淺析信息化時代高校財務(wù)檔案管理的改革創(chuàng)新

秦紅

[摘 要]在信息化時代，高校財務(wù)檔案管理工作面臨著新變化。對此，本文主要分析了信息化時代高校財務(wù)管理工作的特點，探討了高校財務(wù)檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了相應(yīng)對策，以供檔案管理人員參考

[關(guān)鍵詞]信息化；財務(wù)檔案；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.082

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）18-0-02

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校信息化建設(shè)工作也被提上日程，而高校財務(wù)檔案管理作為高校日常管理工作的重要內(nèi)容之一，也必然會有信息化建設(shè)的需求。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確提出，檔案信息化建設(shè)是十一五規(guī)劃的1項戰(zhàn)略任務(wù)。要做好這項工作，高校就必須提高對財務(wù)檔案管理內(nèi)涵的認識，明確信息化時代財務(wù)檔案管理的特點是什么，再通過調(diào)查本單位的財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，針對財務(wù)檔案管理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的對策，穩(wěn)步推進高校財務(wù)管理的信息化建設(shè)工作。

1 信息化時代高校財務(wù)檔案管理的特點

1.1 專業(yè)性

與普適性檔案不同的是，財務(wù)檔案管理具有一定的專業(yè)性，它主要分為兩個方面：一是財務(wù)收據(jù)票據(jù)類，及學(xué)校內(nèi)部的收入和支出類的票據(jù)管理，如學(xué)生學(xué)費收據(jù)、辦公用品支出收據(jù)、科研經(jīng)費支出收據(jù)、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)和獎學(xué)金助學(xué)金發(fā)放收據(jù)等；二是財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)，如高校教職工薪資、獎金、節(jié)日福利等內(nèi)容的發(fā)放表、銀行對賬單、單據(jù)賬表類等專業(yè)財務(wù)賬單的保管、收集、移交和銷毀。從以上財務(wù)檔案管理涉及的內(nèi)容來看，要求財務(wù)檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識，否則很難進行專業(yè)化的收集和管理。此外，財務(wù)檔案還反映了一個學(xué)校的經(jīng)濟活動和財務(wù)狀況，能夠直觀地獲得學(xué)校的財務(wù)信息。

1.2 綜合性

高校作為人才的輸出和培養(yǎng)機構(gòu)，本身具有很強的綜合性，除教學(xué)、科研外，日常內(nèi)務(wù)管理、基礎(chǔ)建設(shè)及后勤保障也必不可少，而這些所有的模塊都包含著財務(wù)工作。這也就決定了財務(wù)檔案管理具有很強的綜合性，因此在進行信息化建設(shè)工作時，就要充分考慮財務(wù)檔案的綜合性，考慮它與其他部門的聯(lián)系。此外，高校財務(wù)檔案種類多、數(shù)量大，保管的方式也有電子、紙質(zhì)等眾多方式，而除了傳統(tǒng)的方式外，還有信息化管理方式，共同體現(xiàn)了高校財務(wù)檔案的綜合性。

1.3 政策性

高校財務(wù)管理通常具有很強的政策性，由于高校財務(wù)制度本身就較為嚴格，從而財務(wù)檔案管理工作也十分嚴格，從財務(wù)檔案的收集、分類、歸檔、調(diào)用、查閱乃至銷毀都需要嚴格依據(jù)相關(guān)政策執(zhí)行。而在信息化時代，為避免信息安全遭受威脅，財務(wù)檔案管理政策更加嚴格，如果因管理不善造成財務(wù)檔案信息泄密或毀損，會給學(xué)校帶來損失，必須按規(guī)定從嚴追究相關(guān)人員的責(zé)任。財務(wù)檔案管理工作還要根據(jù)國家政策進行調(diào)整，如在2016年我國實行“營改增”之后，財務(wù)檔案管理就要格外重視增值稅專用發(fā)票的管理，尤其在專用發(fā)票的使用方面要更加注意，對高校的報銷制度、財務(wù)檔案收集等多個方面都產(chǎn)生了重大影響，如有違反，會面臨法律風(fēng)險。

