檔案信息化管理系統在電力企業中的應用

文/國網黑龍江省電力有限公司電力科學研究院 孫立業；黑龍江大學信息管理學院 張國民；北京市朝陽區檔案局 周娟

在信息化背景下，電力企業作為國家的重要支柱性企業，在經營管理活動中形成的電力檔案，不僅對企業的生存發展發揮著重要的作用，對于社會的整體進步也有著重要的參考價值。科學有效的檔案信息管理，對于發揮電力檔案在企業經營發展中的價值，起著決定性的作用，因此，加強檔案信息的管理是電力企業現代化建設的必經之路。將信息化建設漸漸納入企業現代化管理體系中，這給電力企業的檔案管理帶來了巨大挑戰，許多企業為了提高自身競爭力，利用計算機技術和網絡技術等一系列現代化技術，對檔案信息資源進行深度開發和廣泛利用，而且建立了具有綜合功能的檔案信息化管理系統，改變傳統的電力檔案管理模式，實現了檔案信息資源的整合，促進了企業部門間的信息交流，為企業的高效有序發展提供了重要支撐。

一、建立檔案信息化管理系統的必要性

（一）電力企業現代化管理的必然要求。為了提高企業工作效能，以及更好更快地建設節約型企業，電力企業改變了以往單一部門的辦公系統模式，從2008年開始，各電力企業紛紛建立了適合企業內部的現代化辦公模式，即協同辦公系統，實現了部門間的無紙化信息交流。這勢必會造成電子文件的數量急劇增加，同時也增加了管理難度，傳統的檔案管理模式已不能適應電力企業的發展，必須建立具有綜合功能的檔案信息化管理系統，包括電子文件的歸檔以及檔案的整理、保管、檢索、開發利用等檔案管理的一系列流程，從而加快檔案信息的傳遞與交流，提高企業整體辦公的效率和水平。

（二）電力檔案信息資源共享的必要手段。電力檔案是電力企業在其實踐活動中形成的信息記錄，是電力企業經營管理的重要信息資源，無論是對形成者還是利用者都有很高的參考價值與利用價值，實現信息共享是企業檔案管理的宗旨，使檔案信息為更多的人服務則是檔案管理的最終目的。紙質文件的傳遞使得利用者的范圍受限，通過檔案信息化管理系統進行檔案管理，可以將檔案信息統一進行整合，為檔案信息的檢索和利用提供了信息化的平臺，實現了各部門間檔案信息資源的共享，提高了檔案信息對電力企業整體運轉的支撐能力。

（三）電力企業文檔管理一體化的實現平臺。企業文檔管理一體化是將文件管理與檔案管理這兩個環節整合到一個管理系統中并對電子文件進行“前端控制”，比如在形成階段確定文件的歸檔范圍、訪問權限等，從而保證其歸檔質量。電力企業建立的綜合性檔案信息化管理系統與辦公系統的合理對接，是實現電力企業文檔管理一體化的良好平臺，保證文件到檔案的合理轉變，實現對文件生命周期的全程管理，保證了電力企業文檔信息內容的完整性。

二、檔案信息化管理系統在電力企業的應用現狀

（一）優勢分析。為了提高檔案管理的效率，大多數電力企業都建立了與本企業協同辦公系統無縫對接的檔案信息化管理系統，比如黑龍江省電力有限公司的檔案信息化管理系統有檔案檢索、檔案業務、數據處理等版塊，其中的檔案業務包括文件管理、年度項目管理、收集整編、移交管理、檔案管理、借閱管理、開發利用等多個項目。1.實現了紙質文件與電子文件同時歸檔。傳統的電力企業檔案管理模式下，常常會出現文件收集不完整，歸檔不及時等情況。尤其是合同檔案的收集，由于電力企業會有許多電力工程建設方面的項目，使得合同檔案數量會很多，傳統的檔案管理模式已不能適應電力企業現代化的發展。現在很多電力企業的檔案信息化管理系統，可以與其他應用系統進行一體化集成和數據資源共享，比如黑龍江省電力有限公司的檔案信息化管理系統就與辦公系統實現了無縫對接，處理完畢的文件會自動進入檔案管理系統，實現了電子文件與紙質文件對應接收，為實現二者統一管理，同步歸檔創造了良好條件，可以有效地解決紙質文件收集不完整和歸檔不及時等問題，同時可以使文件信息內容得到雙重保護，保護檔案原件。2.提供了快速的檢索工具。傳統的檔案管理模式下，檢索工具一般是一些手工錄入的全引目錄或者案卷目錄，速度慢、效率低。比如有些電力企業由于其業務需求將合同檔案從科技檔案的類別中脫離出來，單獨設為一類，如果使用傳統方式查閱，既費時，又費力，經常會錯過利用的最佳時機。檔案信息化管理系統上線后，不僅檢索速度快，而且可以提供多種檢索方式，比如題名檢索、文種檢索、歸檔日期檢索和全文檢索等，信息內容也可以快速進行全文下載，如果需要查看紙質件，也可以通過與電子文件的對應關系，快速找到其實體存放位置，大大加快了檢索速度，提高了檔案利用效率。3.簡化了紙質文件歸檔的程序。傳統的檔案管理模式下，案卷目錄或歸檔文件目錄都是手工錄入，不僅耗費人力、物力，而且容易出錯。檔案信息化管理系統上線后，在以“件”為整理單位的文件級整理下，歸檔文件目錄，可以直接從文檔管理系統中打印出來，不需再手工錄入，而且使傳統的紙質文件歸檔的范圍發生了變化，以前只要對本機關有保存價值的紙質文件都要進行歸檔，而現在一些電力企業，不再對保管期限為短期的紙質文件（發文）進行歸檔，比如一些會議通知，如果需要紙質文件，則可以從檔案信息化管理系統中下載打印，這樣一方面可以減輕文件歸檔的壓力，另一方面還可以減小庫房壓力，從而減少人員及設備數量，降低企業成本和投入，提高經濟效益。

