文檔一體化文書檔案信息化管理措施解析

文/西安美術(shù)學(xué)院 王芳

一、文檔一體化管理的意義

文件管理與檔案管理有著密切的關(guān)系，它們屬于同一個(gè)系統(tǒng)工程。文件管理是檔案管理工作的前提，而檔案管理工作則是文件管理工作的最終目的，文件管理工作將直接影響檔案管理工作。檔案管理人員與文件管理人員相互配合，由檔案管理人員監(jiān)管并指導(dǎo)歸檔工作，可以確保文件管理與檔案管理工作的質(zhì)量。文檔一體化管理就是根據(jù)文件的生命周期等理論，使用計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，統(tǒng)一規(guī)劃文件與檔案的管理工作，提高管理工作的規(guī)范性，進(jìn)而充分發(fā)揮文書檔案管理工作的作用，最終提高管理工作的效率。

二、文檔一體化文書檔案信息化管理措施

（一）提高管理人員的責(zé)任心與管理觀念。管理人員對(duì)于文檔的重視程度將直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)管理工作中，文書與檔案管理工作是相分離的。不論是前端的管理，還是后端的管理，都是責(zé)任的延續(xù)。當(dāng)前，很多單位并不是很重視檔案管理工作，沒(méi)有充分了解信息時(shí)代的特征與變化，也不了解文檔一體化的管理工作。而一些專家學(xué)者，對(duì)于文檔一體化也有著不同的觀念，這就影響了文檔一體化的發(fā)展。除了上述因素以外，領(lǐng)導(dǎo)是否重視也影響著文檔一體化的發(fā)展。在單位中，文件與檔案管理工作是由辦公室來(lái)負(fù)責(zé)的，但是由業(yè)務(wù)方面來(lái)看，這兩者存在著一定的區(qū)別。文秘是辦公室的工作，但是檔案管理是由上級(jí)檔案部門指導(dǎo)工作的，在一些情況下可能會(huì)出現(xiàn)一些矛盾，缺少一體化的意識(shí)。因此，在實(shí)施文檔一體化管理之前，應(yīng)該培養(yǎng)工作人員的合作意識(shí)。第一，要加深各自之間的了解，增加兩者之間的業(yè)務(wù)來(lái)往。兩方面的工作人員應(yīng)該重視對(duì)方的需求，只有了解對(duì)方的工作，才可以認(rèn)識(shí)到文件與檔案在物理形態(tài)方面是一致的，同時(shí)還都存在著繼承性，給文檔一體化工作奠定了基礎(chǔ)。第二，要提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)。要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，擴(kuò)展兩個(gè)部門工作人員的責(zé)任范圍，提高員工的責(zé)任感、專業(yè)能力與素質(zhì)，為文檔一體化工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。第三，由部門領(lǐng)導(dǎo)組織討論。在實(shí)施文檔一體化管理之前不僅要征詢檔案管理專家的意見(jiàn)，還應(yīng)該結(jié)合單位的實(shí)際情況，討論是否可以施行文檔一體化管理工作，在討論中培養(yǎng)員工的觀念。

（二）組織建設(shè)及質(zhì)量管理。組織建設(shè)就是要加強(qiáng)設(shè)計(jì)與統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的管理、規(guī)劃，從而有效地促進(jìn)文檔一體化的發(fā)展。兩個(gè)理論是由整體性與連續(xù)性這兩個(gè)方面提出的，證實(shí)了文檔一體化是合理的，組織建設(shè)是實(shí)現(xiàn)整體性與連續(xù)性的重要基礎(chǔ)。由部門領(lǐng)導(dǎo)與工作人員共同努力，掌控文檔管理工作的全局，從而確保文檔一體化管理可以順利進(jìn)行。組織建設(shè)就是要集中所有人的力量，充分發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)，有效地規(guī)避傳統(tǒng)管理工作中的不足之處。另外，還應(yīng)該集中技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，建設(shè)數(shù)字檔案館與電子文件管理中心。電子文件中心是文檔一體化的重要環(huán)節(jié)，而數(shù)字檔案館則是給電子文件中心提供了技術(shù)方面的支持。電子文件中心不僅可以確保文件的效力，確保文件的安全，還對(duì)文檔一體化工作進(jìn)行了質(zhì)量管理。文件中心在文件運(yùn)行的時(shí)候，應(yīng)該保證文件的安全，從而方便工作人員管理檔案，提高檔案管理質(zhì)量。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)及功能設(shè)計(jì)。文檔一體化在實(shí)際工作中應(yīng)該確保其是規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的，因此要制定相關(guān)的法律規(guī)定。我國(guó)已經(jīng)頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，且法律規(guī)定也越來(lái)越完善。為了促進(jìn)文檔一體化管理工作的發(fā)展，就應(yīng)該建立完善的制度與標(biāo)準(zhǔn)。此外，還應(yīng)該制定工作人員與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，在人員方面，要規(guī)定工作人員的責(zé)任與工作范圍。要明確地規(guī)定工作人員的業(yè)務(wù)，尤其是需要合作的內(nèi)容，應(yīng)該積極地進(jìn)行配合。要制定相關(guān)的法律規(guī)定，從而將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上。在技術(shù)方面，應(yīng)該確定系統(tǒng)應(yīng)該具有的工作。要研發(fā)具有兼容性的系統(tǒng)，提高利用率與文件的使用范圍，系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)是制定標(biāo)準(zhǔn)的重要因素。制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不僅需要滿足文檔一體化設(shè)計(jì)的需要，需要包含信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，還應(yīng)該確保系統(tǒng)的安全性、智能性。

（四）適用范圍與系統(tǒng)的更換。文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，其文件管理與制作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)管理工作的。即使是在“雙套制”管理工作中，電子文件也有著高于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)。但是系統(tǒng)存在著一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題就是兼容性的問(wèn)題，其不僅指的是不同文件格式之間的兼容性，還在于不同的子系統(tǒng)之間的兼容性。不論是在處理文件的時(shí)候，還是管理檔案的時(shí)候，系統(tǒng)都應(yīng)該具備傳輸、存儲(chǔ)、檢索等的功能。不兼容不僅會(huì)影響文檔一體化的發(fā)展，還存在著功能重復(fù)方面的問(wèn)題。為了方便傳輸公文與存儲(chǔ)檔案，就應(yīng)該采用并聯(lián)、串聯(lián)等方法，增加文檔管理系統(tǒng)的適用范圍。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文檔一體化是科技發(fā)展的必然產(chǎn)物。文檔一體化不僅彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理工作中的不足之處，還有效地提高了文檔管理工作的速度與準(zhǔn)確性，從而提高文檔管理工作的質(zhì)量。我們應(yīng)該深入研究文檔一體化，推廣文檔一體化管理系統(tǒng)的使用，在整個(gè)文檔生命周期中管理文檔，確保電子檔案是真實(shí)的、有效的。