淺析檔案管理人員的素質建設

文/阿拉善職業技術學院 李海霞

大學生信息存儲是高校檔案管理工作的主要內容，為高校大學生畢業求職應聘以及企業招聘人才等提供最全面的參考依據。然而，在現實生活中，由于高校檔案管理系統比較落后，檔案保管方式比較傳統，檔案管理人員專業素質和工作效率偏低等各種原因，高校大學生檔案損壞嚴重、檔案信息不全以及檔案丟失等情況偶有發生，給大學生就業增添了很多不必要的麻煩，因而，加快高校檔案管理模式的改革創新，加強高校檔案管理人員素質建設迫在眉睫。高校相關部門可以通過對檔案管理人員進行專業素質、政治素養以及職業道德等方面的培訓，徹底消除檔案管理人員對檔案管理工作的輕視心理，轉變檔案管理人員以往消極應付的工作態度，提升檔案管理人員的服務意識以及創新意識，邀請檔案管理領域的專家學者以及互聯網專家研發新型的檔案管理系統，進一步優化檔案管理工作流程，促進高校檔案管理水平的提高。

一、檔案管理人員素質對檔案管理工作的影響

檔案管理人員專業素質是決定高校檔案管理人員工作能力水平的關鍵性因素，間接影響檔案管理水平和檔案管理效率，一般而言，檔案管理人員的專業素質越高，檔案管理工作能力越強；反之，檔案管理人員的素質越低，檔案管理工作能力也會隨之下降。此外，檔案管理人員的綜合素質，比如服務意識、工作狀態等也會影響高校檔案管理水平，部分檔案管理人員經常因粗心大意出現各種各樣的工作失誤，比如檔案丟失、檔案損壞等，給檔案管理工作造成無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員工作比較細心，很少出現工作失誤，具有很強的服務意識，能耐心回答檔案查詢人員的各種問題，幫助高校大學生解決各種關于檔案的難題，提升了大學生對檔案管理部門的信任度和好評度，有利于增強檔案管理人員的工作榮譽感和責任感。

二、提升高校檔案管理人員素質的策略

（一）培養檔案管理人員的責任意識。責任意識是提升檔案管理人員工作能力的基礎。檔案管理工作不同于其他的工作，工作比較繁瑣和復雜，對檔案管理人員的耐心和細心要求較高。檔案管理人員只有端正工作態度，才能不斷提高對自己的要求，才能主動學習先進的檔案管理知識，并在工作過程中，嚴格要求自己，以積極樂觀的心態面對工作中的困難，主動向經驗豐富的檔案管理人員學習檔案管理技巧和經驗，熟悉檔案管理流程，保證每一項工作都落實到處，準確和清晰地記錄每一個檔案信息，完善檔案信息登記表，讓檔案管理工作更加簡單方便。加強檔案管理人員的職業道德素質的培養，檔案管理人員要堅守職業道德，不隨便出賣檔案持有人的信息，在未經檔案管理人員同意的前提下，對檔案持有人的基本信息進行保密；引導檔案管理人員養成主動學習、終身學習的好習慣，主動利用業余時間學習檔案管理知識，提升檔案管理的實踐能力和工作能力，不斷尋找出效果更佳、效率更高的檔案管理方式，不斷研究和學習最新的檔案管理系統，以最快的速度掌握檔案管理系統的使用技巧，積極順應檔案管理行業發展的趨勢，強化檔案管理人員的使命感和責任感，為檔案管理事業的發展貢獻自己的力量。

