淺談如何做好新時期檔案管理工作

文/中國農業科學院生物技術研究所 吳曉燕

一、新時期檔案管理工作的意義

作為一個單位發展、運行、項目建設等活動的重要信息載體，檔案信息隨著整個社會的進步與文明發展，成為行業提升的重要支撐力量。特別是數字化建設的今天，檔案管理工作更是將著眼點放在了對檔案內容的合理有效利用上面，做好檔案管理工作已經成為一個行業，乃至一個領域發展的重要基石。可以說現代化的檔案管理工作不僅為整個社會的進步和經濟建設提供了翔實的參考與見證，同時作為單位、行業領域的第一手原始資料，檔案管理工作更是在制定相關政策、規定、汲取經驗等方面有重大的現實意義。

二、新時期檔案管理工作中存在的主要問題

雖然新時期的檔案管理工作意義重大，然而由于種種原因，導致在實際的工作中檔案管理工作依舊存在很多問題，有待我們積極處理。

（一）相關檔案管理從業者專業水平薄弱。由于我國的檔案管理工作起步較晚，很多檔案管理人員都是通過借調等形式入職，并沒有接受過正規的專業訓練，這就導致了這部分從業者對專業的檔案管理工作存在一定的誤區，而隨著數字化與網絡化建設的發展，這部分從業者一旦沒有得到有效的專業提升，那么便很難跟上整個時代的發展。另一方面，很多企事業單位對于檔案管理工作并不重視，在人員配備等方面更是沒有給予足夠的人員配額，很多企事業單位的檔案管理者都是身兼數職，無法將全部的經歷投放到整個檔案管理工作中，這就導致日常檔案管理工作經常會有一些敷衍了事的情況發生，不僅影響了整個檔案管理的質量，同時也沒有實現管理者個人的檔案管理水平的專業提升。

（二）對檔案管理工作的認知程度有限。筆者作為科研單位職能部門的一員，從切身的工作體驗到，隨著經濟社會的發展，很多科研單位在運行的過程中往往將更多的精力放在了整體實力的提升等方面，而檔案管理工作隸屬于行政管理工作的一種，且并不能直接為本單位的發展提供直觀的效益，這便導致很多科研單位的相關主管領導對檔案管理工作的認知不足、意識淡薄，甚至還有一部分管理者簡單地認為檔案管理工作僅僅是整理、抄寫一些文件，只要保證這些重要資料不丟失、隨用隨找便萬事大吉。這種思想的形成，由于缺少對新時期檔案管理工作的全面認知，同時也在一定程度上制約了科研機構整體的發展速度，所以如果不能夠從本質上發生理念上的轉變，那么便無法滿足新時期檔案管理工作的需求。

（三）檔案管理制度的不完善。正如前面提到的那樣，由于現階段很多單位對于檔案管理工作并不重視、從業人員并不專業，導致了在實際的工作實踐與運行過程中相關的管理制度也無法得到全面而又健全的發展，對于一些常用檔案不僅沒有統一的處理標準與要求，同時更是很少有單位能夠嚴格按照檔案法來進行立卷材料的收集，久而久之，檔案管理制度的不完善將會導致整個檔案收集效率與質量的低下，從而進入一個惡性的循環當中。

三、新時期做好檔案管理工作的策略

為了能夠解決上述問題，我們在日常的檔案管理工作實踐中，應著重在以下幾個方面進行提升與完善：

（一）提升檔案管理理念。在新時期的檔案管理工作中，必須要通過一種觀念上的更新來與時俱進，從傳統的陳舊理念中掙脫出來，跟上社會發展的腳步，以此來讓新時期的檔案管理工作能夠更好地順應時代發展、更好地服務于社會主義經濟建設。

（二）完善檔案管理制度。新時期的檔案管理工作，不僅要從本質上提升從業者、管理者的認知，同時也要與時俱進地提升檔案管理制度，通過制定有針對性的管理制度來進行分工，以此來適應新時期發展對檔案管理的需求。而對于檔案的使用者、使用流程等方面則是要走上制度化、規范化的道路，以此來杜絕資料泄密。

（三）強調檔案管理的信息化建設。在數字信息飛速發展的今天，檔案管理工作更是要從信息化建設等方面狠下功夫。相關從業者必須要根據社會分工來做好相關的檔案管理工作，充分利用數字化信息手段來實現硬件與軟件的建設，在實現多元化、智能化的同時來開拓更多的檔案管理技術，除了要融入圖片、膠卷、紙質文字外，同時還應當引入諸如光盤、U盤以及數碼音像制品等載體，以此實現檔案管理工作的設備現代化。

四、總結

綜上所述，新時期的檔案管理工作已經發生了翻天覆地的變革，這種變遷對檔案管理工作更是提出了更高的要求。每一名檔案管理從業者必須要以滴水穿石的精神來進行自我認知的提升，通過與時俱進的學習來促進檔案管理工作的全面提升，而作為科研機構更是要從本質上通過不斷完善的工作，用正確的方法來進行檔案管理工作，以達到為科研服務的目的。