淺談如何利用信息化技術(shù)提升建筑企業(yè)檔案管理水平

徐秀香

隨著普遍應(yīng)用的電子信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，我國建筑企業(yè)檔案管理工作開始朝著科學(xué)管理的方向發(fā)展，逐步健全建筑企業(yè)的管理制度，為將來企業(yè)進(jìn)步發(fā)展打好基礎(chǔ)。檔案管理工作貫穿在建筑企業(yè)的每一個(gè)階段，與企業(yè)招投標(biāo)、施工質(zhì)量有著緊密聯(lián)系。因此，需要進(jìn)一步增強(qiáng)建筑企業(yè)檔案信息化管理工作力度，探索新的發(fā)展途徑，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，推動(dòng)建筑企業(yè)檔案管理工作更加良好地發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的重要作用

（一）提高檔案工作效率

檔案管理不再耗費(fèi)大量的人力以及時(shí)間，查詢應(yīng)用更加準(zhǔn)確便捷。檔案數(shù)據(jù)一次錄入即可實(shí)現(xiàn)共享，打印多種檢索工具和各種報(bào)表，十分便利，極大地提高了工作效率。進(jìn)行檢索以及查詢的過程中，能夠應(yīng)用多種不同的查詢方法，按照管理權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)自行對檔案信息進(jìn)行查詢，針對過期不歸還的借閱者可以實(shí)現(xiàn)催還行為，大大降低了工作人員的工作量。

（二）部門職能將保管變成服務(wù)

信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，公司的各種文書、科技檔案等都能夠在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行瀏覽（有權(quán)限制約），提供給公司領(lǐng)導(dǎo)以及設(shè)計(jì)部門良好的服務(wù)。如此一來，檔案管理職能不再是檔案的保管單位，而是公司內(nèi)部信息共享服務(wù)中心。

（三）優(yōu)化企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程，提升管理水平

經(jīng)過對企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，不但將檔案管理工作者的管理觀念不斷改善，而且提高了管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及工作技能，保證檔案管理人員充分掌握網(wǎng)絡(luò)以及軟件等的操作技巧，保證管理流程出現(xiàn)徹底的變化，保證檔案管理工作更加規(guī)范，不斷提高檔案管理水平。

（四）企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力

建筑企業(yè)檔案管理對象是企業(yè)的核心競爭信息，檔案管理工作具有非常重要的作用。如何為企業(yè)發(fā)展進(jìn)步帶來保證，是所有檔案管理工作人員所面對的重要任務(wù)。建筑企業(yè)檔案管理需要將傳統(tǒng)的檔案管理以及服務(wù)模式進(jìn)行改變，應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，充分對既有資源的潛在價(jià)值進(jìn)行挖掘，為企業(yè)決策帶來非常良好的參考依據(jù)，提高企業(yè)的競爭力。一成不變的檔案管理模式會(huì)制約企業(yè)的健康發(fā)展，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息化建設(shè)，真正將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來，切實(shí)推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。

二、建筑企業(yè)檔案管理信息化管理當(dāng)中存在的問題

（一）認(rèn)識(shí)不足

有些建筑單位一味地關(guān)注企業(yè)的短期利益，忽略了企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理人力資源不足、硬件配置滯后、管理系統(tǒng)落后等。檔案管理給企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的影響見效慢這一特征，導(dǎo)致管理人員對檔案管理視而不見，根本不關(guān)注解決阻礙企業(yè)發(fā)展的問題。認(rèn)識(shí)不足對行政支持力度產(chǎn)生了影響，制約了檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，所以造成我國建筑企業(yè)檔案管理信息化水平低。

（二）不健全的企業(yè)檔案信息化管理制度

正常的建筑企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，企業(yè)當(dāng)中檔案信息化管理是不可或缺的一部分。檔案信息化管理工作要想順利運(yùn)行下去，不能缺乏健全的企業(yè)檔案信息化管理制度。但在實(shí)際中，建筑企業(yè)檔案信息化建設(shè)受到很多因素的影響，而且管理時(shí)間較短，檔案信息系統(tǒng)并不成熟。有的企業(yè)完全不了解企業(yè)信息化檔案管理工作，也并未真正認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理的作用，也沒有綜合多方意見，對檔案信息化管理制度進(jìn)行完善，導(dǎo)致和當(dāng)前檔案信息化管理的要求完全不符，不符合自身的發(fā)展趨勢，無法順利進(jìn)行檔案信息化管理，直接給信息化管理水平提高帶來不利影響。

（三）發(fā)展不平衡

有的大型建筑企業(yè)開始檔案管理信息化建設(shè)時(shí)間比較早，投入了比較大的人力、物力以及財(cái)力，檔案管理水平已經(jīng)實(shí)現(xiàn)較高的水平。可是有的中小型建筑企業(yè)還并未真正正確了解到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義，或者雖然已經(jīng)起步但是較為緩慢，加上企業(yè)自身實(shí)力的約束，導(dǎo)致投入力度不足，導(dǎo)致信息化的檔案管理工作進(jìn)程慢。信息化建設(shè)差距大，直接導(dǎo)致我國建筑企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不均衡，總體水平不高。

