辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

趙卓

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，辦公自動化信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域，而醫(yī)院作為人們所關(guān)注和重視的部門和單位，更需要將辦公自動化技術(shù)融入到管理工作當(dāng)中。因為通過自動化技術(shù)可以給醫(yī)院的各項管理工作帶來更大的便利性，尤其在醫(yī)院檔案管理方面，更能夠保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性，更有利于醫(yī)院全面工作的開展和管理質(zhì)量的提升。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化環(huán)境；醫(yī)院；檔案管理；研究

檔案管理是醫(yī)院各項管理工作的一個重要組成部分，在具體的檔案管理工作中要對醫(yī)院全體醫(yī)護(hù)人員的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和保存，隨時能夠為醫(yī)院檔案查詢等工作的需要提供最快捷的服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅需要耗用大量的人力、物力和財力，而且還存在著保存困難、信息不準(zhǔn)確等等缺點，所以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下辦公自動化環(huán)境給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了更大的契機(jī)。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)勢

（一）檔案管理效率更高。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作大部分都是以人工管理為主，不僅效率低下而且準(zhǔn)確性差，對于資料的查詢也非常的耗時，十分不利于醫(yī)院各項工作的有效開展。而在新的時代背景下，辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅改善了檔案管理的工作環(huán)境，而且還以現(xiàn)代化、自動化的操作形式，使醫(yī)院檔案資源的保存變得更具有完整性，不但使檔案查詢等等工作變得更加輕松、快捷，而且從根本上改變了人工存檔過程中工作量大、耗用時間長、效率低下等等缺點，使醫(yī)院的病人病理、醫(yī)療器械等等方面都能夠分類別、分層次的進(jìn)行整理和儲存，尤其對于醫(yī)院內(nèi)部大量的醫(yī)護(hù)人員檔案的管理工作，更具有高效性，從根本上提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）檔案儲存更安全。每一類檔案都有一定的儲存期限，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存問題上十分令人傷腦筋，因為它會受到儲存環(huán)境的影響，如果檔案管理員不能夠?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行定期的查驗，就會使一部分檔案因為氣候條件等等的影響而變質(zhì)、發(fā)霉，而且檔案上的字跡也會變得模糊不清，再加上一些檔案室條件的限制，還會出現(xiàn)老鼠啃壞現(xiàn)象，直接影響檔案的安全性和后期的使用。但在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案的儲存不僅能夠有效的解決以上這些問題，而且還可以以電子文檔的形式進(jìn)行信息數(shù)據(jù)等等的存儲和備份，不用擔(dān)心其丟失或損壞，這樣就能夠通過網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)給醫(yī)護(hù)工作者提供更大的便利條件，如果因為醫(yī)院工作的需要而進(jìn)行檔案的調(diào)取或查詢的話，只要通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，或者U盤，就可以輕松獲得，不僅延長了檔案的使用壽命，而且使檔案管理工作的效率更高、更安全。

（三）可以實現(xiàn)信息的共享。當(dāng)今的時代是互聯(lián)網(wǎng)時代，更是信息共享的時代，各種電子化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)已經(jīng)融入到醫(yī)院的各項管理工作當(dāng)中，而檔案管理工作在辦公自動化環(huán)境下，不僅給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了便利，而且還可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)各項資源的共享，使各項信息技術(shù)實現(xiàn)存儲與傳輸?shù)耐剑疫@些信息化檔案管理技術(shù)在提高醫(yī)院管理水平的同時，還可以促進(jìn)檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方面邁進(jìn)，使檔案文件的檢索更具有快捷性和可靠性，同時節(jié)約大量的人力、物力和財力。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改善與創(chuàng)新

雖然在辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作已經(jīng)取得了很大的成效，但在實際的運行過程中仍舊存在著一些不足之處，影響著檔案管理工作的質(zhì)量，需要根據(jù)各個醫(yī)院的實際情況去進(jìn)行不斷的改革與創(chuàng)新，以促進(jìn)醫(yī)院工作的全面發(fā)展。

（一）建立健全完善的檔案管理機(jī)制。醫(yī)院的檔案管理工作不同于普通企業(yè)的檔案管理，它既要把重點管理任務(wù)放在醫(yī)護(hù)工作人員檔案信息的儲存與管理上，而且還要兼顧患者以及各項醫(yī)療器件等等的統(tǒng)計、整理和保存，所以其工作量和信息量都是非常巨大的。要想使這些工作都能夠走上規(guī)范化的管理之路，就必須要針對醫(yī)院的實際情況，建立健全完善的檔案管理機(jī)制，對檔案管理的各項工作進(jìn)行細(xì)化管理，并且在辦公自動化環(huán)境下實現(xiàn)操作流程的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能夠使醫(yī)院檔案管理工作更具有高效性。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。時代的發(fā)展，要求工作人員的綜合素質(zhì)必須要進(jìn)行不斷的提升，而要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的自動化，就必須要配備具有專業(yè)化水平和現(xiàn)代化技術(shù)的檔案管理人才。這就需要對原有的檔案管理工作者進(jìn)行定期的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，讓他們在掌握計算機(jī)理論知識的基礎(chǔ)之上，能夠熟練運用自動化檔案管理軟件去進(jìn)行工作，進(jìn)一步強(qiáng)化他們的檔案管理意識，提高大家的思想素質(zhì)，而且還要加強(qiáng)專業(yè)性技術(shù)人才的引進(jìn)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化管理。

（三）加大自動化信息設(shè)備的投入。辦公自動化環(huán)境需要大量的資金投入，只有配備相應(yīng)的信息化設(shè)備，才能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理理念和科學(xué)技術(shù)有效的應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理工作的一體化運行。而且在現(xiàn)代化信息設(shè)備的支撐下，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的自動識別，進(jìn)一步提高信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和檔案檢索工作的快捷性，實現(xiàn)信息資源的有效共享，減少醫(yī)院檔案管理工作的人為失誤。

三、結(jié)束語

總而言之，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作從根本上改善了傳統(tǒng)檔案管理工作的繁瑣性，在進(jìn)行各項信息資源分類整理、分別存儲、高效共享的同時，進(jìn)一步推動了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化發(fā)展。

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