企業智慧檔案館建設存在的問題及對策探析

文/鄭州航空港興港投資集團有限公司 周云云

一、企業智慧檔案館概念

企業檔案館擔當著承載企業歷史、服務企業運營的職責，作為其發展的高級形態，企業智慧檔案館是企業為了創新、提升檔案館管理和運作方式，采用大數據、物聯網、云計算等多種技術手段，對本企業檔案物理管理和信息管理兩方面進行感知、存儲、聯通、辨別、分析、決策、創造等功能處理的開放式、聯動式的檔案館形態。

二、企業智慧檔案館建設現狀和形勢

2008年，IBM最早正式提出“智慧”理念，并引發起國內智慧建設的大浪潮。在此背景下，“智慧檔案館”應運而生，國內掀起“智慧檔案館”理論研究的熱潮，并迅速地從一種單純的學術期待，轉入如火如荼的實踐推行，譬如，青島市智慧檔案館一期項目已于2015年5月正式投入運行；浙江省麗水市在智慧麗水建設的同時開始了智慧檔案館建設，試行全市檔案資源統籌建設等。

企業方面，中國移動廣州公司、國家電網公司、中航工業集團、中海油公司、中國商飛集團等都在智慧檔案館建設和升級方面進行了有益的探索和實踐。這些企業著眼于電子文件流生命周期控制與利用研究、檔案館庫物理信息與數字檔案虛擬信息集成管理與自助式利用等，實現了檔案工作不同層次的創新和提升。譬如，中國移動廣州公司開展《“五全”實時智慧檔案管理系統研究與實踐》項目，為實現“全數字、全流程、全系統、全覆蓋、全智能”的實時智慧檔案管理開展研究，并在2011年獲得國家檔案局優秀科技成果。

與企業綜合經營實力、管理理念相匹配，各類企業智慧檔案館建設差異較大。一是物理區域分布不均勻，中部及東部地區建設數量高于西部等欠發達地區。二是起步時間懸殊較大，中部及東部地區企業智慧檔案館起步時間較早。三是建設重點不同，由于不同企業主體業務不同，相應的智慧檔案館建設重點也有所區別。四是內部建設結構性失衡，如企業總部、標桿單位或機構的智慧檔案館建設明顯優于分支機構及其他機構。五是建設質量參差不齊，不同企業智慧檔案館建設效果差別較大，甚至不乏失敗案例。

三、企業智慧檔案館建設存在的問題

盡管企業智慧檔案館建設都本著“溝通感知智慧化、資源管理智慧化、利用服務智慧化”的初衷，但在落地執行中，由于主客觀原因而出現了與初衷的偏差甚至背離，這里從以下幾個方面進行分析：

（一）與智慧城市建設主旨脫節。作為繼數字城市之后信息化城市發展的高級形態，智慧城市的主旨在于感測、分析與整合城市核心系統的各項關鍵信息，對包括民生、城市服務、商業活動、工業活動等在內的需求進行智能響應。智慧城市各項系統、活動的終端輸出產品，均與檔案相關聯，故智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分。現階段企業智慧檔案館的建設，很大程度上還需借助技術市場各類供應商。目前，在對檔案這類城市關鍵信息的處理方面，供應商提供的解決方案主要是采用射頻識別技術，對實體檔案存、查、借、還、防等流通環節進行全面可視化查詢和管理，偏重于解決檔案“管”的問題，并未實現智慧城市對關鍵信息感測、分析、整合的要求，存在脫節現象。

（二）缺乏整體規劃和頂層設計，與建設實施脫節。智慧檔案館建設是一個系統工程，頂層設計對其具有全局性、系統性的指導意義。智慧檔案館頂層設計是將頂層設計的方法和理念運用到智慧檔案館領域，進行需求分析，運用系統集成，統籌考慮和協調各要素，從而對智慧檔案館的基本架構及要素進行有效組合。目前，企業智慧檔案館建設在頂層設計方面主要存在以下兩個問題：其一，國家層面的智慧檔案館頂層設計指導框架尚未明確，導致企業智慧檔案館建設缺乏相應參考。其二，各類企業智慧檔案館頂層設計框架在建設實施過程中，因其自身的不合理性及其他因素，存在脫節現象，導致企業智慧檔案館的建設出現偏差。

（三）供應商質量良莠不齊，存在惡性競爭。企業智慧檔案館在很大程度上依賴于智慧檔案館建設供應商的設計、生產、建設、安裝、調試等系列活動，且一般建設費用偏高，需根據招投標法規定進行公開招投標活動。對招投標工作把控如何，在很大程度上影響著企業智慧檔案館建設質量。從國內智慧檔案館建設供應商的情況來看，部分企業最初是作為密集架生產商，加強研發獲得信息系統集成資質，并集成其他硬件生產、服務企業，繼而發展成綜合性智慧館庫建設供應商，部分企業以智慧化建筑設計、建設起家，集成檔案館其他硬件設備生產和服務廠商，通過研發獲得信息系統集成資質，對外提供智慧檔案館建設服務，也有部分企業是以研發檔案信息管理軟件起步，通過與檔案館其他硬件生產和服務企業的合作，對外提供智慧檔案館建設服務。集成廠商較多，質量參差不齊，自主研發能力較弱，且部分供應商在企業智慧檔案館建設活動中存在惡性競爭現象，如詆毀、惡性質疑、打價格戰等，影響招投標活動的公平性，誤導企業智慧檔案館建設方向。

