醫院特種設備檔案管理工作探析

尹良鑫

摘要：對醫院而言，對特種設備的相關檔案進行有效的管理具有十分重要的意義。同時，檔案管理工作應該做到與時俱進，對傳統的檔案管理思維進行不斷地調整和完善。在技術方面，應該不斷應用新型高端技術，強化特種設備的檔案管理工作水平，使管理工作趨于科學化、高效化、嚴謹化。本文對醫院特種設備檔案管理工作的現狀進行闡述，并提出了相應的改進策略，希望可以對相關領域提供一些借鑒意義。

關鍵詞：特種設備；檔案管理；信息化

醫院特種設備包括，安全閥、高壓氧艙、氧氣瓶等。而檔案記錄工作，就是對這些設備在開始正式投入之前和投入使用后的全部過程進行記錄。對特種設備檔案進行有效的管理是醫院內部各部門管理工作中最重要的部分之一，對設備的應用以及后續問題的查找具有非常重要的意義。在醫院中，特種設備對治療工作、科學研究和教學任務以及后勤保障等工作的順利開展起著關鍵性的作用。同時對特種設備的相關檔案進行嚴格的管理，可以在一定程度上促進使用單位對設備的管理。根據對檔案的管理，可以判斷出使用單位在進行特種設備管理時的真實水平。因此，必須要不斷強化對特種設備的檔案管理工作。

一、醫院特種設備建立檔案的意義

近年來，由于對特種設備使用力度的不斷加大以及其自身固有的特殊性，所以有關部門開始加強對特種設備的管理工作，同時政府出臺了一系列關于特種設備的法律條文，各地也不斷落實具體的條例和方法。隨著各種法律條文的頒布和特檢業的迅猛發展，特種設備檔案的具體管理形式和方法不斷擴大和完善，同時取得了較為良好的效果。國家對醫院的各項投入不斷增加，無論是醫療設備方面，還是后勤特種設備都有一定程度的更新和添加。使得醫療服務水平得到提升，同時特種設備的管理更加高效，降低了事故的發生，切實保障了醫療衛安全。

二、醫院特種設備檔案管理工作現狀

1.管理意識淺薄

我國大部分醫院都延續了傳統的只注重臨床，而忽略后勤的思想觀念，缺乏對特種設備檔案進行有效管理的重視，使得崗位管理的人員和技術力量十分薄弱，同時沒有意識到檔案管理對醫院一系列生產、生活工作所闡述的重要影響。而且對檔案管理的宣傳和培訓十分匱乏，在執行管理任務時缺少足夠的人力，部分管理人員不具備相應的素質。身處檔案管理崗位的工作人員缺乏對崗位的全面認識，不具備相應的責任心，使得設備的檔案資料被亂放，對檔案的整理也十分不到位。

2.相關科室的配合不到位

對特種設備而言，其檔案管理工作涉及范圍十分廣泛，因為設備的品名和種類具有很大的差異性，所以檔案資料的記錄也十分復雜，很難在短時間內進行完整的采集，所以導致醫院的管理工作受到影響。另外，由于醫院各個科室的數量眾多、而且分布范圍較廣，所以需要臨床等相關科室的協調配合。但是這部分科室自身的工作量非常大，而且可以應用的人手非常稀缺，所以檔案管理工作難以有效的進行。

3.信息管理匱乏，技術手段落后

在當今社會，信息化的發展非常迅猛。但是在醫院的部分科室中，關于特種設備的檔案記錄工作仍然依靠紙質或軟件表格等形式進行記錄。將檔案制定成冊然后存儲在檔案盒中，這種方法不利于對相關資料的查找，而且保存方法也不妥善。傳統的手工檢索，不僅浪費時間和人力，而且也無法對檔案進行長時間的存儲。工作人員無法在短時間內準確的找到所需要的設備檔案信息，信息管理的匱乏和技術手段的落后，使得檔案管理工作受到了極大的限制。

4.管理制度不健全

目前，我國醫院關于特種設備檔案所執行的一系列管理工作缺乏有效的制度支撐。相關科室因為檔案制度的欠缺，使得檔案資料和使用設備之間無法細致準確的對應。雖然部分科室建立了關于特種設備的應用和管理制度，但是基本只流于形式，沒有進行有效的落實，使得檔案資料不準確，甚至還有部分確實，無法為特種設備的資料查詢提供全面有效的信息數據。

三、強化醫院特種設備檔案管理的策略分析

1.建立健全管理制度

為了保證特種設備的檔案管理工作落實到實處，必須要不斷建立健全相關制度，同時要加強各部門之間的協調配合。醫院的管理人員應該承擔起相應的責任，并帶領整個團隊去完善和建立檔案管理制度中的具體條例和內容，使管理制度深入貫徹到每個科室中，加強工作人員對檔案管理工作的了解和認識。同時將具體的制度和程序融入到醫院的資源規劃項目中，使得檔案管理工作區域合理化、系統化和制度化。不同設備的實際賬目和相關資料都要按類別進行整理和存儲，同時安排專人進行負責。

2.增強軟、硬件配置

按照當前階段對檔案管理的實際需求，不斷促進基礎設施、高素質人才團隊、檔案管理部門等方面的建設工作。為檔案管理部門配備相應的信息設備，如計算機、打印機等。同時更新和完善信息檢索工具，依次調整和強化檔案目錄條碼等，完善對檔案的存儲，在進行重點檔案監管的區域配備監控設備，同時安裝門窗保護裝置，如報警設備、鐵門鐵窗等。除此之外，還需要配備防火、防潮等相關設施，使得檔案資料的存儲更加安全。應用條碼溯源等高端信息技術，加強對檔案信息資料的搜索和查詢工作，提高運行效率。從傳統的依靠紙質檔案進行管理轉換為信息化的管理，將檔案信息保存在系統的磁盤中，方便存儲和查詢，同時也可以對重要的資料進行備份存儲。

3.將檔案應用方案落實到實處

為了強化信息管理的理念，需要強化領導工作，設計相關方案，從而有效的實現特種設備檔案在不同科室之間的順利交接，促進設備使用性能和期限的提升。方案應包括如下內容：在役特種設備的資料信息、使用過程、維修養護過程、質量控制等。相關人員嚴格按照現實工作中所承擔的工作任務，對方案進行模擬演練，便于發現問題并進行有效的處理和完善，使得方案的設計更加全面細致，保障特種設備檔案的實際應用方案具有現實意義。

4.促進檔案管理的信息化

促進特種設備的檔案管理向著信息化發展，是現階段進行檔案管理的主要發展趨勢，同時也可以在一定程度上體現出醫院的管理水平。應用高端前沿的信息化技術對設備檔案進行管理，可以促使管理效率的大幅度提升，并且可以對檔案進行長時間的存儲。因此，根據特種設備的相關管理規定，需要針對特種設備建立起相應的檔案管理系統，為各科室和人員提供動態電子檔案。醫院建設檔案信息平臺，包括設備類別、具體型號、生產廠家等內容，便于對設備的日常維護、運行等信息的查詢。應用信息系統進行查詢，可以及時了解到設備的相關信息。各科室也可以利用網絡技術，高效準確的查詢出本科室特種設備的相關信息。

結束語：隨著信息技術的不斷發展，醫院不斷引進科技含量強、高端前沿的醫療特種設備，從而替代傳統老化的設備。對醫院而言，對特種設備進行有效的管理具有非常重要的意義。特種設備的高效平穩運行是醫院實現一體化服務和信息化發展的基礎條件，而對特種設備的檔案進行科學合理的管理更是十分必要。因此，醫院相關人員應該切實做好特種設備檔案的管理工作。

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