關于提高高速公路工程技術檔案管理水平的探索

文/云南省公路科學技術研究院 王瓊芬

工程技術檔案包含了工程從開始到結束的全部過程記錄，是日后工程養護和擴建的重要決策依據，所以工程技術檔案的存在具有極其重要的意義，應加強對其的重視，以確保工程技術檔案的真實性與準確性。在高速公路施工建設中，工程技術檔案的種類復雜且多樣，對這些檔案進行科學的管理及分類，是公路檔案管理人員首要面臨的問題。只有規范化高速公路檔案的管理，才能使工程技術檔案得以科學合理地使用，充分發揮其社會效益，更好地服務于大眾。

一、高速公路工程技術檔案特點

（一）資料所涉及的單位眾多。高速公路的建設工作由于其規模巨大、工程種類、投入資金大等特點，其工程技術檔案資料所涉及的單位眾多。一個完整的高速公路建設工程涉及了政府、建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位和材料設備供應單位等等，少則幾家，多則幾十家單位協同，項目施工過程中又分為若干個標段在合同形式中表現出來，錯一不可，因此，參建單位數量眾多是其最顯著特征。

（二）資料形成的周期性較長。由于高速公路的建設工作工程任務量巨大，從可行性研究、征地拆遷、項目立項和設計等前期的工作，到工程結束后的工程竣工驗收以及試運營階段的質量保證工作，才能最終投入使用，因此，其另一明顯特征就是資料文件形成周期性較長。

（三）專業技術性強。高速公路的工程屬于一個系統龐大的綜合工程，包含了路基、橋梁、隧道、機電、綠化等工程項目，這些專業項目都有著自己獨特的技術要求及技術標準。這些工作內容主要從工程技術檔案的內容中完整地體現出來，并且要完全符合有關的技術要求及標準。為了保證其建設工程質量，若想做好高速公路工程技術檔案的管理工作，僅僅有檔案方面的知識是不夠的，還要有了解關于工程建設方面的相關知識，這就要求工作人員的專業性要強。

（四）施工隊伍換動頻繁。隨著工程的不斷推進，施工單位經常會對人員進行調配，而整體的施工地點也會隨著工程進的變化而遷移，當工程建設中的某個施工環節完工后，相應的施工人員就會撤離施工現場，接下來的施工單位也會直接進場施工。工程技術檔案的相關文件資料若不及時整理歸檔，一旦信息遺漏或缺失，會為后續交工驗收工作帶來許多不必要的麻煩，也無法為后續工作的開展提供有力的數據支持。

（五）信息載體多樣化。高速公路工程技術檔案中包含了從工程初期的設計到工程竣工的驗收等各個階段產生的所有數據及信息資料，貫穿于高速公路建設工程的始末，產生的檔案數量巨大，且涉及的內容種類繁多。因其特有的檔案形式，這就出現了許多信息載體，如施工圖紙、現場照片、施工錄像等。

（六）信息化水平較高。隨著信息化時代的到來，高速公路的建設工作中融入了一部分信息技術的應用，在不同階段的建設工作和管理環節，形成的不同檔案都對高速公路工程技術檔案的管理工作提出了更高的要求。搭建信息資源共享平臺，已經成為對工程技術檔案建設的新要求和新挑戰。

二、高速公路工程技術檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度的不完善。管理制度是決定檔案管理的根本要求，管理制度的不完善造成了檔案管理工作中的許多漏洞。一部分工程技術檔案管理制度沒有與工程內部的審核進行有效的溝通，造成了工程驗收工作缺乏指導性和實際操作性，導致公路檔案的管理難以實現精細化管理，只能停留在管理表面而無法將管理工作深入。這也在一定程度上影響了對于工程項目的記錄，影響了檔案記錄的真實性與準確性，因此，相關部門應制定科學合理的工程技術檔案管理制度，完善其職能規范。

