事業(yè)單位人事檔案歸檔工作研究

文/大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站 劉洋

事業(yè)單位人事檔案歸檔工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，直接決定了人事工作的合規(guī)程度。但在實(shí)踐過程中，仍然或多或少存在著影響人事歸檔工作的因素。結(jié)合筆者的工作體會可知，這些因素部分由客觀原因所造成，如歷史原因而導(dǎo)致的人事檔案信息缺失，但主要因素仍需要從主觀方面來尋找。而且，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，人才流動性在體制內(nèi)單位也日益頻繁。從而，這就為人事檔案歸檔工作帶來了新挑戰(zhàn)和新情況。梳理現(xiàn)階段的相關(guān)文獻(xiàn)可得，不少作者仍聚焦于檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化問題。實(shí)則不然，隨著人事電子檔案信息平臺的逐步完善，以標(biāo)準(zhǔn)化格式來生成檔案信息已不是問題，所以當(dāng)前需要從新進(jìn)人員檔案信息歸檔，以及解決歷史遺留問題等方面來展開人事檔案歸檔工作研究。基于以上所述，筆者將就文章主題展開討論。

一、事業(yè)單位人事檔案歸檔工作存在的問題分析

（一）新進(jìn)人員人事檔案歸檔問題。隨著我國人口平均學(xué)歷水平的顯著提升，許多具有研究生學(xué)歷的畢業(yè)生進(jìn)入事業(yè)單位工作。與普通本科畢業(yè)生不同，不少研究生在入學(xué)之前已有工作履歷，但因各種各樣的原因而未能在學(xué)籍檔案中得到體現(xiàn)。盡管這種情況并不影響他們的研究生學(xué)習(xí)和生活，但隨著入職進(jìn)入事業(yè)單位，檔案信息缺失問題則在他們的定薪、定級上逐步體現(xiàn)出來。然而，他們在維護(hù)自身合法權(quán)益的同時(shí)，也無法提供有效的證明材料，所以使得在人才隊(duì)伍中存在著不穩(wěn)定因素。

（二）跨行人員人事檔案歸檔問題。部分具有企業(yè)工作經(jīng)歷的人員通過招聘進(jìn)入事業(yè)單位工作，如高職院校。在對他們進(jìn)行人事檔案歸檔時(shí)，或多或少存在著檔案信息殘缺問題。就其原因可以歸納為：1.他們在企業(yè)工作時(shí)，因體制外單位更加重視個體的崗位能力，且薪酬分配也與崗位貢獻(xiàn)掛鉤，所以并未充分重視對人事檔案信息的健全工作。2.跨行人員部分具有非公企業(yè)工作履歷，而非公企業(yè)不具有人事檔案接管權(quán)，所以這就使得他們的人事檔案長期處于非正常狀態(tài)。所有這些，都影響到今后在事業(yè)單位的人事檔案歸檔工作。

二、解決問題的著力點(diǎn)

（一）著力于與當(dāng)事人建立充分的溝通機(jī)制。事業(yè)單位人事檔案管理遵循一套完整的操作流程，而且該操作流程具有極強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)性和制度性。因此，非人事部門人員在通常情況下是難以全面掌握的。因此，為了降低人事檔案歸檔中的摩擦成本，人事部門應(yīng)與前面所述相關(guān)人員建立起充分的溝通機(jī)制。實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，首先就需要打破現(xiàn)有的職能壁壘。

（二）著力于多管齊下彌補(bǔ)檔案信息漏洞。面對原單位的新入職人員，以及面對體制外單位的跨體制人員，他們在客觀上屬于“弱勢群體”。這就意味著，在彌補(bǔ)人事檔案信息缺損時(shí)，單純依靠當(dāng)事人的努力則難以成行。因此，這里就需要著力于多管齊下來協(xié)助其彌補(bǔ)檔案信息的漏洞。

（三）著力于規(guī)制不實(shí)人事檔案信息內(nèi)容。在工作中遇見過這樣的情形，部分人事檔案信息存在著明顯的錯誤，如前后時(shí)間關(guān)系無法形成閉合。而且，部分信息也缺乏有效的支撐材料。為此，這里還需要著力于規(guī)制不實(shí)的人事檔案信息內(nèi)容。

三、對策

（一）打破職能壁壘，對部門開展人事檔案歸檔的知識講解。事業(yè)單位人事部門在職能化組織架構(gòu)下，形成了相對封閉的工作模式。盡管在電子辦公系統(tǒng)的支撐下，人事部門能夠與其他職能部門建立起高效的信息交互，但其工作影響力仍十分有限。為此，事業(yè)單位需要在黨委牽頭下，對全員開展人事檔案歸檔的知識講座，并在講座中向全員強(qiáng)調(diào)歸檔工作的重要性，和與他們切身利益的關(guān)系。講座可以安排在政治學(xué)習(xí)間隙，同時(shí)可以出臺紙質(zhì)資料供全員自學(xué)。

（二）由人事部門牽頭對人事檔案歸檔情況進(jìn)行自查自糾。人事部門應(yīng)重點(diǎn)針對新入職人員和跨體制調(diào)入人員的人事檔案信息進(jìn)行核實(shí)，按照人事檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查自糾。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)第一時(shí)間匯總，向上述人員所在部門進(jìn)行傳達(dá)，并由這些人員前來人事部門進(jìn)行情況說明。在面臨補(bǔ)充材料信息時(shí)，除了讓有關(guān)人員去原單位進(jìn)行調(diào)閱的同時(shí)，人事部門也應(yīng)派專人前去協(xié)助。這樣一來，就能增強(qiáng)檔案資源外調(diào)的嚴(yán)肅性。

（三）嚴(yán)格落實(shí)人事檔案歸檔制度，補(bǔ)充檔案信息支撐材料。對于現(xiàn)有的人事檔案歸檔工作來說，需要核實(shí)相關(guān)信息的真實(shí)性。因?yàn)?，這直接關(guān)系到當(dāng)事人的薪酬分配和崗位定級。關(guān)鍵工作在于需要當(dāng)事人補(bǔ)充檔案信息中的支撐材料，且人事部門應(yīng)主要以電話采訪的方式來核實(shí)支撐材料的有效性。

四、小結(jié)

隨著人事電子檔案信息平臺的逐步完善，以標(biāo)準(zhǔn)化格式來生成檔案信息已不是問題，所以當(dāng)前需要從新進(jìn)人員檔案信息歸檔以及解決歷史遺留問題等方面來展開人事檔案歸檔工作研究。具體的實(shí)施對策為：打破職能壁壘，對部門開展人事檔案歸檔的知識講解；由人事部門牽頭對人事檔案歸檔情況進(jìn)行自查自糾；嚴(yán)格落實(shí)人事檔案歸檔制度，補(bǔ)充檔案信息支撐材料。