1.4 通用性

高校檔案管理活動的基本規(guī)律決定了各個院校和專業(yè)在教育體制、教育方式方法、教學(xué)內(nèi)容等方面具有共性，而對與財務(wù)檔案管理來說，高校的財務(wù)檔案管理沿用的政策是具有一定的共通性的，記錄和反映高校財務(wù)狀況和經(jīng)濟活動的財務(wù)檔案也必然存在內(nèi)在的聯(lián)系和共通點。高校內(nèi)部和不同高校之間都可以互相借鑒和學(xué)習(xí)，從而使高校財務(wù)檔案管理具有通用性的特點。

2 信息化時代高校財務(wù)檔案管理中存在的問題

2.1 信息化程度低

目前，從我國高校的財務(wù)檔案管理來看，信息化程度還較低，主要是由以下幾個原因造成的。第一，不重視信息化建設(shè)。很多工作人員認為信息化只是簡單地將管理工作從線下搬到線上進行，對財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)的認識，僅停留在機械化管理的階段，沒有上升到智能化管理的高度。第二，財務(wù)檔案管理與信息化結(jié)合程度不夠。與其他檔案管理不同的是，財務(wù)檔案涉及大量的紙質(zhì)性票據(jù)，因此在傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理中往往重紙質(zhì)、輕電子，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理無法與信息設(shè)備實現(xiàn)深度融合，且沒有做好備份工作，導(dǎo)致線上和線下的數(shù)據(jù)不同步，從而會影響財務(wù)檔案管理的信息化進程。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，不僅需要專業(yè)的信息技術(shù)人才，更需要專業(yè)的檔案管理人才。對于傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理來說，目前我國高校的檔案管理人員已基本符合高校財務(wù)檔案管理的要求，在學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)驗等各方面都符合高校的標準，但對于信息化建設(shè)來說，高校財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高。同時，高校財務(wù)檔案的多元化趨勢也要求工作人員要具備更加復(fù)合的專業(yè)背景，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高導(dǎo)致教學(xué)檔案信息化建設(shè)程度低，僅僅停留在改變管理方式上，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案的信息化建設(shè)需要大量借助第三方機構(gòu)，從而給信息化建設(shè)工作帶來了許多不穩(wěn)定因素。

2.3 財務(wù)檔案意識淡薄

第一，高校領(lǐng)導(dǎo)沒有重視財務(wù)檔案管理。由于高校財務(wù)管理多年來一直延續(xù)著相同的財務(wù)管理模式，沒有太大的變動，因而財務(wù)檔案管理也無法從根本上進行改革，限制了財務(wù)檔案管理的發(fā)展，長此以往不利于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。第二，財務(wù)檔案管理意識不平衡。由于財務(wù)檔案管理工作需要多個部門進行合作，如果只有一個部門重視是無法做好財務(wù)檔案管理工作的，而多個部門協(xié)同進行財務(wù)檔案管理就需要各部門的工作人員通力配合，但檔案管理部門的工作人員作為專職的檔案管理人員，檔案意識顯然要強于其他部門，這種不平衡性也導(dǎo)致了財務(wù)檔案管理的效率低下。

2.4 缺乏先進的管理制度

一般來說，高校的財務(wù)制度是十分嚴格并且政策性極強，然而其財務(wù)檔案的管理工作雖然也具有政策性，但卻缺乏完善的管理制度，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。第一，缺乏信息化環(huán)境下財務(wù)檔案管理制度的更新和改革。目前，很多高校仍沿用之前的管理制度，而隨著檔案管理工作信息化程度的不斷加深，現(xiàn)有的工作需要和滯后的管理制度勢必會產(chǎn)生落差，互相影響，最終會產(chǎn)生日常檔案管理工作效率低、信息化建設(shè)進度慢等問題。第二，缺乏完善的監(jiān)督制度。由于缺乏完善的監(jiān)督制度，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作缺乏規(guī)范化和流程化，不利于檔案的保管和利用，同時也導(dǎo)致財務(wù)檔案管理不嚴謹。

