公路建設檔案管理工作優化的探討

周曉艷

【摘要】公路作為國家主要交通樞紐，對國家經濟發展發揮著重要作用。公路建設過程中由于項目投資大、周期長會形成大量的檔案，這些檔案種類繁多，是公路建設的真實記錄，也是鑒定工程質量的主要依據，所以有著很高的價值。本文對公路建設檔案管理工作的優化進行了深入地探討。

【關鍵詞】公路建設；檔案；管理

公路建設檔案是公路規劃、建設、管理活動中形成用于保存文字、材料、圖紙、聲像制品的檔案資料，指導公路建設和監督工程質量，真實記錄和客觀反映著一個項目從立項、研究、設計、招投標到施工、竣工的全過程，所以，加強公路建設檔案的管理對推動公路事業發展和我國經濟建設具有重要意義。

一、公路建設檔案管理存在的問題及原因分析

為確保公路建設的檔案質量，必須把檔案管理工作放在突出位置。但由于建設周期長、參建單位多等導致一些建設檔案沒有得到妥善保管；也由于檔案管理水平差，管理不標準、不規范，導致檔案出現丟失現象。許多單位對檔案管理并不重視，規章制度不健全，形容虛設，也沒有監督機制，并未充分認識到檔案管理的重要性。在公路建設初始，通過招標方式引入的行業種類繁多，各自都習慣按照本行業的行為習慣和準則做事，導致各單位移交的檔案標準不一、排序混亂、分類不清。公路建設的檔案管理人員專業素質較差，缺乏相關的業務能力，加大檔案管理工作的疏漏。

二、優化公路建設檔案管理工作的必要性

在公路建設、使用和管理工作的組成中，公路建設檔案管理占據著重要的位置，它為后續公路行業科學管理提供重要依據，參建人員的筆記、聲音和圖像能夠很好地維護各方的合法權益；當施工方和業主方產生問題矛盾時，可以查看檔案尋找當時的合同、施工原始記錄、檢測結果等文件，及時提供依據，有效調和矛盾，促進問題盡早解決；同時檔案作為公路建設參與人員的智慧結晶，對竣工總結具有很大的借鑒作用；同時，公路建設檔案資料能促進公路建設持續發展。由此可以看出，公路建設過程需要優化檔案管理工作的必要性。

三、做好公路建設檔案管理工作的對策

科學有序地做好公路建設檔案管理工作既是工程本身的需要，也是檔案部門的職責和要求。檔案的行政管理部門可以加強與公路建設相關單位的溝通，與項目主管部門達成共識，統一出檔案管理規范，建立健全的規章制度，明確各個單位部門的職責，優化重點建設項目的檔案工作。

（一）建立健全規章制度，建立檔案管理網絡。建立制度化、規范化和標準化的管理規范；建立公路工程建設檔案管理崗位責任制；加強項目負責人監督指導力度，這些都是規范公路工程建設檔案管理工作的前提和保證。針對公路建設現場點多線長、施工隊伍流動性強的問題，必須建立檔案管理網絡，保證公路建設項目檔案的完整和準確；使用過程中采用副本，防止檔案資料的破損和遺失。

（二）實行全過程同步管理，定期監督，嚴格把關。公路建設檔案管理需要每一位參建人員的重視和支持，讓各參建主體明確自己在檔案管理工作中的職責，相應的專職人員將工程建設各環節、全過程的文件資料組織落實，確保檔案管理工作的質量。對于繁忙的施工過程，更需要嚴格監督檢查整理工程建設的資料，確保資料的齊全和準確，防止出現業內一塌糊涂的景象。完整準確的檔案客觀反映著公路建設環環相扣的過程，所以，必須堅持檔案工作同公路建設一致進行。項目初始，將項目建議書、設計委托書、任務下達書等資料歸檔；工程設計評審過程，將設計文件、評審會議材料等資料歸檔；施工建設管理中，將各類施工原始資料、設計變更等資料歸檔；竣工驗收環節，將工程技術、管理人員系統整理，通過各環節、各單位的協調配合，能很好地保證檔案的完整性。

（三）提高檔案人員素質，與工程技術人員密切配合。在經濟和科技高速發展的現在，必須提高檔案人員的自身素質，通過進修培訓不斷更新檔案專業知識，同時也要學習公路建設相關專業的知識，掌握運用計算機管理檔案的技能，拓寬知識面，才能更好地為公路建設檔案管理工作而服務。工程的管理設計、技術施工人員是貫穿著公路建設的全過程的人員，檔案既是出于他們的工作，也要為他們今后的工作而服務，所以這些人員在遵守工程技術管理規范的同時，也要熟悉檔案管理的規范。與此同時，檔案人員也要隨時介入工程建設的各個環節，幫助工程技術人員規范地整理檔案資料，做好檔案資料的檢查、篩選、收集和歸檔。檔案人員與工程技術人員的通力合作，能夠很好地提高檔案管理工作的質量和效率。

四、總結

公路建設檔案管理工作必須不斷規范和完善，逐漸達到標準化、規范化、科學化、信息化，加強建設全過程檔案管理，加強管理和操作層面的制度建設，加強檔案人員同技術人員的配合度，明確各單位檔案管理職責，加強監督，優化公路建設檔案管理工作，使檔案收集疏而不漏，更好地為大眾服務。

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