（二）檔案管理模式陳舊。隨著信息化時代的到來，檔案管理模式信息化已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，但我國的高速公路工程技術檔案還未與信息化技術充分融合，現代化的管理模式與先進的管理理念還沒有被采用。管理人員還要注意信息化的管理與經營理念之間是相互融合創新的關系，而不只局限于簡單的結合，這也在一定程度上阻礙了信息化管理模式的發展，這種傳統的檔案管理模式，不僅降低了檔案管理的質量，同時還增加了檔案管理的成本。

（三）管理水平低下。一方面，工程技術檔案的管理工作沒有設立專門的檔案部門，這就影響了檔案的集中整合與分類，大多數高速公路項目建設部門，在工作中缺乏相互之間的溝通，各自為政，導致檔案管理的信息不同步、記錄資料不完整等情況的發生，對檔案缺乏統籌管理的觀念，影響了工程技術檔案的建立。另一方面，缺乏相關的專業管理人員，大部分檔案管理工作沒有配備專職的檔案管理人員，一人多崗的現象時有發生，而兼職的檔案管理人員專業技術知識較薄弱，且管理素質不高，加之對檔案管理工作經驗的缺乏，因此無法完全掌握對檔案的管理，造成了檔案質量的低下。

三、高速公路工程技術檔案管理實施對策

（一）健全工程技術檔案的管理機制。健全的制度是工作順利開展的基礎保證，建立健全工程技術檔案的管理機制，將檔案管理工作與檔案的運動過程進行有機結合。在高速公路建設項目開展初期，項目單位應根據相關工程技術檔案要求，制定工程技術檔案的編制要求，詳細規定具體的實施細節以及檔案的編制與管理辦法等相關檔案管理內容。建立相應的檔案管理責任制度，通過專職的檔案管理人員進行一系列工作的管理，并嚴格依照相關規定貫徹落實。為了實現檔案管理的高效率，還要制定管理檔案的相應考核制度和相關獎懲機制。在高速公路的建設施工中，相關人員應不斷結合建設工程的實際情況，對檔案管理的制度進行完善，制定科學可行的工作計劃，為更好地開展檔案管理工作夯實基礎。

（二）提高公路檔案管理的信息化程度。信息化已經走進了人們的日常生活，電子檔案已經成為潮流發展的必然趨勢。因此，工程技術檔案的管理也應該做到與時俱進，不斷創新發展，以便適應信息化時代的發展。提高工程技術檔案管理的信息化程度，一是建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術化和網絡化，必須要建立和完善檔案管理信息數據庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務，從而實現國家對檔案管理的宏觀調控。二是建立網絡互聯，實現資源共享。三是充分運用激光掃描等先進技術。在公路檔案管理過程中，還應充分運用激光掃描等先進技術，對于紙質檔案中較大的信息項可運用激光掃描技術，有效將紙質檔案轉化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實現檔案管理的現代化。

（三）規范工程技術檔案管理流程。高速公路的工程技術檔案信息的真實性和全面性會對工程技術檔案管理工作的質量造成直接的影響，因此要對檔案的記錄秉持著公正、全面的原則，對高速公路建設的各個環節要根據實際情況進行記載，并對所記錄的數據信息進行分類歸檔保存，最大限度地確保公路檔案資料的真實與完整，以便日后能夠對詳細情況進行真實反饋，為今后工程管理工作的開展提供便利。

（四）提高檔案管理人員的專業素質。提高公路檔案人員的素質。培養新型的公路檔案管理人才，要切實提高公路檔案管理人員素質，必須適應檔案專業人才培養規律的多層次性，進一步完善公路檔案教育體系，加強學科建設，建設與公路檔案事業相適應的檔案專業人才培養體系；建立人才開發的激勵機制；建立健全用人制度，就是從根本出發，保證工程技術檔案的整體水平。

四、總結

高速公路工程技術檔案真實地記錄了高速公路建設各個環節工作的開展情況，清晰地反映了高速公路建設中所遇到的問題，具有極大的參考價值。因此在工程技術檔案建設中，要不斷吸收先進的管理理念和專業的科學技術手段，將科技信息融入其中，積極運用現代化資源，為今后的工程技術檔案管理工作提供技術支持，推進高速公路建設工作健康穩定地發展。