事業單位電子檔案歸檔管理中的問題與對策

文/深圳市燈光環境管理中心 楊玲

隨著科技的不斷進步，信息技術得到了發展，互聯網技術也得到了發展。信息技術的發展和互聯網技術的發展促進了電子檔案的發展，事業單位相關的文件文書、影像資料、文獻資料等都可以輸入電子計算機，形成電子檔案歸檔管理。實行電子檔案歸檔管理，便于文件的搜索和管理，有利于提升工作效率，保證文件的安全。目前，我國的電子檔案管理工作仍處于發展階段，存在一些問題，事業單位要重視電子檔案歸檔管理工作，促進電子檔案歸檔管理工作的發展。

一、事業單位電子檔案歸檔管理中的問題分析

事業單位實行電子檔案歸檔管理工作有利于保證文件的安全性，提升工作效率和工作質量，目前我國事業單位電子檔案歸檔管理工作仍處于發展階段，并且也存在著許多問題，下面是對電子檔案歸檔管理中存在問題的具體分析：

（一）歸檔程序不明確。事業單位在對信息實行電子檔案歸檔管理時，要注意對電子檔案的正確歸檔。目前事業單位電子檔案管理中普遍存在的一個問題是對信息歸檔不明確，不能做到正確歸檔，我們在利用計算機對電子檔案進行歸檔時，要對信息進行合理篩查，并對信息合理分類，實現對電子檔案的正確歸檔。如果電子檔案的歸檔不明確，搜索信息的效率會下降，影響信息的準確性，降低了工作效率，違背了建立電子檔案的初衷。在電子檔案歸檔管理時，也要考慮存儲載體的問題，電子檔案所儲存的信息也會涉及需要保密的文件材料，如果儲存的載體只是普通的計算機硬盤，則很容易發生信息泄露的問題，因此如果在電子檔案中儲存保密文件時，一定要注意儲存載體的問題，注意保護信息的安全性。我們在電子檔案歸檔管理時，要注意對電子檔案刪減工作的管理，如果可以對電子檔案任意刪減、修改，也就失去了建立電子檔案的初衷。

（二）歸檔不鑒定，缺乏真偽的辨別。在事業單位電子檔案歸檔管理中，要注意辨別電子檔案歸檔時信息真偽問題，注意對信息進行鑒別，事業單位中需要歸檔的信息眾多，類別眾多，需要檔案管理人員認真鑒別。鑒別信息的真偽，判斷信息的價值，是電子檔案歸檔管理的重要工作之一，也是檔案管理人員的重要工作。如果在電子檔案歸檔時，沒有進行信息的仔細鑒定，會影響查詢信息的準確性，影響工作效率，降低工作的質量。目前事業單位在電子檔案歸檔管理問題上，都是沒有對信息真偽進行仔細鑒別，就全部存儲到計算機的硬盤上，也就是儲存的載體上，沒有對信息仔細甄別會占據載體的內存量，而且也會影響搜索信息的效率。將大量信息不論真偽全部存儲到計算機硬盤上，一方面無法仔細甄別信息，無法及時搜尋到正確的信息。另一方面不利于電子檔案歸檔利用的價值實現。

（三）電子檔案專業人員的缺乏。我國在電子檔案歸檔管理工作中仍處于發展階段，長期以來對電子檔案管理工作的忽視，使得專業的電子檔案管理人員嚴重不足。目前，我國的電子檔案管理人員普遍學歷偏低，綜合素質偏低，不能完全滿足電子檔案歸檔管理工作的要求，一般情況下我們所需要的專業電子檔案管理人員要求既能掌握電子計算機技術，又要通曉檔案管理工作的專業知識。因此事業單位為提高電子檔案歸檔管理工作的質量，要引進既懂電子計算機技術又具備檔案管理專業知識的高學歷人才。此外，電子檔案歸檔管理工作仍屬于冷門專業，在就業領域中并不流行，就讀于檔案管理的學生少，從事電子檔案歸檔管理的人才少，因此電子檔案專業人才的缺乏是影響電子檔案歸檔管理工作發展的重要問題，我國和相關部門應加大對電子檔案歸檔管理工作的重視，培養相關的電子檔案專業人員。

二、事業單位電子檔案歸檔管理策略

（一）按照規范程序做好電子檔案歸檔。要想做好電子檔案歸檔管理工作，就要按照所規定的程序整理信息并對信息實行合理歸檔。在信息歸檔時要對信息進行仔細甄別，判斷信息的價值，對有用的信息實行歸檔管理，不要把所有的信息都儲存到計算機硬盤中，一定要對信息的價值進行判斷。在對信息實行電子歸檔管理時，要儲存到可靠安全的載體內，一般保存為DOC文件格式和DBF文件格式。在電子檔案管理問題上，需要建立虛擬的電子檔案管理室，對文檔實行統一管理，為保證信息的安全性，需要對檔案進行備份，事業單位和有關部門都要留有備份，若發生文檔丟失的情況，可利用備份文檔查詢信息。在進行電子檔案歸檔管理工作時，要注意時間規定，若電子檔案歸檔的時間過長，則會影響事業單位正常的工作。

（二）做好鑒定，確定真偽。上文提到過如果不對信息進行仔細甄別，不仔細判斷信息價值的話，無論信息真假把所有信息全部進行電子歸檔，會影響事業單位的工作質量和工作效率。因此在對信息實行歸檔管理時，要成立專門的審查小組，審查信息是否有被歸檔的價值，審核小組在對信息實行歸檔管理時，首先要審核該信息的內容是否準確，所反映的內容是否真實，還要審核該信息是否有被存檔的價值，并不是所有的信息都會被歸檔管理，如果該信息價值不大，那么就沒有必要實行歸檔管理，此外要檢查信息所反映的內容是否完整，如果所反映的信息殘缺不全，那么也沒有必要歸檔管理，否則影響查詢結果。

（三）強化培訓，培養專業人才。電子檔案歸檔管理是信息技術飛速發展的結果，是一種新型的存儲技術，事業單位實行電子檔案歸檔管理，可以提高事業單位工作效率和工作質量，有利于事業單位相關工作的開展，為促進事業單位電子檔案歸檔管理工作的開展，事業單位和相關部門要對電子檔案歸檔人員開展相關的專業培訓，培養專業人員，在開展專業培訓時，既要加強對檔案管理相關的專業知識的培訓，也要注意提升學員的電子計算機技術。事業單位實行電子檔案歸檔管理，是信息技術發展的結果，在進行專業培訓時，也要加強學員的思想教育，突破傳統思想的禁錮，理解電子檔案歸檔工作的重要性，提升工作的積極性。

三、總結

信息技術的發展促進了電子檔案歸檔管理的發展，事業單位實行電子檔案歸檔管理有利于事業單位相關工作的開展，提高工作效率和工作質量，保證信息的安全性，目前我國電子檔案歸檔管理工作仍處于發展階段，存在許多問題，如歸檔不鑒定、歸檔不明確、人員素質低，針對這些問題，事業單位要注意按照規定整理文檔，做好文檔的鑒定工作，培養專業人才。