企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)初探

楊愛云 宋瑩 朱明慧

【摘要】檔案作為企業(yè)各項工作和員工各方面情況的真實記錄，是促進企業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護企業(yè)和員工根本利益的重要依據(jù)。隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理面臨一系列問題和困難，需要通過檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型。本文主要就如何開展企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)進行探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；數(shù)字檔案館；建設(shè)

檔案作為企業(yè)各項工作和員工各方面情況的真實記錄，是促進企業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護企業(yè)和員工根本利益的重要依據(jù)。企業(yè)檔案是國家極其重要的檔案資源，是企業(yè)生存和發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)。為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化時代發(fā)展對檔案工作提出的新要求，做好檔案管理戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮檔案資源價值，確保檔案資產(chǎn)保值增值，更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展等中心工作，全面統(tǒng)一共建數(shù)字檔案館勢在必行。

一、目前企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案信息化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計和整體規(guī)劃，部分企業(yè)檔案信息化發(fā)展滯后，檔案管理面臨窘境。一些企業(yè)重視檔案工作，檔案信息化發(fā)展較為迅速，主動精準(zhǔn)提供利用，檔案利用率高，成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可或缺的部分，為企業(yè)中心工作開展作出了積極貢獻；有些企業(yè)對檔案信息化發(fā)展重要性認識不到位，重視程度不夠，沒有與企業(yè)信息化建設(shè)同步開展，檔案信息化建設(shè)進展緩慢，落后于企業(yè)整體信息化發(fā)展水平。另外，近年新生企業(yè)尚未系統(tǒng)開展檔案工作建設(shè)。隨著企業(yè)各業(yè)務(wù)信息化發(fā)展的加快，如不進行檔案信息化整體推進，一些企業(yè)將面臨信息資料歸檔渠道淤塞、檔案管理效率低下、檔案利用價值無法顯現(xiàn)的窘境。

（二）境外檔案管理鞭長莫及，檔案管理面臨風(fēng)險。隨著國家“一帶一路”倡議的提出，企業(yè)在境外所屬機構(gòu)、項目數(shù)量明顯增加、地域分布更廣，業(yè)務(wù)量明顯增加。以中國交建為例，截止2017年，中國交建全球國別市場148個，境外機構(gòu)217個。2017年，海外業(yè)務(wù)對中國交建三項主要經(jīng)營指標(biāo)的貢獻率分別為28.5%、23.6%和34.7%，海外整體貢獻度為29%，國際化經(jīng)營指數(shù)27.5%，駐外機構(gòu)形成檔案種類繁多，檔案管理水平參差不齊，難以收集齊全，保管條件有限，轉(zhuǎn)移國內(nèi)難；檔案人員流動性大，檔案專業(yè)人員不足；受各種條件限制，檔案監(jiān)督指導(dǎo)難以到位。傳統(tǒng)檔案管理方式很難將分布如此廣泛的機構(gòu)產(chǎn)生的文件資料歸檔管理，使境外檔案管理面臨嚴(yán)重風(fēng)險。

（三）形成信息孤島，利用困難。受傳統(tǒng)“重藏輕用”認識影響，檔案信息化的發(fā)展大都只局限于本企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展而獨立存在。檔案信息資源分散，不流通、不共享，不利于應(yīng)用，不能最大限度發(fā)揮檔案價值，嚴(yán)重影響檔案服務(wù)中心工作的效能。

二、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的意義

（一）推動企業(yè)檔案管理體系變革，促進企業(yè)檔案信息化整體水平提升。檔案信息化變革將帶動檔案管理體制、原則、理念、技術(shù)、方法等各個層面的變革。通過建設(shè)數(shù)字檔案館，可有效促進企業(yè)從理念、制度與技術(shù)方法等不同層面共同采用新的檔案工作管理體系，實現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。同時，有利于強化在檔案信息化管理中企業(yè)總部對子企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，以及子企業(yè)支持和維護總部對檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)開展的工作關(guān)系。數(shù)字檔案館建設(shè)有利于加強企業(yè)對檔案信息化工作的統(tǒng)一認識，縮小企業(yè)之間檔案信息化工作的差距，提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平，適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展步伐，滿足企業(yè)快速發(fā)展需要。

（二）加強境外檔案有效管理和控制，彌補境外實體檔案管理的不足，解決境外檔案收集難、管理難、利用難問題。建成企業(yè)數(shù)字檔案館后，一是可將境外機構(gòu)檔案管理納入企業(yè)檔案管理的范疇內(nèi)，統(tǒng)一管控，實現(xiàn)遠程監(jiān)督與控制，確保重要檔案收集及時齊全完整。二是對境外重要檔案數(shù)字化后納入數(shù)字檔案館進行管理，可以解決境外實體檔案保管空間不足、環(huán)境受限、保存條件不符合要求、轉(zhuǎn)移國內(nèi)難等問題。三是檔案利用不受時間空間限制，實現(xiàn)快速審批、調(diào)閱，提高檔案利用率。

