檔案管理過程中的主要問題及對策措施

文/中國電建集團江西省水電工程局有限公司 熊苗苗

新時期，人們對檔案信息的現代化管理需求增強，檔案信息開發與信息加工需要為企業的經營決策提供歷史經驗與前瞻預估性分析。當前部分行業領域內的檔案管理工作不到位，檔案管理存在一定問題，亟須科學完善。

一、檔案管理過程中的主要問題

（一）對檔案重要性認識程度不夠。檔案管理工作對于國家和社會發展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一，即為相關領域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業也能照常運轉。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態度不認真，進而導致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發生。

（二）檔案管理工作的人員素質不高。檔案管理工作的有效開展離不開專業管理人才的參與。在現實工作中，很多企業的檔案管理工作人員雖然對檔案管理的基礎流程掌握得比較好，但是隨著時代的發展，很多的檔案管理工作人員并不能掌握最先進的計算機技術，不利于檔案管理工作效率的提高，不能夠適應現如今的科技環境，這在一定程度上限制了檔案管理工作的信息化發展。因此，檔案管理工作的有效開展需要社會培訓出既具有檔案管理知識又熟悉計算機技術的復合型人才。

（三）檔案管理信息化應用不夠科學。檔案管理是一項內容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內容涉及企業經營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統管理工作中，檔案管理的信息內容大多使用紙質方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環節的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質形式的檔案資料會占據較大的空間位置，對日后調取信息進行檔案查閱會產生一定的影響。

二、解決檔案管理工作中問題的對策措施

（一）加強對檔案管理的認識。加強企業管理層及其工作人員對檔案管理的認識，在正確認識和理解檔案管理相關內容和意義的同時，嚴格按照檔案管理的相關規定和制度進行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進行監察。而要提升企業管理層及其工作人員對檔案管理的認識，需要加強對他們進行檔案管理相關知識和技術的培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續化的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代化經濟發展的需求。

（二）創新檔案管理手段。在檔案管理工作中，檔案的轉接與涉密檔案的管理最為重要，因此創新檔案管理手段具有十分重要的現實意義。檔案管理工作具有延續性特征，主要體現在檔案的交接與轉接層面。以往的檔案管理工作出現了很多不及時轉接、不細致轉接等問題。為此在檔案管理工作中，首先要提高保管條件，將不同類別的檔案進行區分，并切實保障檔案的安全性。其次，在管理工作中嚴格遵循規章制度，制定領導人審批機制，做好等級與簽字，管理人員對檔案亦要即時檢查與歸檔。

（三）推進檔案信息化建設。促進企業檔案管理信息化建設必須要借助于人才、設備和技術的支撐，檔案管理人員應當真正重視這一工作，不斷促進企業檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設，推動檔案材料的有效整合，一方面應當更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機制，利用信息技術對企業相關檔案信息實現高效管理，進而更為準確地對各類檔案材料進行歸類、識別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據檔案信息資源的具體情況和實際特征，將其轉變為知識型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

（四）加大經費投入，促進檔案管理方式的創新。經費投入是保證檔案管理工作健康發展的關鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到庫藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內容，提高庫藏質量的基礎上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化，使其系統化、規范化，及時準確地為用戶提供服務。

三、結論

總之，為促進檔案管理科學化水平的提升，應該充分認識其重要作用，根據存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質量的提升。