公園檔案管理中電子檔案的價值探究

文/廣西南寧市人民公園 覃蕓蕓

公園檔案屬于國家檔案中非常重要的一部分，檔案中詳細記載了相關工作人員工作情況以及公園建設情況和管理情況?，F階段，公園檔案管理過程中還存在很多的問題，缺少社會支持及相應管理人才。隨著電子檔案的逐漸應用，可以有效改善我國公園檔案管理的現狀，從而提升檔案管理效率，提升公園服務質量。相關管理人員需有效應用電子檔案優勢，發揮其作用，加強公園管理工作。

一、公園檔案管理中存在的問題分析

（一）缺少高素質的公園檔案管理人才。公園檔案管理相關工作具有一定的針對性，且管理范圍較廣。檔案中部分資料具有機密性，需要嚴格保密。因此，要求相關檔案管理人員須具有較強責任感以及較強專業水平?，F階段，我國公園檔案管理工作缺少高素質管理人才，大部分院校未設置公園檔案管理課程，導致專業性管理人才稀缺。

（二）缺少社會及公園各方面的全力支持。在公園管理過程中，人們將注意力放在園林景觀或行政業務上，對檔案管理的認識度較低。公園檔案管理屬于一項隱性的工作，很多群眾文件歸檔意識不強，檔案管理缺少群眾支持，導致檔案收集不全，進而缺少社會資源和發展動力，公園檔案管理工作久滯不前。另外，公園領導因為工作側重點的不同，是否高度重視檔案工作，也是檔案管理面臨的重要問題。

（三）缺乏較高的檔案服務意識。上級檔案管理新規更新較快，同時部分公園檔案工作人員流動較大，工作交接有間隙，導致部分新接手的檔案人員跟不上上級機關檔案培訓學習的補充更新。

（四）缺少檔案硬件設施的有力保障。檔案管理工作需要完善的硬件條件，并配備專業化的工作人員。部分公園辦公場所偏少，檔案庫房偏小，庫房面積達不到逐年增加的檔案存檔需求，容納不下文件消毒柜、防磁柜等，導致檔案管理工作人員心有余而力不足，檔案室更新升級新面貌面臨硬件瓶頸。

二、在公園檔案管理中電子檔案價值研究

（一）電子檔案具有較高的保密性。部分公園檔案需嚴格保密管理，具有私密性，需相關工作人員加強管理力度。電子檔案的應用可以加強檔案管理的保密性。在傳統檔案管理中，一般采用紙質方式，在需要查閱文檔時，需要工作人員翻閱檔案資料夾，工作量較大，所需人工成本較高，且在查閱資料過程中，需要其他工作人員的配合，導致部分保密性文件信息出現泄漏情況。電子檔案能夠有效解決這一問題，在查閱公園檔案時，只需要進入公園電子檔案管理平臺中，輸入工作人員的用戶名及登錄密碼，即可在網上查詢到信息，極大地減少了工作人員的工作量，且無須他人協助，只有有管理權限的人員才能夠查閱，有效提升了公園檔案相關信息的保密性。

（二）電子檔案可以有效提升檔案管理水平。傳統紙質版檔案，在信息錄入和查詢過程中耗費了大量的人力物力，特別是信息錄入，很多信息需管理人員手動操作，難免會出現一些問題。而電子檔案可以將信息整體性錄入到系統中，且系統具有規范性的標準，并分類管理，從而提升公園檔案管理的科學性和有效性。電子檔案能夠全面提升檔案管理工作效率，利用現代信息技術在檔案系統中使用軟件管理，有效節省人力物力財力，保障檔案信息的準確性。除此之外，隨著公園建設的不斷發展，公園檔案信息也會發生一定的變化，需要修改檔案信息或者增添新的信息，傳統管理模式需要人工查找資料并手動修改，電子檔案則無須這些步驟，只需要在系統中查找檔案信息，在相應的文本框中輸入修改內容，系統會自動記錄修改時間，并會及時更新信息，其操作性更強，十分方便，可以有效查缺補漏，充分發揮電子檔案優勢。

（三）電子檔案可以有效提升公園檔案管理服務水平。在公園檔案管理中應用電子檔案具有十分重要的意義。近些年，我國針對公園管理制定了相應的法律法規，為檔案管理工作提供保障。電子檔案能夠為檔案管理工作提供很大的方便，將信息電子化，保障信息數據的準確性。在計算機系統中，大量信息被分類存儲，在需要時可以快速查詢，有效實現資源共享和資源地域性移動。在海量信息中，相關檔案管理人員可以輸入信息找到所需要的資源，大幅度提升公園檔案管理服務水平。如在某地區旅游中，通過信息共享，游客可以利用互聯網快速查找公園的游覽路線以及公園歷史信息。

（四）電子檔案可以有效彌補檔案庫房硬件設施的不足。電子檔案可以盡可能減少實體檔案的庫存面積，逐步以檔案光盤存儲檔案信息，節約檔案存儲空間，進一步促進公園檔案工作的規范、有序管理。

三、總結

綜上所述，隨著我國信息技術的不斷發展，電子檔案在公園檔案管理中發揮著重要的作用。在管理工作中，相關工作人員需提升專業能力，充分發揮電子檔案優勢，提升公園檔案管理水平和工作效率，保障信息數據的準確性和保密性，促進我國公園建設不斷發展。