基層醫(yī)院檔案管理工作的體會(huì)

管莉

（重慶市合川區(qū)南津街街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，重慶 401520）

目前，隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革的深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。加之當(dāng)今醫(yī)療糾紛的大量出現(xiàn)，對(duì)醫(yī)療檔案工作提出了更高的要求。做好醫(yī)院的檔案管理工作，能有效發(fā)揮檔案的社會(huì)功能，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員道德素質(zhì)的提高，更好地為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)服務(wù)。檔案管理是醫(yī)院管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。筆者經(jīng)過近15年的檔案管理，有如下幾點(diǎn)體會(huì)。

1 醫(yī)院基礎(chǔ)檔案的重要性

醫(yī)院的基礎(chǔ)檔案雖不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，但對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展卻十分重要。醫(yī)院基礎(chǔ)檔案是醫(yī)院日常運(yùn)行活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載醫(yī)院的建設(shè)、運(yùn)行、業(yè)務(wù)開展等情況。檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集相關(guān)資料，為醫(yī)院以后的發(fā)展提供有效的文字資料，有利于提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療水平，提高醫(yī)院在社會(huì)上的知名度和在老百姓中的知曉度，從而推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 重視不夠，意識(shí)不強(qiáng)，利用率不高

在具體工作中，不少同志甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案重視程度不夠，“重效益、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往來自臨床部門，缺乏對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，僅重視醫(yī)療護(hù)理人員素質(zhì)和技能的提高，沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作人員知識(shí)更新的必要性及檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前，從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動(dòng)性大。檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷偏低、思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問題，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 管理制度不健全，檔案收集效率不高等

目前，絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一、規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

2.4 硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高

有些醫(yī)院醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后。雖然近年來計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中被廣泛運(yùn)用，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索上，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施及對(duì)策

3.1 增強(qiáng)意識(shí)，努力創(chuàng)新，強(qiáng)化服務(wù)觀念

在這方面，我們可從以下3方面著手做起：①增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。讓全體人員明白建立檔案的最終目的是利用，通過多方面讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)了解到這一點(diǎn)，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。②緊跟時(shí)代的步伐。檔案人員要建立開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，并積極付之行動(dòng)，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)開展檔案信息咨詢服務(wù)，通過醫(yī)院內(nèi)部工作業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)回答相關(guān)人員的問題。③強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作者就是為一線醫(yī)務(wù)工作者服務(wù)的，要及時(shí)通報(bào)關(guān)于檔案管理工作方面的動(dòng)態(tài)。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案專業(yè)人員的素質(zhì)

只有檔案人員自身素質(zhì)提高了，檔案工作發(fā)展才有保證。培訓(xùn)是提高檔案管理水平的重要途徑，隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型管理向高度知識(shí)化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。如果有條件，醫(yī)院可以適當(dāng)增補(bǔ)檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務(wù)層次；同時(shí)也要提高現(xiàn)有檔案人員的素質(zhì)，將提高專、兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)水平放在突出位置，加大對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，或聘請(qǐng)專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤，最大限度地發(fā)揮檔案專業(yè)技術(shù)人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.3 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅、條理性強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度，可降低檔案管理的隨意性。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。有條件的醫(yī)院可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間、院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

［1］張麗.高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策［J］.湖北檔案，2007（3）.

［2］朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性［J］.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2004，2（5）.