（四）管理理念偏差，存在“兩重兩輕”現象。作為一種全新的檔案館建設模式，企業智慧檔案館的建設需要正確的管理理念作為引導，如用戶服務優先和效益優先理念。智慧檔案館雖然是檔案館的高級發展形態，但仍不能背離提供更完善的檔案利用的初衷，同時避免盲目投資傾向和先進性導向，注重檔案館建設效益。然而，從企業智慧檔案館的建設過程來看，部分企業管理理念出現偏差，存在“兩重兩輕”現象，即重視庫房及設備的物理管理，輕視檔案信息利用和服務，重視設備和系統的先進性，輕視投資效益，盲目投資、盲目建設，如不及時糾正，將會影響智慧檔案館建設對提升和創新企業檔案工作的實現程度。

四、企業智慧檔案館建設對策探析

（一）面向智慧城市推進企業智慧檔案館建設。如前所述，企業智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分，當前企業智慧檔案館發展瓶頸之一是尚不能有效地實現智慧城市對關鍵信息感測、分析、整合的要求。解決這一問題，需要借助兩大技術手段，一是云計算、物聯網和大數據技術的綜合運用。二是智慧檔案館各信息系統的集成服務。前者當中，與物聯網的融合除了運用物聯網射頻識別技術外，還可借助傳感器等先進技術，獲取對檔案實體的感知。云計算、大數據運用方面，可搭建“檔案云”打造互聯互通的檔案網絡，將各自分散且獨立的檔案資源整合進云存儲系統，利用數據挖掘和可視化技術進行抽取、整合、分析，實現數據的自動調控、智能處理與多元化呈現。后者，面向智慧城市的檔案信息集成服務，是建立在網絡和信息技術基礎之上的系統化工程，主要包括集成檢索服務、“一站式”集成服務和信息安全服務。所謂“一站式”集成服務，即將經過有效組織的檔案信息借助網絡技術和應用軟件支持，使利用者“一步到位”得到整合好的、滿足不同層次和范圍的檔案利用需求。

（二）完善頂層設計，加強整體規劃。企業智慧檔案館建設頂層設計是一個系統架構，主要從核心價值、制度、資源、業務管理、技術和安全等幾個維度組織。核心價值方面，可把“創新、協同、開放、共享、綠色”作為基本理念，以“綠色”發展為基礎，實現企業智慧檔案館安全防范系統、消防系統、智能存儲系統、環境保護系統的自動檢測與控制；制度方面，與國家標準相統一，確立本企業智慧檔案館建設和管理的標準規范體系，尤其是數據標準、技術標準、應用標準、平臺標準、運維標準和管理標準等；資源方面，以信息資源、技術資源、人力資源等為基本要素，尤其注重企業信息資源共享體系的建設；管理方面，研究與本企業智慧檔案館建設相匹配的信息化管理體制，加強組織領導和協調；技術方面，搭建基于物聯網、云計算和大數據、移動互聯技術為核心的技術體系，促進各應用服務系統的互聯互通；安全方面，構建以信息安全組織為核心、安全管理機制為保障、信息安全制度為指導、信息安全技術為支撐的閉環式安全體系。

（三）研究供應商篩選、管控機制，加強項目實施控制。智慧檔案館建設供應商作為企業外部力量，管控難度較大，作為企業智慧檔案館項目實施的主體力量，企業須研究其篩選、管控的體制機制，加強招投標活動管理，強化項目實施控制。篩選方面，可以發動企業之間的聯合協作，建立供應商目錄，確定篩選比較指標，同時配合權威機構審查工作，提高項目建設準入標準；管控方面，可與本企業招標采購部門、法務審計部門協作，制定項目實施各環節把控流程，嚴格資格審查，嚴格項目驗收標準，組織聯合驗收；項目實施控制方面，可在招投標文件中擬定明確的項目控制條款，要求供應商進行響應，加強項目實施期間檢查工作，嚴格整改標準。

（四）基于服務用戶和投資效益化，理順管理理念。基于服務用戶和投資效益化，解決的是企業智慧檔案館建設中心和導向的問題。企業智慧檔案館以誰為中心，以何為導向，反映了企業智慧檔案館的建設目標與其核心價值理念的匹配程度。企業智慧檔案館建設應面向用戶體驗，研究用戶利用需求，借助智慧檔案信息資源整合、抽取技術實現用戶需求的一站式、自助式滿足，建設檔案信息資源共享和服務中心。同時，企業智慧檔案館建設，還應結合本企業實際，切忌盲目追求先進性，制定適合本單位的智慧檔案建設板塊和實施策略，嚴格投資審批和意見征求制度，加強投資項目效益預測和評估，理性投資，理性建設。

五、結語

企業智慧檔案館建設是一個長期、復雜、循序漸進的過程，企業檔案部門應充分認識這一形勢，理性看待其發展、成長過程中面臨的諸多問題，厘清本企業智慧檔案館建設癥結所在，考慮從技術層面、頂層設計、管理體系、風險管控、項目實施控制、檔案基礎工作等幾方面改善突破，解決落實，推進智慧檔案館建設，創新、提升企業檔案管理模式。