3 信息化時代高校財務(wù)檔案管理的改革創(chuàng)新

3.1 加強信息化建設(shè)

加強信息化建設(shè)，是財務(wù)檔案管理的工作需要，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。第一，要從硬件上滿足信息化建設(shè)的基本需要，加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，采購相應(yīng)的硬件存儲設(shè)備、聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施和基本的操作系統(tǒng)，在進行信息化建設(shè)時要提前規(guī)劃，為日后的多部門協(xié)調(diào)以及建設(shè)智慧校園奠定基礎(chǔ)。第二，積極引入專業(yè)的信息技術(shù)企業(yè)。在供應(yīng)商的選擇上，高校要堅持寧缺毋濫的原則，杜絕使用“最低價中標”的招標方式，在保證質(zhì)量的前提下開展信息化建設(shè)工作。第三，采用云計算技術(shù)。高校要積極采用云計算技術(shù)，將檔案管理工作放在“云端”進行，進一步降低財務(wù)檔案管理的成本。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，能從根本上提高財務(wù)檔案管理水平，加快財務(wù)檔案信息化建設(shè)。在信息技術(shù)專業(yè)知識方面，有條件的高校可以依托自身信息技術(shù)相關(guān)學(xué)科給予檔案管理人員專業(yè)指導(dǎo)，如開設(shè)信息專業(yè)知識的選修課程，并且要將考試成績納入考核體系中。此外，高校還可以借助專業(yè)的培訓(xùn)公司對管理人員進行培訓(xùn)。在財務(wù)檔案管理專業(yè)知識方面，注重學(xué)習(xí)兩方面的知識，一是財務(wù)檔案管理專業(yè)知識，這是由財務(wù)檔案的專業(yè)性特點決定的，二是要提高政策解讀能力，這是由財務(wù)檔案的政策性決定的。

3.3 增強檔案管理意識

增強財務(wù)檔案管理人員的檔案意識，要注重增強以下幾種意識。第一，責(zé)任意識。財務(wù)檔案管理事關(guān)重大，它能夠反映學(xué)校的經(jīng)濟活動和財務(wù)狀況，能夠直觀地獲取學(xué)校的財務(wù)信息。因此，財務(wù)檔案管理人員一定要增強責(zé)任意識，細化日常工作，在工作中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，將責(zé)任意識滲透進財務(wù)檔案管理的方方面面，確保財務(wù)檔案的完整、連續(xù)和準確。第二，規(guī)范意識。財務(wù)管理工作本身就是事務(wù)性工作，要求具有較高的規(guī)范性和政策性，對于管理人員來說，必須嚴格執(zhí)行檔案管理的相關(guān)規(guī)范制度，切實履行財務(wù)檔案工作的各項手續(xù)。第三，服務(wù)意識。從財務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢來看，財務(wù)檔案管理人員需要具備較強的服務(wù)意識，因此管理人員應(yīng)立足本職工作，探索和開發(fā)多元化的服務(wù)方式，增強自身的服務(wù)意識，不斷提升服務(wù)水平。

3.4 優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)

優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)，是高校財務(wù)檔案管理服務(wù)開發(fā)、業(yè)務(wù)拓寬以及信息化建設(shè)的根本要求之一。第一，進一步明確工作人員的權(quán)責(zé)范圍，細化每個人的工作內(nèi)容，明確權(quán)責(zé)的邊界，減少“兼職”，實行專人專責(zé)，加強內(nèi)部管理，確保人力系統(tǒng)的規(guī)范性。第二，根據(jù)信息化建設(shè)的具體情況靈活設(shè)置相關(guān)崗位，確保信息化建設(shè)得到全方位的支持。第三，積極引進擁有管理經(jīng)驗的信息化人才，做好內(nèi)部人員的儲備工作。第四，建立健全內(nèi)部考核體系，杜絕形式主義，實行量化考核。第五，加強檔案管理人員與財務(wù)管理人員的溝通交流，減少部門之間的交流障礙，共同支持財務(wù)檔案管理工作。

主要參考文獻

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