三力合一 齊抓檔案源頭工作

張國鳳

筆者在整理機關年度文書檔案時，發現移交進庫的文件在收集工作中存在一些問題，不符合文件歸檔要求，主要表現在：有的只存有擬稿而沒有正式文件；有的只存有紅頭文件而缺、漏文中所指附件；有的只存有領導簽批單位或者文件所附內容不完整等。

收集工作和提供利用是檔案工作的兩個重要環節，檔案的收集工作是提供利用的基礎，是做好提供利用工作的切實保證，而檔案的提供利用工作直接反映收集工作的成果，所以，檔案收集這項源頭工作必須抓好抓實。筆者以上述問題為導向，以檔案利用為落腳點，鎖定文件擬制到文件暫時保管再到檔案整理三個環節，集文件擬制人員、文秘人員和檔案員三股力量，齊力做好檔案收集工作。

一、文件擬制人員要繃緊意識

隨著辦公自動化的普及，很多單位不再單設文印室，文件由擬稿者自行編制、打印，再按慣例存檔。

通常情況下，擬稿者會主動把統一編了文號且加蓋單位公章的文件及時存檔。但對待一事一報的文件，有些擬稿者就會缺少檔案意識，認為這是個短效工作文件，沒什么用，不須存檔。也常有人問筆者：這份文件，你要不要存檔？本人認為，一份文件需不需要存檔，不是檔案人員說了算，主要還得由擬稿者立足本專業、從檔案利用角度用長遠的眼光來綜合分析。

首先，各業務部門移交進庫的文件是經過初步整理的。檔案人員的首要職責是對這些文件再進行規范化、系統化歸檔，保證長期、隨時可用。而多數檔案利用者查閱的內容都跟本專業有關，某份文件是否重要、將來是否會被利用的主要話語權還在專業人員。

其次，判斷文件有無價值要有長遠的眼光。業務工作尤其是重大項目具有連續性，包括好多個流程，各流程之間環環相扣，一份回函、一個基礎數據或許都會成為日后工作查考的依據。所以，每個業務人員都應把自己辦理的文件、資料收集完整，及時做好存檔工作，為自己也給他人的工作帶來便利。舉個例子，比如要求本系統各相關單位填報項目建設基本情況，理論上，這是個數值疊加的工作，一個項目在同一時期所填報的數值應該是一致的。事實上，總有那么幾個單位，報一次一個樣，每一次的數值都不完全相同。為什么會出現這種情況？從檔案管理的角度上看，就是辦文者檔案意識不夠，在文件辦理后，自認為這只是反映某階段的數據，沒什么價值，可能不會再利用，隨手一放，也不保存，下次再用時則成睜眼瞎。反之，如果擬稿者有根深蒂固的檔案意識，隨時按要求做好每次文件的收集和整理工作，那么相關內容隨時可查，拿來就用，即使是換人來填復雜的同類表格，工作效率也肯定是杠杠的。

二、文秘人員要細心把關

大部分單位的通常做法，即本年度的文件、資料的集中保管工作，由辦公室（文秘部門）指定專人負責，次年統一移交進檔案室。因此，相關文秘人員要把好檔案收集質量的第一關，對擬稿者交來存檔的文件（資料）是否連貫和完整進行必要的檢查，若有遺漏，及時提醒。遇有針對同一件事情反復辦理的情況，事情辦結后，文秘人員要協助擬稿者進行有效處理，以便檔案人員進行重點整理。比如，去年召開的全省人民防空工作會議，省人防辦5月份開始行文請示省委、省政府，幾經協調，最后會期定于當年8月11日。期間，省人防辦根據省委、省政府各有關部門要求，在行文編號不變的情況下，對文件內容、發文日期等不斷進行調整，造成多份文件一個編號的情況。這種情況下，在最后一份文件定稿后，負責收集當年文件的文秘人員應協同擬稿者對前期所存的幾個版本稿件及時進行初步整理，可直接銷毀也可繼續留存。若需將各版本集中保存反映該事件的動態信息的話，擬稿者務必對這些版本進行有效排序，并進行標注，同時簡要說明辦文流程，為檔案人員整理工作掃清障礙，打好基礎。

三、檔案整理人員要查漏補缺

檔案整理環節，通常是收集文件的收尾階段，檔案人員在整理文件時，務必要仔細翻閱每一份文件是否完整、是否符合檔案要求，若有遺漏件，要及時追補，提高檔案的完整率。查找已歸檔的文件是否完整可采用兩種方法：一種是返查法，這種方法適用于編有文號的單位發文。檔案員在對上一年度文件全部整理歸檔后，把歸檔文件目錄和本單位發文登記本結合對比，若有缺號現象，根據發文登記本信息即可向有關擬稿者追存。第二類是即查法，這種方法適用于歸檔文件整理時。檔案員在對歸檔文件進行整理時，應細心檢查正文、領導的簽批單和擬稿是否齊全，文內標注的附件是否齊全，若有缺失，根據發文單信息即時要求擬稿者進行補存。如遇特殊情況可視本單位檔案情況而定。比如，在整理省人防辦向省財政廳報送《關于XXXX項目竣工決算送審的報告》文件時，筆者發現文中所列附件沒有歸檔，經咨詢文件擬稿者得知，此文附件包括施工圖紙和項目建設各類資料，得裝一麻袋。類似這種情況，如果非得把相關附件與該文件整理成一件存入文書檔案，顯然有點教條主義。我認為可以特例特辦，實行分類整理：加蓋了公章的紅頭文件、領導簽批的辦文單和擬稿按要求歸入文書檔案并備注說明；而整套附件要按項目檔案管理要求歸檔。這樣，既確保了檔案的完整性，做到有據可查，又有效節約了資源。