基于信息化背景下高校檔案服務策略的思考

文/西京學院 樊婷

一、高校檔案信息服務的含義及其必須性

檔案信息化服務指的是對檔案的信息進行獲取和運用，使其充分發揮經濟效益和社會效益，最大程度上對客戶的要求進行滿足。高校檔案信息服務是基于此基礎之上的，但信息服務的標準是廣大師生的需求，通過對各類文檔信息以及檔案進行管理和整合，滿足師生的要求。讓檔案的檢索效率得到提高、管理更加系統化。

在進行信息化檢索的過程中，需要注意三個方面：一是整理現有的檔案源，將其進行數據化處理，將各項資料進行電子存檔。二是在整理的過程中，數據庫必須按照標準進行規范化處理。三是為了提高檢索的效率以及準確性，需要對信息化檢索平臺進行完善，讓相關文檔與鏈接之間的匹配得到保障。

除此之外，還需要注意的是由于電子信息技術是不斷發展的，因此檔案信息服務系統也需要隨著電子信息技術的發展不斷地進行更新和完善，讓系統數據隨時保持最新狀態。另外在檔案信息化完成之前，為了不讓文字檔案在意外丟失或者損壞的情況下，對檔案的完整性造成損失，需要對電子文檔以及紙質文檔進行同時保存。

二、高校檔案信息服務在現階段所存在的問題和原因

（一）檔案信息服務方式較為單調。傳統的檔案信息利用方式主要是借閱檔案原件進行閱讀或者復制，不利于滿足師生的需求，具有相當的局限性，且借閱流程復雜、時間長。檔案信息化服務將紙質文檔、照片、影像等進行數據處理，可以簡化很多步驟，節省傳統借閱流程的審批時間，同時還能夠讓多個用戶同時觀閱得以實現，可以對以上問題進行很好的解決。因此對高校檔案服務系統信息化的完善，是十分有必要的。

（二）高校檔案室館藏檔案信息不完整。大部分高校的館藏檔案信息均為教學方針、學校歷史以及相關的政策規章等，文檔的信息面狹窄，形式也非常單一。科學技術的發展讓多媒體、計算機等設備在學校得到了廣泛的應用，檔案信息的種類以及獲取途徑也因此得到了拓寬。為了更好地迎合時代的發展，必須讓高校檔案信息的管理系統得到完善。

（三）高校檔案信息服務系統的建立缺乏資金投入。對高校檔案信息服務系統的建立造成阻礙的一大因素就是資金籌集的困難。信息化建設不可避免地需要現代化設備，例如打印機、掃描儀以及計算機等，同時校內局域網的完善建設必不可少，另外還需要對外部的因特網進行連接。為了讓師生使用更加方便，以上設備需要在校園的大部分地區進行安置。設備進行投放之后，還需要對設備進行維護和維修。如此一來， 便需要大量建設資金。

三、對高校檔案信息服務進行改善的相關措施

（一）建立統一標準、進行統一投資和統一化管理。由于各大高校在建立檔案信息服務系統時，資金都是一個大問題，所以可以將各大高校的投入資金進行融合，充足的資金有利于提高體系建立的完整性，然后各大高校對該系統共同使用。該方案不僅有利于高校之間的資源共享，還可以最大程度上對資金進行節約，更有利于統一化管理的實現。

（二）對新科技進行充分利用，實現信息化。傳統的檔案由于是紙質記錄，所以全部需要人工進行整理，所耗費的人工成本較高，同時整理的效率也較慢。信息技術的發展使得對數據的需求越來越多，為了讓信息化得以實現，需要對新科技進行充分的利用。由于各大高校每年所產生的信息數據非常多，為了方便對信息數據進行管理，可以利用現代化手段對數據進行整理傳輸和保存。在提高工作效率的同時，還能夠讓檔案保存更加完整，極大地減少了工作時間和人力成本。

（三）對檔案信息管理系統不斷進行完善。在這個信息化的全新時代，無論什么行業為了得到更好的發展，都需要不斷地進行完善和改進。高校檔案信息化需要對學校的具體制度進行分析，對檔案信息的實時情況進行完善。在這個過程中，還應該對所發現的問題進行搜集和及時處理，讓高校檔案管理系統的工作效率得到最大化提高。

四、結語

各大高校為了緊跟時代的步伐，為廣大師生提供便利，需要對新科技進行充分的利用，隨時關注新的變化，完善高校檔案信息服務系統。