至系統癱瘓等問題。如果有些檔案管理人員安全意識不足，在上班期間瀏覽安全系數較低的網站也容易導致計算機感染病毒，有些檔案管理人員為了自己的利益會復制拷貝設計檔案信息給他人，導致企業檔案信息的泄漏。

（三）缺乏復合型檔案管理人才。設計檔案信息化的實現從根本上來說還需要人才技能的信息化，否則徒有硬件、先進的檔案辦公設備，而檔案管理人員不具有相應的使用、操作、維護技能，則只能望機興嘆。當前階段，從事檔案管理工作的人員大多資歷較老，盡管他們對檔案業務工作的內容較為熟悉，但在引入信息化這一手段后，他們再學習消化吸收的能力就略有不足。因此，當對設計檔案進行信息化辦公時，既能夠掌握檔案業務工作的精髓，同時又能夠充分利用計算機網絡技術的復合型檔案，目前管理人才的缺乏顯得十分突出。

三、提高設計檔案信息化管理水平的措施

（一）提高對設計檔案信息化改革的認知。傳統紙質檔案的管理模式在企業實行了幾十年，上至企業領導，下至設計人員、檔案管理人員都習慣了原有的工作模式，對于新型的歸檔驗收方式、保管、利用等方式等都需要適應期，尤其是再次簽名帶來的困擾，很多人都抱怨連連，但我們不能因噎廢食，要看到設計檔案信息化管理所帶來的種種益處，例如降低工作強度、提高工作效率、利用的便捷性、節省成本等。應該做好宣傳工作，使整個企業人員對于信息化管理有更加全面的認識了解，樹立檔案現代化的管理意識，全面應用現代化信息技術，推進設計檔案的信息化管理進程。

（二）設計檔案信息化管理系統的構建。目前檔案業務的工作方式是，檔案管理人員拷貝設計文件進行驗收，然后將電子文件放入專門的信息庫，并在檔案管理系統錄入已驗收完的檔案信息，包括項目號、項目名稱、文件圖紙頁數、歸檔人等，已存進信息庫的設計檔案再由專人放入平臺供設計人員查詢利用，整個流程需要三個系統來完成，著實復雜。而針對此繁瑣步驟，企業應當構造與檔案信息化管理相關的網絡系統與工作平臺，通過整合庫藏檔案信息，建立基于內部互聯網的圖檔管理系統，從而實現設計檔案的平臺化利用，即設計檔案的歸檔驗收、分類整理、查詢利用等環節在一個系統即可完成，大大縮短工作時間，提高工作效率。

（三）建立設計檔案信息化安全保障體系。為了讓企業的檔案管理系統時刻處于安全狀態，保證信息化管理的正常進行，一方面，要健全與設計檔案信息化管理相關的規章制度。從設計檔案的形成、歸檔、分類管理到借閱利用，企業都應予以規范。檔案信息的形成、更改、下載等工作都應有跡可尋，將責任落實到個人，通過全過程的監督與控制，保證檔案信息管理的安全開展。另一方面，通過安裝病毒軟件、建立防火墻、設置用戶的訪問權限等方式，進一步保證網絡資源不被非法使用。同時，使用數字簽名技術來確保設計檔案信息內容不被修改或偽造。

（四）培養復合型高素質檔案信息化人才。如前所述，設計檔案信息化過程中，除了設計檔案信息化管理必備的硬件設備外，既熟悉專業的檔案管理工作同時又掌握信息化知識和技能的復合型檔案管理人才的缺乏成為提高設計檔案信息化管理水平進一步發展的重要因素。因此改進檔案的信息化工作應圍繞如何培養復合型高素質檔案信息化人才開展，具體做法如下：1.從育才而言，對既有檔案管理人員開展信息化設備操作培訓。針對現有檔案管理人員資歷較老，無法熟練使用和操作信息化設備的缺點，應通過相關的專業培訓增強既有檔案管理人員的能力，從而使其適應信息化的檔案管理工作。2.要增強檔案信息化管理人員的職業道德和保密意識培養。如前所述，檔案信息化使得檔案在時間和空間上的利用更為方便，但這對檔案人員的職業道德和保密意識等提出了更高的要求，因此需要常態化對相關人員進行職業道德和保密意識的培養。3.引進復合型人才。在單位引進人才時，應注意引進既熟悉檔案管理業務，同時也具有信息化所需要的知識的人才，這樣有利于加快單位的檔案信息化管理進程。

四、結束語

總而言之，設計檔案信息化對檔案的管理和利用具有十分重要的意義，是當前和未來一段時間檔案工作的發展方向，但在設計檔案信息化過程中不可避免會遇到各種技術和管理上的問題，而這也恰恰需要我們檔案管理的從業人員共同努力去研究解決的關鍵所在，如此方能推動檔案信息化高質量快速發展。