建立中國特色的商業性文件中心的路徑探析

摘 要：從20 世紀90年代初開始，我國一些檔案部門根據自身的工作性質，充分發揮自身在人員、技術、設備等方面的優勢，陸續建立了商業性文件中心，開展檔案文件中心。從沈陽市1992 年6 月成立了全國第一個商業性文件中心——沈陽市檔案信息開發服務中心以來，浙江、上海、廣東等全國各地的商業性文件中心相繼成立。其發展趨勢呈現出了多元化、多功能化、市場化、規范化的特點，成為檔案事業發展的一支不可或缺的重要力量。

關鍵詞：中國特色 商業性文件中心 檔案服務

1 我國現階段商業性文件中心的現狀分析

目前全國商業性文件中心主要有以下幾種類型：（1）檔案事務所。是早期商業性文件中心的形式之一，主要從事檔案整理、檔案技術開發、服務及開發產品的銷售等活動。以浙江省檔案局創辦的檔案事務所為代表。（2）檔案咨詢服務中心。包括檔案整理咨詢，檔案工作目標管理考評咨詢，有關工程方面檔案問題的咨詢以及檔案管理現代化方面的咨詢等。（3）檔案寄存服務中心。主要是接受寄存保管不屬于各級國家綜合檔案館接收范圍的單位和個人的檔案資料，以及一些破產企業的檔案，并提供檔案的鑒定、檢索工具的編制、縮微、數字化等方面的工作。以深圳市檔案局為代表。（4）檔案管理技術服務中心。主要是利用館藏的技術、設備等對外開展服務。如利用縮微設備對有關單位和個人的檔案進行縮微品制作，對外提供有償的檔案消毒殺蟲，對外提供修裱服務等。

隨著檔案事業的發展，商業性文件中心在我國各地紛紛建立，發展十分迅速，商業性文件中心勢必在未來的檔案事業發展中將引領發展潮流。然而當前商業性文件中心尚處于發展時期，仍存在的許多問題，結合現階段我國商業性文件中心發展形勢，可以看出，制約商業性文件中心發展的原因有以下幾點：

第一，職責不明確，致使商業性文件中心關系不協調。在我國，商業性文件中心的產生往往是由政府批準，且業務范圍是由檔案行政管理部門的原有職能中分離出來的，這就導致了商業性文件中心對于檔案行政管理部門的依附性很強，致使職責不清。

第二，觀念守舊，導致商業性文件中心發展緩慢。一方面，社會組織和群體對商業性文件中心的安全性和保密性提出質疑，同時對商業性文件中心的作用和職能沒有了解很好，從而導致商業性文件中心營業量甚少。另一方面，商業性文件中心本身人員不明確自身的工作職責，他們大多臨時接手文件中心的工作，對前景沒有明確規劃。

第三，人才缺乏，人員素質不高，導致商業性文件中心的服務與競爭能力偏低，擴展革新停滯不前。一是由于商業性文件中心的從業人員大多數是從事檔案行政管理部門工作人員或者是檔案館的退休人員、下崗人員。二是由于隨著經濟全球化和我國經濟的持續增長，新興的行業越來越多，專業分工越來越細，相應地對商業性文件中心的業務能力、服務水平和專業要求也越來越高。

2 國外的商業性文件中心的現狀分析

國外商業性文件中心及其行業正發生著歷史性的變化：

（1）其組織形式已經由兼營式文件管理機構發展為專營式文件管理機構。據相關數據記錄，這類機構已占文件管理機構總數的95%。

（2）其行業布局已經由星羅棋布式的小型文件管理機構發展為以大型文件管理機構為主導，小型文件管理機構為補充的行業格局。

（3）其經營規模正在由單個的文件管理公司向國內連鎖和跨國經營的方向發展。如IR0N M0UNTAIN公司在全球擁有600多個分支機構；首先打入中國的“第一國際美國”公司已在本土、瑞士和中國開辦了9家分公司，并著手向北京、廣州地等拓展。

（4）其業務范圍已經由單純的文件保管、文件檢索、文件遞送和安全銷毀等簡單服務，發展為在此基礎上向客戶提供檔案業務咨詢、風險管理、特藏與專門文件管理、開業咨詢與銷售、編制專題索引等綜合性服務或特色服務。