（四）建筑企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊

我國的建筑企業(yè)當(dāng)中，普遍存在著各級(jí)管理人員不夠重視檔案管理工作的問題，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理工作就是對工程檔案的收集、整理、歸檔以及保管等任務(wù)，無需專業(yè)知識(shí)，無需配置專業(yè)人員，導(dǎo)致檔案工作人員來源雜亂、檔案專業(yè)知識(shí)不足、業(yè)務(wù)水平低，給檔案管理工作帶來不良影響。

三、建筑企業(yè)檔案信息化管理措施

（一）電子檔案文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化

經(jīng)過分析檔案信息化管理當(dāng)中接收以及歸檔電子檔案方式的優(yōu)劣勢，為了更好地實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)信息化管理，就必須統(tǒng)一電子檔案的文件格式。具體統(tǒng)一文件格式的方式如下：第一，建筑工程項(xiàng)目在整個(gè)施工過程中要嚴(yán)格按照每一個(gè)環(huán)節(jié)的差異選擇不一樣的應(yīng)用軟件，統(tǒng)一文件格式就需要將其整合成為兼容多種格式的電子文件。第二，更加良好地確保電子檔案信息的真實(shí)、有效以及原始性。第三，檔案信息內(nèi)容一定要清楚、文檔格式要美觀，方便進(jìn)行檢索查詢應(yīng)用。第四，節(jié)省信息化檔案的成本，信息內(nèi)容提供批注，方便進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。第五，可以對各種掃描文件進(jìn)行接收，支出多種電子文件的獲取方式。第六，應(yīng)用知識(shí)產(chǎn)權(quán)對電子檔案進(jìn)行保護(hù)。

（二）確定紙質(zhì)檔案以及電子文件的應(yīng)用制度

建筑企業(yè)當(dāng)中，檔案大部分是紙質(zhì)檔案，或者是基于磁介質(zhì)的錄像帶、磁盤等。紙質(zhì)檔案在完成電子數(shù)字化之后，按照檔案整理方式實(shí)現(xiàn)整理、組卷、裝訂；數(shù)字化的檔案上傳到檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中。有的單位將檔案管理信息化單純地理解為檔案管理數(shù)字化，基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不充分的情況中產(chǎn)生了過分追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化的效率、完成度。有的建筑單位單純地以為數(shù)字化加上信息上網(wǎng)即為信息化，如此一來會(huì)產(chǎn)生很多隱患，最后大部分?jǐn)?shù)字化成果也會(huì)因?yàn)楦袷健①|(zhì)量問題無法共享變成數(shù)據(jù)垃圾，造成浪費(fèi)。應(yīng)用紙質(zhì)檔案的過程中要按照應(yīng)用對象，檔案室的專業(yè)工作者按照檔案利用制度填寫應(yīng)用者信息、填報(bào)應(yīng)用內(nèi)容；電子檔案的借閱要利用檔案信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，應(yīng)用者要使用專用的軟件，只能進(jìn)行打印不能下載，如需下載要辦理特殊的手續(xù)，不能對檔案原始信息進(jìn)行更改；電子檔案應(yīng)用過程中，數(shù)據(jù)庫利用軟件識(shí)別應(yīng)用者信息，自動(dòng)記錄以及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用者的操作行為。電子文件處理保存要符合我國的安全保密規(guī)定，對非法操作、病毒侵害等要利用有效的防范措施。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)力度

第一，將安全管理機(jī)制有效建立起來，確定相對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)加密、口令守則等方面的制度；建立健全安全審計(jì)跟蹤體系，有效提高總體信息安全防范意識(shí)。對安全等級(jí)比較高的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理者對用戶權(quán)限的分配管理，詳細(xì)記錄對系統(tǒng)維護(hù)內(nèi)容以及維護(hù)前后情況等事項(xiàng)。第二，加強(qiáng)對病毒預(yù)防的安全手段，將反病毒掃描以及殺毒的監(jiān)督管理系統(tǒng)建立起來，同時(shí)定期對文檔實(shí)現(xiàn)備份，實(shí)現(xiàn)多處異地存放的目的。第三，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警中心建立健全，實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)督控制以及預(yù)警的功能，監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的安全。

（四）加強(qiáng)管理工作者的培訓(xùn)與教育

要有效提升檔案信息化管理人員的管理水平，才可以保證檔案信息管理工作質(zhì)量不斷優(yōu)化。因此，建筑企業(yè)要關(guān)注培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人才，具體是利用增強(qiáng)有關(guān)人員培訓(xùn)教育工作力度來實(shí)現(xiàn)：第一，企業(yè)要主動(dòng)開展講座，對管理工作者的管理技術(shù)以及方法進(jìn)行專門培養(yǎng)。第二，企業(yè)要從招聘人員開始，嚴(yán)格對管理人員的水平進(jìn)行要求，引入高素質(zhì)的人才。

總而言之，雖然我國建筑企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平不高，但是只要做好上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作營造良好的發(fā)展氛圍，將創(chuàng)新作為依托，實(shí)現(xiàn)我國建筑企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的高水平目標(biāo)將指日可待。

（作者單位：中國武夷實(shí)業(yè)股份有限公司）

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