（三）促進檔案信息資源有效共享，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、決策等過程的工作效率。數(shù)字檔案館與檔案利用者之間將建立起前所未有的開放關(guān)系。企業(yè)之間可以跨時空隨時調(diào)閱開放檔案資源，也可以異地申請、調(diào)閱非開放檔案資源，提高檔案利用效率。結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營改革發(fā)展需要，將存儲的信息進行整合，綜合開發(fā)，主動、精準(zhǔn)推送，更好為中心工作服務(wù)，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、決策等過程的工作效率。

三、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的必要性和可行性

2009年，國資委、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于進一步加強中央企業(yè)檔案工作的意見》，明確要求中央企業(yè)積極推進檔案信息化建設(shè)。2010年，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，指導(dǎo)各級、各類檔案館檔案信息化發(fā)展。2014年，中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”。同年，國資委發(fā)布《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》。2015年，國資委印發(fā)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》指出：“中央企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強本企業(yè)系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)，完善檔案管理信息系統(tǒng)，逐步建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。”

伴隨國家“一路一帶”和“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的實施，為企業(yè)未來發(fā)展帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)積極踐行國家重大戰(zhàn)略部署，發(fā)力“一帶一路”，業(yè)務(wù)領(lǐng)域更廣，產(chǎn)業(yè)鏈條更長，競爭更激烈，需要比以往更快的速度獲取更多的信息，檔案工作價值在企業(yè)發(fā)展過程中體現(xiàn)得越來越明顯，對檔案工作的要求越來越高。檔案管理信息化應(yīng)提上議事日程，應(yīng)加強電子文件歸檔管理和開發(fā)利用，與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

以中國交建為例，截至2015年，集團共有案卷2855387卷，文件1026414件，底圖7791220張，文書類電子檔案9793GB。無論是庫藏的案卷數(shù)、歸檔的電子文件總量、數(shù)字化掃描情況、電子數(shù)據(jù)庫管理，還是網(wǎng)上檔案館的借閱權(quán)限、方式等，均符合構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館的基本條件。

四、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠程利用為目標(biāo)，使企業(yè)檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)對本單位電子文件的歸檔和管理，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，企業(yè)工作人員均可通過互聯(lián)網(wǎng)利用系統(tǒng)內(nèi)開放的檔案資源，實現(xiàn)歸檔文件電子化、館藏檔案數(shù)字化、開放檔案的互聯(lián)網(wǎng)利用、檔案信息資源深度整合加工提供利用以及館藏電子檔案的安全保存和長期可利用，將企業(yè)數(shù)字檔案館建成檔案保管基地、檔案利用中心，逐步發(fā)展成企業(yè)電子文件管理中心、信息中心和知識中心。

五、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)原則

（一）整體性和開放性原則。在數(shù)字檔案館設(shè)計時要充分考慮企業(yè)總部與所屬企業(yè)關(guān)系、所屬企業(yè)之間關(guān)系、企業(yè)內(nèi)外部關(guān)系，整體設(shè)計規(guī)劃，注重各種檔案信息資源有機整合；同時使檔案館具有一定開放性，并把握好信息共享和信息安全的關(guān)系。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化原則。建立標(biāo)準(zhǔn)化、制度化規(guī)范管理體系。重新梳理企業(yè)檔案管理體系、制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，通過信息化推動檔案工作規(guī)范化管理，明確檔案管理重點，制定管理性、技術(shù)性、業(yè)務(wù)性三種標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化、檔案編碼統(tǒng)一化。

（三）可擴展性原則。充分考慮業(yè)務(wù)未來發(fā)展需要，能夠支持硬件、軟件的可擴展性，能夠快速開發(fā)/重組、業(yè)務(wù)參數(shù)配置、業(yè)務(wù)功能二次開發(fā)等，滿足未來不斷變化的需要。系統(tǒng)可靈活地與其他系統(tǒng)集成。

（四）以用戶為導(dǎo)向原則。從用戶的實際需要出發(fā)，充分考慮用戶的使用習(xí)慣，針對用戶個性化需求，主動精準(zhǔn)推送信息資源，最大限度滿足用戶利用需求。

（五）個性化原則。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的界面風(fēng)格，各企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況和檔案開發(fā)利用需求開發(fā)定制。

（六）創(chuàng)新性原則。通過檔案管理理念、方法、手段、技術(shù)的創(chuàng)新，促進檔案管理和檔案利用由被動轉(zhuǎn)為主動，實現(xiàn)檔案信息資源管理創(chuàng)新。

六、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)基本方案

企業(yè)可根據(jù)所屬企業(yè)數(shù)量及層次、涉及業(yè)務(wù)板塊、分布地域、業(yè)務(wù)重點、檔案管理的重點和管理特性以及信息化建設(shè)基礎(chǔ)條件等，采用既集中又分布的混合式建設(shè)方案。

