淺談高校基建檔案信息化建設

文/廣西財經學院 秦紅

檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。當今信息高速發展，信息化已成為世界經濟和社會發展的大趨勢，信息化建設已成為適應時代和社會發展的必然選擇。國家檔案局提出：“為適應大數據時代的要求，我國檔案工作要加快轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。”高校處于科技發展前沿，信息化管理的發展應當走在各行業的前列，建立起以校園為主體的信息化管理系統，涵蓋學校管理的方方面面。檔案管理作為高校管理的一個重要組成部分，也應順應時代的需求，向信息化管理快步邁進。

一、高校檔案信息化建設的現狀

（一）現代化的辦公設備齊全。高校辦公自動化設備齊全，辦公室都按照工作需要配備了計算機、打印機、復印機、掃描儀等高性能的電子設備辦公。校內校外大家都使用自動化辦公系統，自動化辦公產生了大量的電子文檔，采集和歸檔電子文檔成為高校檔案工作的重要內容，為高校檔案信息化建設提供了物質基礎。

（二）檔案管理系統在高校普及使用。目前，高校已經普及使用檔案管理系統，并不斷升級。每年歸檔的文件材料都利用檔案系統進行錄入、檢索、查閱、存儲，提高了檔案管理工作的效率，查閱利用方便快捷。檔案管理系統保存了大量的檔案信息，這些檔案信息是一個強大的檔案數據庫，是檔案信息化化建設的必備條件。

（三）高級專業人才為高校檔案信息化建設提供保障。高校本身擁有計算機網絡的高級專業人才，他們不僅能夠維護計算機、互聯網，還能夠自行建立校園網，處理校園網出現的各種技術問題，不斷升級校園網的使用功能，推廣使用智慧校園及OA自動化辦公系統。高校檔案信息化建設完全可以利用這些優秀人才，他們是檔案信息化建設的安全保障。

二、阻礙高校檔案信息化建設發展的問題

（一）檔案信息化建設落后。高校檔案館雖然實現了辦公自動化、辦公設備現代化，有專門的檔案管理系統，還安排了專職電子檔案管理員，但就整個高校信息化建設來看，檔案信息化建設還是比較落后。主要是：檔案館藏的數字化建設難度大，短時間內不能完成；日常工作不重視電子文件收集，電子文檔歸檔不完整；高校檔案網頁流于形式，只有一些簡單的新聞、制度、辦事指南等；檔案管理人員觀念落后，知識陳舊，對檔案信息化建設一知半解，沒能拿出切實可行的方案。

（二）檔案管理系統功能不夠完善。全國各地高校都按照當地檔案局的統一要求建立了檔案管理系統，但總是存在這樣或那樣的問題，功能不完善。例如，廣西使用的是GD2000檔案管理系統，GD2000只能單機獨立運行使用，不能聯網，信息傳遞只能用使用U盤進行報送接收。這相當于在高校檔案管理中，高校各部門檔案收集歸檔—檔案管理系—校園網—OA辦公自動化，他們各自為政，沒有聯系，但其形成的檔案最終又要融合一起，這是極其不科學的一種亂象，應通過檔案信息化建設來解決。

（三）高校信息化建設忽視檔案管理。高校非常重視信息化建設，建立了校園網，開通了智慧校園和OA辦公自動化系統，但卻忽視檔案信息化建設。例如，智慧校園涉及學校師生工作、學習、生活的方方面面，其中公共服務里有教學平臺、財務平臺、圖書平臺等，但是沒有檔案平臺；OA辦公自動化系統的歸檔環節，但常常出現檔案管理人員不能通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，不能按權限進行使用和共享，也不能支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公，嚴重影響檔案信息化建設。

三、做好高校檔案信息化建設的具體措施

（一）要實現高校檔案數字化管理。隨著信息時代的到來，高校必須重視檔案信息化建設，將檔案信息化建設列入學校的發展規劃中，為檔案信息化建設增加硬件設施的同時，建立檔案目錄數據庫以及檔案全文信息的數字化。日常工作中，要注意采集電子檔案。檔案館的專職電子檔案員要負責督導學校各部門電子檔案的收集和歸檔，按照電子檔案歸檔的統一要求，對一些重要的紙質文件可以通過現代化技術轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，以便于實現計算機的自動檢索和查閱，從而實現高校檔案數字化管理。

（二）實現檔案管理系統的聯網機制。高校檔案管理系統擁有大量的檔案信息，是一個龐大的數據庫。要使用好這一數據庫，必須實現檔案管理系統在檔案館內部聯網，實現檔案管理系統與校園網的檔案網頁聯網，實現檔案管理系統與OA辦公自動化聯網，數據時時更新，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。建立高校檔案信息化管理規章制度，用統一規范的檔案管理要求來制約規范檔案信息化管理，如通過學校檔案網頁提供檔案宣傳、通過OA辦公自動化系統讓電子文檔自動歸檔等，形成一個現代化的信息管理網絡體系。

（三）加強檔案人員信息化培訓。開展高校檔案信息化建設必須培養一批檔案信息化人才，提升他們對計算機信息操作技術和對現代儀器設備的熟練運用，提高檔案工作人員檔案信息化建設的能力和服務意識，明確檔案信息化建設的目標方向。在高校信息化建設中，能夠高瞻遠矚，規劃設計檔案信息化建設的布局，有計劃有步驟地實現高校檔案信息化建設。