（5）其管理手段正在由作坊式、手工操作為主向人機對話、數字掃描、網絡傳輸為主的方向發展。這一方面的發展甚至比政府文件中心還迅速。

3 構建我國特色商業性文件中心的途徑

通過以上對于我國和國外商業性文件中心的現狀的分析，不能看出，在構建我國特色商業性文件中的道路上，我們需要改進和發展的方面還有很多，而且國外的一些先進經驗也非常值得我們借鑒。這就需要我們根據自身的特點，傳承自有優勢，汲取國外成功經驗，發展具有中國特色的商業性文件中心。

首先，要明確商業性文件中心的基本職能。檔案行政管理部門原則上只對文件中心及其從業人員的資格進行審查把關，而不直接參與或干涉文件中心的具體業務和經營。當然，在業務上文件中心應接受檔案行政管理部門的監督和指導。同時，商業性文件中心要真正與檔案行政管理部門脫鉤，從業人員也應從檔案行政管理部門分流或向社會公開招聘，使商業性文件中心真正成為獨立核算、自負盈虧的法人主體。如果這一基本職能得到充分保證，那么，商業性文件中心就有了廣闊的發展空間。

其次，要把握商業性文件中心的咨詢服務的功能。咨詢業是當今信息時代最具發展潛力和前途的服務產業，檔案作為一種非常具備實效的信息，更應該對其進行研發和向社會、組織和個人提供咨詢。商業性文件中心可以借鑒相關的咨詢公司及機構的經驗，為社會、組織、個人和企業提供相關咨詢。針對不同的咨詢方向，商業性文件中心應采取不同的策略。

再次，充實商業性文件中心人才。商業性文件中心發展的瓶頸是人才缺乏，因此，當務之急是引進和培養專業人才。商業性文件中心需要的專業人才是新型專業人才，他們不再是單純只懂檔案管理的專業人員。除了檔案管理專業知識之外，還需要有商業頭腦和服務意識，創新意識并掌握相應的電腦技術。現行電子文件越來越多，計算機操作在檔案管理中的作用越來越重要，這要求引進更多的計算機技術人員。

同時，商業性文件中心應該主動擴大業務范圍。除了傳統的為企業和組織提供檔案專業服務和咨詢之外，商業性文件中心應該擴大視野，涉獵相關的領域，擴大業務。社區檔案是一種重要的新興檔案，現在社會的發展，城市中主要以社區為單位進行建設和管理。商業性文件中心應該不失時機地介入這一領域，接管社區檔案，這樣既節省了開支又形成社區的自身檔案管理。

最后，商業性文件中心應引進先進的管理機制和經營機制。商業性文件中心可以借鑒其他行業的文件中心機構和事務所的成功經驗，引進他們的運行機制，并結合自身的特殊情況，進行機制革新。此外，商業性文件中心應該伺機做大，形成規模，建立具有一定競爭力和實力的公司實體應對市場和相關行業的競爭，使商業性文件中心工作健康發展。。

5 結語

在構建我國特色的商業性文件中心的道路上，還需要走很長的一段路，才能使其不斷的發展與完善， 但隨著社會關注度的提高，檔案事業法規體系的不斷健全和完善，政府部門職能的轉化，我們一定能建立起真正的遵紀守法、規范經營、誠實守信、政企分開、權責明晰、獨立經營、自負盈虧、優質服務的商業性文件中心。

參考文獻：

[1] 齊虹.關于檔案信息咨詢產業化的思考——兼議商業性文件中心產生的必然性與發展方向[J].北京檔案，2000（11）.

[2] 上海檔案局.檔案中介機構研究[M].上海檔案局， 1994.

[3] 陸陽.歐美國家商業性文件管理研究初探[J].檔案學通訊，2005.

作者簡介：劉青，出生年月：1987年4月，性別：女，民族：漢族，籍貫（精確到市）：天津市，當前職務：天津市東正房屋拆遷服務中心辦公室副部長（主持工作），當前職稱：檔案管理助理館員，學歷：大學本科，研究方向：檔案學。