辦公自動化環境下醫院檔案管理研究

趙卓

【摘要】隨著我國經濟建設的飛速發展，辦公自動化信息技術已經被廣泛的應用到各個領域，而醫院作為人們所關注和重視的部門和單位，更需要將辦公自動化技術融入到管理工作當中。因為通過自動化技術可以給醫院的各項管理工作帶來更大的便利性，尤其在醫院檔案管理方面，更能夠保證數據信息的準確性和完整性，更有利于醫院全面工作的開展和管理質量的提升。

【關鍵詞】辦公自動化環境；醫院；檔案管理；研究

檔案管理是醫院各項管理工作的一個重要組成部分，在具體的檔案管理工作中要對醫院全體醫護人員的信息進行詳細的記錄和保存，隨時能夠為醫院檔案查詢等工作的需要提供最快捷的服務。傳統的檔案管理工作不僅需要耗用大量的人力、物力和財力，而且還存在著保存困難、信息不準確等等缺點，所以計算機網絡技術下辦公自動化環境給醫院的檔案管理工作帶來了更大的契機。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的優勢

（一）檔案管理效率更高。傳統的醫院檔案管理工作大部分都是以人工管理為主，不僅效率低下而且準確性差，對于資料的查詢也非常的耗時，十分不利于醫院各項工作的有效開展。而在新的時代背景下，辦公自動化技術在醫院檔案管理工作中的應用，不僅改善了檔案管理的工作環境，而且還以現代化、自動化的操作形式，使醫院檔案資源的保存變得更具有完整性，不但使檔案查詢等等工作變得更加輕松、快捷，而且從根本上改變了人工存檔過程中工作量大、耗用時間長、效率低下等等缺點，使醫院的病人病理、醫療器械等等方面都能夠分類別、分層次的進行整理和儲存，尤其對于醫院內部大量的醫護人員檔案的管理工作，更具有高效性，從根本上提高了檔案管理的效率和質量。

（二）檔案儲存更安全。每一類檔案都有一定的儲存期限，而傳統的紙質檔案在保存問題上十分令人傷腦筋，因為它會受到儲存環境的影響，如果檔案管理員不能夠對紙質檔案進行定期的查驗，就會使一部分檔案因為氣候條件等等的影響而變質、發霉，而且檔案上的字跡也會變得模糊不清，再加上一些檔案室條件的限制，還會出現老鼠啃壞現象，直接影響檔案的安全性和后期的使用。但在辦公自動化環境下，醫院檔案的儲存不僅能夠有效的解決以上這些問題，而且還可以以電子文檔的形式進行信息數據等等的存儲和備份，不用擔心其丟失或損壞，這樣就能夠通過網絡化技術給醫護工作者提供更大的便利條件，如果因為醫院工作的需要而進行檔案的調取或查詢的話，只要通過互聯網技術，或者U盤，就可以輕松獲得，不僅延長了檔案的使用壽命，而且使檔案管理工作的效率更高、更安全。

（三）可以實現信息的共享。當今的時代是互聯網時代，更是信息共享的時代，各種電子化、網絡化的技術已經融入到醫院的各項管理工作當中，而檔案管理工作在辦公自動化環境下，不僅給醫院的檔案管理工作帶來了便利，而且還可以通過網絡技術來實現各項資源的共享，使各項信息技術實現存儲與傳輸的同步，而且這些信息化檔案管理技術在提高醫院管理水平的同時，還可以促進檔案管理工作向著規范化、標準化的方面邁進，使檔案文件的檢索更具有快捷性和可靠性，同時節約大量的人力、物力和財力。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的改善與創新

雖然在辦公自動化環境下醫院的檔案管理工作已經取得了很大的成效，但在實際的運行過程中仍舊存在著一些不足之處，影響著檔案管理工作的質量，需要根據各個醫院的實際情況去進行不斷的改革與創新，以促進醫院工作的全面發展。

（一）建立健全完善的檔案管理機制。醫院的檔案管理工作不同于普通企業的檔案管理，它既要把重點管理任務放在醫護工作人員檔案信息的儲存與管理上，而且還要兼顧患者以及各項醫療器件等等的統計、整理和保存，所以其工作量和信息量都是非常巨大的。要想使這些工作都能夠走上規范化的管理之路，就必須要針對醫院的實際情況，建立健全完善的檔案管理機制，對檔案管理的各項工作進行細化管理，并且在辦公自動化環境下實現操作流程的統一化和標準化，這樣才能夠使醫院檔案管理工作更具有高效性。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質。時代的發展，要求工作人員的綜合素質必須要進行不斷的提升，而要想實現醫院檔案管理工作的自動化，就必須要配備具有專業化水平和現代化技術的檔案管理人才。這就需要對原有的檔案管理工作者進行定期的培訓與學習，讓他們在掌握計算機理論知識的基礎之上，能夠熟練運用自動化檔案管理軟件去進行工作，進一步強化他們的檔案管理意識，提高大家的思想素質，而且還要加強專業性技術人才的引進，實現醫院檔案管理工作的規范化管理。

（三）加大自動化信息設備的投入。辦公自動化環境需要大量的資金投入，只有配備相應的信息化設備，才能夠將先進的管理理念和科學技術有效的應用到醫院檔案管理工作當中，實現檔案管理工作的一體化運行。而且在現代化信息設備的支撐下，還能夠實現檔案資料的自動識別，進一步提高信息數據的準確性和檔案檢索工作的快捷性，實現信息資源的有效共享，減少醫院檔案管理工作的人為失誤。

三、結束語

總而言之，辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作從根本上改善了傳統檔案管理工作的繁瑣性，在進行各項信息資源分類整理、分別存儲、高效共享的同時，進一步推動了醫院檔案管理工作的規范化、標準化、高效化發展。

【參考文獻】

[1]呂琳琳.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的研究[J].辦公室業務，2018（06）：162.

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