淺談醫(yī)院人事檔案管理信息化

肖 坡，張 志，朱俊迪

（泰安市腫瘤防治院，山東 泰安 271000）

1 醫(yī)院人事檔案管理信息化的特點

醫(yī)院人事檔案管理信息化是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，運用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮人事檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如，利用計算機將人事檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，可進(jìn)行檔案的鑒定工作，利用縮微照相技術(shù)對紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理信息化具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、速度快、保密性強等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢。檔案管理實現(xiàn)計算機管理，已經(jīng)成為檔案管理信息化的重要途徑和手段，具有速度快、系統(tǒng)性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。

2 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后、缺乏保密性

醫(yī)院人事檔案管理最大的特點就是其嚴(yán)格保密性、數(shù)量眾多，需要專業(yè)的人員管理，但醫(yī)院又是一個公共場合，一定程度上降低了檔案管理的保密性。很多醫(yī)院沒有真正地合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員只能按照傳統(tǒng)的方式對人事檔案進(jìn)行管理，使得檔案管理工作方式落后、管理效率低，需要耗費大量的人力、物力，容易出現(xiàn)差錯。

2.2 人事檔案信息化程度低、更新率低

當(dāng)前形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式顯然已過時，在實際操作中，檔案基本都是一次性入檔，不會根據(jù)人員檔案進(jìn)行補充和完善，更新率低，給每位醫(yī)護(hù)工作者發(fā)揮自身能力帶來了影響。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，即依靠紙張、依靠人工記錄的模式無法實現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員檔案的更新和維護(hù)。目前，隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)護(hù)人員的流動性增強，新進(jìn)人員及離開人員的檔案只是在需要的時候才整理，日常工作中所獲得的獎勵及科研創(chuàng)新取得的成績不能及時在檔案中體現(xiàn)出來，人事檔案存在信息不完整、不真實等情況，給醫(yī)院對醫(yī)護(hù)人員的合理配置帶來影響，不能提高醫(yī)療系統(tǒng)的人才競爭力。信息化管理是大勢所趨，符合當(dāng)前人事管理的趨勢。

2.3 缺乏高級管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員3個等級層次。高級檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)水平，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制訂政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前，檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高，而檔案管理人員群體學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)配置不合理，檔案管理人員個體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡，不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理信息化建議

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代信息化社會，負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員要有很強的信息處理和分析能力，并且還應(yīng)具備對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時更新的能力，醫(yī)院還應(yīng)指定專門的計算機負(fù)責(zé)人員對計算機等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維修和升級。所以醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷更新自己的管理觀念，加強檔案管理隊伍建設(shè)，提升工作人員的專業(yè)知識和工作技能。

3.2 加大經(jīng)費投入

任何醫(yī)院管理人員的管理工作非常重要，但檔案管理往往會被領(lǐng)導(dǎo)忽視，甚至有些檔案沒有收集，上級檢查后才要求檔案管理人員編排檔案。只有充分發(fā)揮信息化檔案的優(yōu)勢，對信息進(jìn)行分類，提高效率，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參考信息。為此，應(yīng)提高醫(yī)院人事檔案工作在人們心目中的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，爭取資金和政策上的支持。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理的體制機制

醫(yī)院要對整個檔案信息收集、整理和提取的過程有一體化的控制，對檔案管理的全過程要進(jìn)行記錄和監(jiān)控，實現(xiàn)對其全過程的管理，確保人事檔案的安全性、保密性。

總之，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院整體管理中必不可少的重要組成部分，能為各項人事工作提供重要的客觀依據(jù)。因此，醫(yī)院要切實重視人事檔案管理工作，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行人事檔案管理制度，聘用高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，采用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)信息化的人事檔案管理。

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