企業員工手冊的實踐研究

申梅驊

【摘要】員工手冊是企業重要的管理規范。本文從企業員工手冊存在的常見問題出發，對員工手冊的作用、制定原則、內容設計和制定流程進行了論述，為企業制定員工手冊提供了實踐指導。

【關鍵詞】企業；員工手冊；員工

新員工來公司報到的第一天，往往會首先領到一本《員工手冊》，里面涵蓋了公司管理的方方面面。員工手冊作為企業重要的管理規范，不僅是員工的行動指南，也是公司企業文化的載體。

一、企業員工手冊存在的常見問題

（一）內容不合法。員工手冊制定的條款違背國家、當地法律法規。比如上海市規定男員工享受配偶陪產假10天，而公司員工手冊卻規定3天，這種內容不合法很容易給公司帶來法律風險。

（二）未經法定程序。不少公司制定員工手冊未經過民主和公示程序。如果一旦根據員工手冊的規定對員工的違紀行為進行處罰，公司無法對員工手冊的合法性進行舉證。

（三）等于企業規章制度匯編。有的公司將員工手冊等同于制度匯編，完全就是一本公司規章制度的大拼盤。員工手冊可以來源于制度，但不應該是公司規章制度的簡單復制粘貼。

（四）未實時更新。公司員工手冊一成不變，多年不更新。比如公司之前在員工手冊中要求員工上班著正裝，后來在實際操作中逐漸放寬到職業休閑裝，但并未對員工手冊中相應條款進行調整，一直還是沿用老版本。這樣就會給員工在執行層面造成困擾，也會給員工手冊的權威性大打折扣。

（五）缺乏實操性。員工手冊中條款不具備可操作性。例如規定“員工嚴重曠工將予以辭退”，但對“嚴重曠工”未明確界定，這樣在實際操作中肯定會遇到問題。

二、員工手冊的作用

一是幫助員工快速了解公司，掌握行為準則和工作規范。二是向員工展示企業形象，明確企業核心價值觀，傳播企業文化。三是強化公司的管理要求，防范勞動用工風險。

三、員工手冊制定原則

（一）合法。員工手冊制定要做到主體合法、內容合法、程序合法。1.主體合法：員工手冊的制定主體應與《勞動合同》主體保持一致。現實中經常存在一種現象，就是集團公司、關聯公司之間的員工手冊互為使用的問題。員工如果在子公司上班（與子公司簽署勞動合同），一旦發生違紀事實，應按照子公司員工手冊進行處理，而不能照搬母公司的員工手冊。2.內容合法：員工手冊的內容必須符合國家及當地法律法規的要求。有的公司在員工手冊中限定員工上洗手間的時間，對員工基本生理需求進行限制是對人權的侵犯。3.程序合法：《勞動合同法》第四條明確要求，“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定”以及“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者”。員工手冊涉及員工切身利益，在制定時要履行民主程序，制定完成后要履行公示或告知程序。

（二）實用有效。面面俱到的員工手冊是不存在的，要篩選出“公司最想讓員工掌握”以及“員工最常用”的內容，切忌一味追求大而全。在編制時要體現員工手冊的工具性，便于員工遵守和對照執行，只有具備實操性的員工手冊才能真正執行到位。

（三）實時更新。員工手冊應保持與時俱進，要與公司發展現狀和管理要求相適應，不斷地修訂和完善。

四、員工手冊內容設計

員工手冊通常應包括如下幾個模塊的內容：

（一）總則。明確員工手冊編制目的、政策依據、適用范圍以及使用要求。員工手冊屬于公司內部資料，要說明知識產權和保密的要求。

（二）公司簡介。向員工展示企業發展以及企業價值觀，包含公司概況、企業發展的歷程、企業愿景、組織架構和公司核心價值體系等。

（三）員工行為規范。本公司員工應該具有的共同的行為特點和工作準則。舉個例子，員工手冊要求“在未經公司授權的情況下，員工不得超越本職業務和職權范圍從事相關活動”，為便于理解和操作，這里最好要寫明相關活動具體是指哪些

