基于大數(shù)據(jù)時代背景下的電子檔案管理研究

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司河源供電局 郭慧妮

檔案管理工作絕不是一項簡單的管理工作，檔案和每一個人的切身利益都有著非常緊密的關系，其重要性不言而喻。以下是筆者結合自己多年的相關工作經(jīng)驗，就大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理工作提出自己的幾點看法和建議。

一、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理工作的價值分析

其實，在之前非常漫長的一段時期當中，現(xiàn)代人對檔案管理工作的重要性認知是不到位的。但是，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，科學技術發(fā)展越來越快，數(shù)據(jù)化管理融入了現(xiàn)代人的工作與生活當中，人們才開始真正關注到電子檔案管理的重要性。

關于大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理，其不僅僅是當今時代的必然要求，也是社會向前發(fā)展的一種必然趨勢。在這樣的大背景下，負責檔案管理工作的人員必然需要面臨全新的工作需求，其工作內(nèi)容需要在采集和收錄檔案信息的基礎上，進一步增加更加多元化的任務，這對于檔案管理工作人員來說會是一項非常大的挑戰(zhàn)與考驗。在實際工作中，如果檔案管理人員不能夠及時將檔案準確記載到大數(shù)據(jù)信息當中，必然會在不同程度上對社會造成負面?zhèn)陀绊懀部赡荛g接影響到廣大人民群眾的經(jīng)濟利益，進而對社會的發(fā)展與進步造成一定影響。

我們都知道，在之前傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，相關工作人員是不會設立電子檔案的，這就使得工作人員的工作量與日俱增，每一天都要應對各種變化和增添的檔案內(nèi)容。而伴隨著電子檔案的推廣與使用，能夠將諸多的信息綜合在一起，方便查詢和使用，這就在很大程度上有效提高了檔案管理工作的實際效率，解放了大量的勞動力，成功緩解了電子檔案積壓而造成的壓力。

二、關于當前電子檔案管理的實際操作研究

（一）云儲存。云儲存是當前最受大眾喜愛和青睞的一種儲存方式，云儲存能夠在最大程度上確保社會大眾信息的完整性和準確性。云儲存和一般儲存方式最顯著的區(qū)別就在于其需要以建立完善的數(shù)據(jù)平臺和相應基礎設施作為重要前提，只有這個數(shù)據(jù)平臺以及相應基礎設施足夠健全和完善，才能夠在最大程度上確保檔案相關信息都能夠進入到系統(tǒng)當中。而不同部門便可以根據(jù)自己的不同需求來順利調(diào)取和使用檔案，進而制定出最適合用戶的服務方案。

（二）云服務工作。云服務工作和云儲存都是為電子檔案管理工作進行服務的，但是，二者也都擁有著各自的特點。云服務工作最大的優(yōu)勢便是通過檔案信息可以對用戶進行針對性分析，進而全面提高了檔案的有效價值和使用效率。有了云平臺這一服務項目，我國各個地區(qū)的檔案管理工作人員都可以根據(jù)需要適時適當?shù)卣{(diào)用和查閱相關資料，并且根據(jù)其所提出的具體要求提供全方位的服務。此外，各個地區(qū)的檔案管理單位還可以建立起專屬于自己的門戶網(wǎng)站，讓當?shù)鼐用褡悴怀鰬舯憧梢杂行Р樵兊阶约合胍私獾臋n案信息，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料有錯誤或者存在滯后現(xiàn)象，也可以在第一時間內(nèi)通知檔案管理人員進行針對性的調(diào)整和修改。

（三）檔案館數(shù)字化建設。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案館的數(shù)字化建設成為當今社會大眾關注度最高的一個焦點問題。檔案館的數(shù)字化建設直接關系到廣大用戶的實際利益，因此，必須要對其表示出高度的重視。目前在檔案館數(shù)字化建設實際工作中，相關工作人員會以不同用戶的不同需求作為分類標準，竭盡全力確保使用的方便性和快捷性。除此之外，不同地區(qū)的檔案館也對數(shù)字化建設提出一些特定的規(guī)章制度和特殊要求，以此來確保廣大用戶的私密信息，全面提升檔案的使用效率。

（四）檔案館之間建立合作關系。在近些年的發(fā)展過程中，伴隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，現(xiàn)代人已經(jīng)逐漸習慣通過網(wǎng)絡來獲得有效信息。現(xiàn)代人的這一習慣雖然在一定程度上對檔案館的發(fā)展起到了一定的制約和阻礙作用，但是從另一層面來分析，其更是一項全新的挑戰(zhàn)和動力。各地檔案館開始逐漸意識到這個問題，開始尋求和其他地區(qū)的檔案館建立起良好的合作關系，實現(xiàn)資源優(yōu)勢的互補，通過信息共享的方式來全面提升用戶的信賴度，同時為用戶提供更好的體驗服務。

三、結束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代在給我國電子檔案管理工作帶來良好發(fā)展機遇的同時，也使得電子檔案管理工作面臨著更多嚴峻的考驗和挑戰(zhàn)。以上是筆者就大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理工作的相關問題提出的幾點意見，相信伴隨著各項管理措施的優(yōu)化與完善，我國的電子檔案管理工作必然會步入一個全新的發(fā)展階段。