（二）存在的不足。雖然電力企業的檔案信息化管理系統為企業的檔案管理帶來了很大便利，提高了檔案管理的質量和效率，促進了企業的現代化建設，但在實際應用中還是存在著一些不足，比如有些電力企業未充分發掘檔案管理系統的性能優勢，許多工作還依靠手工操作來完成。1.電力企業檔案管理制度不健全。檔案信息化管理系統建立后，一方面主要依靠計算機網絡技術，與傳統的紙質檔案管理不同，更多的是對電子文檔的管理。因此，我國以前制定的一些與電力檔案管理相關的制度，已經不能滿足現在電力企業的業務需求，這使得信息化環境下的電力檔案管理無法可依，歸檔時無章可循。另一方面由于網絡的開放性，使得電力檔案信息的保密變得尤為重要。2.檔案管理人員的業務素質有待提高。檔案管理人員是接觸檔案最直接的人，也是實現檔案管理信息化的主要參與者，但在許多電力企業中，檔案管理人員在實際管理中并未發揮其重要性。一方面，大多數檔案管理人員缺乏對現代化管理和計算機技術的認識，不熟悉檔案信息化管理的相關知識，業務水平不高。另一方面，缺乏參與檔案信息化管理的主動性，往往是遇到問題才去解決問題，這阻礙了檔案管理的質量與效率，以及信息內容的開發。3.系統對接技術不完善。大多數電力企業的檔案信息化管理系統上線時間不長，許多對接技術還不成熟，有些檔案管理系統通過與辦公系統對接實現文檔一體化管理，一個系統的運轉可能直接影響另一個系統的管理，這就要求兩個系統建立無縫連接保證良性運轉。但在實際操作中，由于信息技術的不穩定性，二者的連接有時會出現脫節等情況，這可能造成歸檔文件不完整，歸檔部門與文件處理部門不對應等問題。4.紙質文件歸檔不規范。由于電子文件的管理制度、技術的不成熟以及信息安全等問題，電子文件還無法完全代替紙質文件，無法完全實現無紙化辦公，因此，許多電力企業仍然實行電子文檔與紙質文檔的“雙套制管理”。檔案信息化管理系統應用到電力企業檔案管理后，電子文件可與紙質文件同時歸檔，在普遍使用電子技術環境下，電子文件歸檔的程序遠比紙質文件歸檔的程序簡單，目前大多數電力企業的檔案管理人員，過于注重電子文件歸檔程序，而忽略了紙質文件的歸檔標準，這就造成檔案管理人員對紙質文件歸檔的程序不太熟練，歸檔手續不太規范。

三、提高電力企業檔案信息化管理水平的措施

（一）建立現代化電力企業檔案管理制度。電力企業檔案信息化管理，必須建立與電力企業現代化發展相適應的檔案制度作保證，必須規范化、程序化，還要適應電子文件管理的特點。一方面，各電力企業根據《檔案法》建立企業自身的檔案管理辦法，并且要與電子文件管理、計算機管理規范相結合，建立適應性的現代化電力企業檔案管理制度。另一方面，各電力企業要遵循涉密電子文件保密管理制度，并建立企業內部適合檔案信息化管理系統的保密制度，使《保密法》與信息環境下的電子文檔管理相融合，在實際操作中要完善權限設置，將利用者與管理者的權限設置清晰，數據保管和傳輸采用最新的加密技術，從而保護企業檔案信息的安全。

（二）提高檔案管理人員的整體素質。提高檔案管理人員對檔案信息管理系統的實際操作能力，加強其整體業務水平，對于深化檔案信息化管理系統在電力企業中的應用具有重要意義。一方面，舉行定期培訓，除了進行檔案業務的專業知識以及電力系統的相關知識培訓外，更要加強檔案管理信息化的相關業務培訓，提高檔案管理人員的信息與管理素質，增強其運用現代信息工具的能力。另一方面，可以將電力企業的競爭機制引入檔案管理中，加強檔案管理人員業務競爭，提高其工作的積極性，最終達到可以將豐富的檔案信息資源傳遞給廣大的利用者的目標。

（三）加強系統接口工作的完善。電力企業需要加強檔案信息化管理系統與其他業務應用系統的接口工作，完善對接技術。一方面，對檔案信息化管理系統與其他業務應用系統的接口進行統一規范，比如寧夏電力公司通過對檔案資源的定義，實現了檔案管理信息平臺與其他業務系統接口的統一規范。另一方面，完善電力企業各系統間的對接技術，關注各業務應用系統的更新升級，保證其他業務系統中的用戶信息與檔案管理系統中的用戶信息一致和同步。

（四）完善電力企業紙質文件歸檔制度。電力企業要建立并完善信息化建設下與電子文件歸檔相融合的紙質文件歸檔制度，須參考《歸檔文件整理規則》并結合本單位的檔案種類等實際情況，建立適合本單位的歸檔制度，使紙質文件歸檔標準化、規范化，促進紙質文件與電子文件的統一規范化管理。