（二）對檔案管理人員進行專業技能方面的培訓。只有不斷學習才能緊跟時代發展的步伐，才能在日趨激烈的市場競爭和人才競爭中不斷發展壯大。高校相關部門對檔案管理人員進行檔案管理領域的培訓，幫助檔案管理人員構建完整的檔案理論知識框架和提升檔案管理專業技術水平，同時，通過檔案專業領域的培訓和學習，可以讓檔案管理人員掌握更多的檔案管理理念和管理架橋，簡化檔案管理流程，實現檔案管理人員終身發展與高校檔案管理事業的共同發展。創新高校檔案管理模式，引進功能更加強大的檔案管理系統，促進檔案管理模式信息化和科學化的發展，增加了檔案存儲以及查詢的方式，滿足了高校大學生對檔案管理工作高效率、高服務水平的基本需求，符合檔案管理行業的未來發展趨勢；組織檔案管理人員進行互聯網技術等方面的培訓，對檔案管理人員的基本信息進行統計匯總，以檔案管理水平為基礎進行分組培訓和學習，提高檔案管理培訓的針對性，從而達到事半功倍的培訓效果。對檔案管理人員進行專業技能培訓，也為檔案管理人員提供交流的平臺，通過調查問卷、座談會等方式，真正了解高校大學生對檔案管理工作的認知以及建議，鼓勵檔案管理人員及時發現檔案管理工作中的弊端和問題，促進檔案管理系統的完善，充分發揮檔案管理系統的作用。然而，在實際工作中，很多檔案管理人員對檔案管理專業技能培訓抱有錯誤的認知，認為檔案管理專業技能培訓是浪費時間和精力的事情，于是，從內心深處拒絕學習檔案管理知識，讓檔案管理專業技能培訓的效果大打折扣。在加強檔案管理專業技能培訓的同時，也要制定和完善檔案管理技能培訓考核機制，比如培訓結束后可以組織參加培訓的檔案管理人員進行閉卷考試，對于考試不合格的檔案管理人員重新進行培訓和學習，直到考試合格為止，迫使檔案管理人員學習最先進的檔案管理知識。高校要轉變檔案管理人員招聘制度和招聘模式，多聘請那些檔案管理專業畢業、具有檔案管理實踐經驗的大學生，在充實檔案管理隊伍的同時，為檔案管理隊伍注入新的活力和動力。高校要加強與其他高校檔案管理部門的交流和學習，相互借鑒彼此在檔案管理方面取得的成功經驗，吸取檔案管理失敗的教訓，促進本校檔案管理人員專業能力的提升。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員除了具有扎實的檔案管理理論知識和檔案管理專業技巧外，還需要具有良好的溝通能力、寫作能力、邏輯思維能力等等。原有的檔案管理模式中，以紙質檔案為主，電子檔案的數量有限，對檔案管理人員的互聯網操作水平要求較低，但是，現代化的檔案管理模式中以電子檔案為主，紙質檔案的數量不斷減少。與紙質檔案相比，電子檔案的安全系數更高，保存成本更低，保存年代更加長久，這促進了電子檔案的發展，因此，檔案管理人員必須掌握基本的計算機使用技巧，比如減少病毒入侵等。檔案管理工作并非單純的保存檔案信息，還需要對檔案內容進行檢查和補充，這就需要檔案管理人員具有一定的發現問題和解決問題的能力，促進檔案信息的全面性和準確性。此外，檔案管理人員還應具有一定的寫作能力，避免因語言表達錯誤等原因出現檔案信息混亂，有利于提升檔案信息的準確性。

（四）培養檔案管理人員的創新意識，提高檔案管理人員的創新能力。對檔案管理人員進行創新領域的教育和培訓，激發檔案管理人員的創新意識，在完成本職工作的同時，對檔案管理工作方式以及工作手段進行創新，提高檔案管理人員的判斷力和決策力，對于在工作過程中發現的已經過時的檔案信息進行刪除，對于信息不全面的檔案要主動聯系檔案持有人，及時補充檔案內容，提升檔案的全面性。

三、小結

堅持以人為本的基本原則，不斷提升高校檔案管理人員的專業素質以及綜合能力，符合高校檔案管理行業發展的基本要求。對高校檔案管理人員進行專業技能、職業道德以及互聯網技術等領域的培訓，引導檔案管理人員學習最先進的檔案管理知識以及檔案管理技術，熟練操作新研發的功能更加強大的檔案管理系統，實現傳統檔案管理模式到現代化、科學化檔案管理模式的轉變，提升檔案信息查詢的速度和準確率，降低因人為因素造成檔案損失的幾率，最后，還應幫助檔案管理人員端正工作態度，積極主動地消除檔案保管過程中存在的潛在危險因素，提升檔案管理的安全性和科學性。