淺析精神病醫院的檔案管理

文/麗水市第二人民醫院綜合檔案室 黃慧霞

檔案是指國家機構、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，而精神病醫院的檔案管理包括醫院各種文件、人事、醫療文書、精神醫療鑒定等檔案，是醫院管理工作不可或缺的重要組成部分。隨著社會的發展，人口老齡化和社會壓力的增加，精神疾病患者的發病率急劇上升，在新時代的背景下，精神病醫院的檔案管理也面臨著巨大的挑戰和機遇。本文的主要目的是分析精神病醫院檔案管理的不足之處，提出初步的改善措施，考慮未來的發展方向，以更好地服務于精神疾病的醫療工作。

一、精神病醫院檔案管理的現狀及相關問題

（一）精神病醫院檔案存檔量過大。特別是精神病病歷檔案，因為精神病患者多為長期的患者，一旦患病，大部分人將在精神病醫院度過余生，因此病歷往往長而復雜，同時大部分精神病醫院怕麻煩，從不銷毀相關檔案。這就導致病歷檔案的存檔量極為巨大，給庫房的管理工作及查詢相關數據帶來了一定的麻煩。

（二）檔案相關的基礎設施建設不完善。尤其是精神病醫院的檔案管理，某些醫院存在著檔案室空間狹窄，基本的復印機、掃描儀、傳真、網絡等設備缺乏，不能滿足醫院檔案管理信息化工程的需要，降低了醫院檔案管理工作的效率，減弱了相關執行力，從而導致無法匹配精神病醫院的發展。

（三）精神病醫院的檔案管理制度不健全。目前許多醫院的檔案管理采用經驗型管理，制定了適合本單位的管理制度和相應的工作職責。有些醫院對于檔案內容沒有明確的規定，沒有將檔案管理納入目標管理考核之中，制度的不完善導致醫院檔案管理有許多的漏洞。精神病醫院檔案管理同樣也是一項長期的工作，制度不健全，管理流程不明確，檔案管理人員在工作的時候，容易出現疏漏，無法跟蹤檔案，也就無法對檔案進行更新，嚴重影響醫院檔案管理的整體質量。

（四）缺乏精神病醫院檔案專業管理人員。由于檔案管理工作不屬于產值部門，無法產生直接的經濟效應，從而導致醫院領導重視不夠，常常安排非專業人員從事檔案管理，甚至可能出現兼職人員。檔案管理人員的素質普遍不高，缺乏專業知識，知識結構不合理，對檔案的重要性了解不夠，同時缺乏現代檔案管理知識，管理人員流動性大，從而在有關檔案管理方面的工作發展緩慢，經常導致工作中一些特殊檔案的管理缺乏依據，使之丟失或者損壞。

（五）檔案意識不強及檔案利用率低下。在我國，多數的醫院檔案工作管理處于初級水平，尤其是精神病醫院，存在著文件、資料等書面檔案無序管理現象，沒有養成及時歸檔的習慣和意識，缺乏一些相關的制度來規范這種行為，從而導致一些有價值的資料遺失。另外，在檔案的利用方面，許多醫院職工，包括某些領導在內都沒有養成查閱檔案的習慣，直接導致檔案利用率低下，影響了整個醫院管理的有序運轉。

（六）檔案管理工作的重視程度不夠。出現這個問題的主要原因在于醫院的管理人員多出身于臨床工作，對醫院檔案管理工作缺乏正確的認識，分工不明確、部門定位不清晰等原因，導致檔案室沒有充分發揮自身的作用。對檔案室的未來發展規劃缺乏科學性和系統性。另外，我國醫院檔案管理方面起步相對較晚，所以規范、法律等方面依然存在不足之處，不利于檔案工作的進行，嚴重影響到了檔案工作的質量和水平。

二、改善精神病醫院檔案管理工作的方法及對策

（一）建立相對完善的電子檔案庫。細化存檔分類，減少紙質病案信息，把更多的患者檔案以計算機保存，解決實體庫存的問題。嚴格執行病案管理期限，對超出保管期限的病案，典型的予以保存，一般的予以銷毀。這種分類保存的方法即滿足了科研教學工作，又緩解了精神病病歷檔案存檔量巨大的問題。

（二）強化醫院領導的檔案管理理念，領導的一舉一動對下層工作人員的各項行為都有極大的影響。當領導重視了，各項規章制度才會落到實處。普及檔案管理的重要性，強化領導的管理意識是改善檔案管理不可或缺的部分。根據實際情況，投入適量的資金，改善檔案室管理條件，實行檔案的信息化管理，樹立正確的檔案管理科學思維模式，完善醫院檔案管理信息化體系，健全醫院檔案管理信息系統的設置，保證醫院檔案信息系統的安全性。

（三）健全精神病醫院檔案管理的各項制度。檔案管理制度的健全包括以下幾個方面：1.檔案的收集制度。2.檔案的保管、利用制度。3.保管期限和歸檔范圍的制定等。其中完善檔案收集制度是重點。一般而言，從醫院各管理部門到下屬臨床科室，從領導到護工人員，都會直接或間接地產生文書檔案，這樣的材料過于分散，收集整理困難重重。所以健全檔案收集制度非常必要，還能對檔案資料進行動態管理。依據《檔案法》促進醫院檔案管理工作的規范化和有序化發展，結合精神病醫院的特色和實際情況，制定相應的考核措施和獎懲制度。在重視物質獎懲的同時，強調人文精神，以人為本，激發檔案管理人員的主人翁意識。

（四）開展定期培訓，引進學分制制度，從而促進檔案管理人員主動學習管理技能。領導應當重視和培養專業的檔案管理人員，建立合理的人才隊伍梯隊建設，開展定期的檔案學術年會，為他們創造和提供互相學習提升、互相交流的機會，從而達到共同提高的目的，以適應新時期檔案管理工作發展的新方向。在培訓的同時，還應該重視激發工作人員對于檔案管理的喜愛，培養他們的興趣，加大檔案管理的資金投入，積極引進人才，以點帶面，最終開發出檔案管理工作的新局面。

（五）建立一個獨立的檔案管理部門，是時代發展的需要。獨立的檔案管理部門，可為檔案管理工作人員提供一個良好的工作環境和條件，大大提高了檔案管理的工作效率。在檔案管理部門中可分成病例檔案管理、人事檔案管理、文書檔案管理、科研檔案管理等等幾個不同的小部門，具備獨立性和系統性，為了避免資料缺少安全性。在成立檔案管理部門的基礎上，要學會根據醫院自身特色作出相應的調整，以促進醫院更好地發展。

（六）獨立的檔案室機構是精神病醫院檔案管理的發展方向。檔案室是醫院信息資源的大倉庫，利用的好壞，關鍵在于醫院領導的觀念和部署。讓檔案人員參加行政查房，讓檔案人員了解醫務人員在做什么，需要什么醫學專業知識，哪些經驗教訓需要總結等。檔案工作和醫療業務工作溝通通暢了，檔案工作為醫療服務就找到了切入點，檔案工作就會獲得新的生命力。

（七）建議政府強化對醫院資金的投入。精神病醫院是財政全額撥款單位，其檔案事業的發展同樣需要資金的投入，只有在政府加大對醫院的資金投入，醫院具有相應的資金預算，建設一個優良匹配的檔案部門才能成為可能。

三、總結

總之，精神病醫院檔案是精神病醫院的醫生在醫治、檢查、診斷和護理精神病患者的過程中形成的文字、符號、影像、數據等資料的總和，是供領導做出計劃和決策的依據，是重要的參考資料。因此，做好醫院檔案管理工作有著重要的現實意義。