（如以公司名義進行考察、談判、簽約、招投標、競拍、技術咨詢等）。

（四）獎懲條例。主要是告知員工“哪些行為會得到獎勵，哪些行為會受到處罰”，對員工的行為起到導向性和約束性的作用，體現出企業的核心價值觀，最好能夠將條款進行細化和量化。例如員工有突出業績和重大貢獻應當給予獎勵，即取得國家級及省部級科技進步獎、自然科學獎、技術發明獎主要貢獻者，具有個人證書；作為項目負責人完成了省部級以上重點攻關項目或高新技術成果轉化項目。《勞動合同法》規定，勞動者嚴重違反用人單位的規章制度的，用人單位可以解除勞動合同。因此，在獎懲條例中可以對嚴重違紀行為進行界定，比如“連續曠工達三個工作日或當年內累計曠工達五個工作日者，屬于嚴重違紀行為，予以開除，公司隨時單方面解除勞動關系”。

（五）人力資源。人力資源覆蓋招聘及入離職、考勤休假、工資福利、績效考核、培訓、員工關系（勞動合同、社保、公積金、戶籍居住證、人事檔案、出國、各類證明）等各方面。這里呈現原則性規定即可，無需大篇幅堆砌人力資源相關制度，因為員工如需了解細則可從公司知識庫查詢，再者制度可能會做調整，而且有的制度（如工資）是保密的不適合公開。以考勤休假為例，可在手冊里體現工作時間、考勤方式、假期類型、請假流程；績效考核方面可體現考核目標、組織機構、考核對象、考核周期、考核方式；工資方面可體現發放日期、發薪賬戶變更、工資條獲取方式。

（六）綜合辦公。選取員工經常會接觸到的辦公事項，如報銷、公文、印章、會議、對外接待、采購、安全、宣傳等方面。以用印為例，寫明在辦公系統哪個模塊即可進行申請操作，如沒有實現信息化的公司，可以用流程圖簡明扼要進行說明。

（七）經營。列舉公司合同管理、質量管理、項目管理、保密管理的框架性要求。

（八）附則。主要是兜底條款，可注明“手冊中涉及到內容如與國家、當地現行法律法規相抵觸的，按現行法律法規執行”“未盡事宜，按國家、當地及公司的有關制度和規定執行”。此外，還應說明員工手冊制定、解釋及修訂權歸屬部門。最后附上員工簽收回執。

五、員工手冊制定流程

（一）成立項目組。員工手冊的制定是一項系統性的工作，單靠一己之力是難以完成的，應成立專門的項目組，由公司高層擔任項目負責人，各職能部門和產研銷業務部門分別派專人參與，各司其責，推動員工手冊制定工作順利進行。如果是集團公司還需考慮讓分（子）公司人員加入項目組，以便推動適合分（子）公司的不同版本員工手冊的制定。

（二）內部意見征詢。項目組將初步擬定的員工手冊進行內部意見征詢，經過內部反復討論對員工手冊進行優化。此流程一般會需要較長時間，集體協商達成共識是員工手冊制定的必經階段。

（三）職工（代表）大會審議。將員工手冊提交職工代表大會或者全體職工大會進行審議，應當采取無記名投票方式進行表決，獲得全體職工代表半數以上贊成票方視為通過。

（四）手冊下發。考慮企業員工人數和成本，員工手冊可選擇紙質印刷或者電子版。對于中小企業，可以將印刷的員工手冊下發，保留好員工簽收回執的原件。對于大企業，可將電子版的員工手冊在公司內網進行公布。

（五）培訓宣貫。有條件的公司可以通過現場宣貫會、互聯網等方式對員工手冊進行宣導。同時將員工手冊作為新人培訓教材，納入新員工崗前培訓考核體系。

六、結語

2016年全國共受理勞動爭議案件82.87萬件。由于員工手冊引發的勞動爭議屢見不鮮。員工手冊貫穿企業管理的各個方面，是企業核心價值觀在執行層面的體現，為企業創建和諧勞動關系、穩定高效運營提供了制度保障，有利于提升企業的核心競爭力。

【參考文獻】

[1]孫宗虎等.員工手冊編寫范本[M].北京：人民郵電出版社，2017年.

[2]中華人民共和國國家統計局.中國統計年鑒2017[M].北京：中國統計出版社，2017年.