企業(yè)通過統(tǒng)一制定數(shù)字檔案館規(guī)劃，在全企業(yè)建成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、界面統(tǒng)一、系統(tǒng)同構(gòu)、異地管理的分布式存儲數(shù)字檔案館。該數(shù)字檔案館根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成檔案數(shù)字資源集群，并通過高速網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，將這些數(shù)據(jù)資源集群連接起來。將異地存儲的目錄、全文等各類數(shù)據(jù)進行交換共享；具有系統(tǒng)間檔案數(shù)據(jù)的交換能力；具有檔案數(shù)據(jù)的互操作能力。

七、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容

（一）建設(shè)主體。1.企業(yè)總部負責(zé)統(tǒng)籌安排、選聘外部機構(gòu)、制定實施方案進度。2.尚未建設(shè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的所屬企業(yè)構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)；已建成數(shù)字檔案系統(tǒng)的所屬企業(yè)可通過標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換、接口對接、數(shù)據(jù)導(dǎo)出轉(zhuǎn)換成集團通用檔案系統(tǒng)。3.對已有檔案系統(tǒng)并且比較先進的所屬企業(yè)，在保持其已有系統(tǒng)個性化和先進性的同時，設(shè)置接口接入企業(yè)數(shù)字檔案館體系，提供利用，資源共享。

（二）建設(shè)平臺。根據(jù)不同檔案開發(fā)范圍和不同服務(wù)對象建立3種平臺：1.所屬企業(yè)面向本單位檔案工作人員和檔案利用人員的內(nèi)部檔案管理、利用、服務(wù)平臺。2.通過與OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接建成面向本單位各部門的文檔接收平臺。3.利用企業(yè)總部分布式數(shù)字檔案館網(wǎng)站建設(shè)面向全企業(yè)和社會的公共檔案信息服務(wù)平臺。該平臺功能：（1）企業(yè)開放檔案目錄中心。按照統(tǒng)一著錄格式和數(shù)據(jù)規(guī)范建立的檔案系統(tǒng)可公開檔案目錄的集合體系。采用物理分開、邏輯集中的方案即分布式結(jié)構(gòu)存儲和調(diào)用。（2）檔案信息發(fā)布和共享功能。企業(yè)及所屬企業(yè)通過此平臺發(fā)布檔案工作信息和檔案資源信息，促進檔案信息交流共享。（3）檢索功能：①跨系統(tǒng)檢索功能，統(tǒng)一檢索入口，進入不同企業(yè)檔案系統(tǒng)檢索平臺。②全文檢索功能，經(jīng)審批，利用者可以調(diào)閱異地數(shù)字檔案系統(tǒng)的原文。③支持目錄式分類結(jié)構(gòu)。閱讀各單位檔案目錄。通過三種主體、三個平臺建設(shè)最終實現(xiàn)資源集成、用戶集成、服務(wù)集成和安全集成，提高檔案信息利用效率，促進企業(yè)檔案管理水平整體提升。

八、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)階段

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)總體可分為五個階段。

（一）頂層設(shè)計。頂層設(shè)計，主要從以下幾個方面落實：1.設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組和專家組。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是個長期建設(shè)的過程，必須在企業(yè)總部設(shè)立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，并選聘系統(tǒng)內(nèi)、外專家作為項目顧問，長期統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，有計劃、有層次地逐步推進。2.統(tǒng)一規(guī)劃、集中管控。從企業(yè)檔案信息資源管理的全局角度統(tǒng)籌考慮各單位業(yè)務(wù)需求，統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)字檔案館建設(shè)方案，統(tǒng)一制定數(shù)字檔案館建設(shè)實施步驟，建立標(biāo)準(zhǔn)制度體系，搭建系統(tǒng)功能架構(gòu)，建設(shè)統(tǒng)一接口，形成全集團各級單位數(shù)字檔案統(tǒng)一管理體系。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。以遵循國家、行業(yè)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為前提，以企業(yè)現(xiàn)有制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，對檔案業(yè)務(wù)進行咨詢、梳理，提煉、完善符合企業(yè)自身業(yè)務(wù)需求的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（三）試點引路。數(shù)字檔案系統(tǒng)功能龐大，加之大型企業(yè)多組織、多業(yè)態(tài)的復(fù)雜現(xiàn)狀，以及各單位應(yīng)用現(xiàn)狀及需求情況參差不齊，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)在先期調(diào)研的基礎(chǔ)上，擬定初步實施方案，挑選有代表性的單位作試點，探索出一套行之有效的實施步驟、技術(shù)方案，為企業(yè)其他單位數(shù)字檔案館建設(shè)提供示范。

（四）分期實施，分類推廣。結(jié)合庫存檔案的數(shù)量、重要程度、年增長量、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接需求、檔案利用需求以及數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容，合理劃分建設(shè)內(nèi)容分期；結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)類型，分析企業(yè)檔案管理和檔案信息化現(xiàn)狀，對企業(yè)進行分類，規(guī)劃企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的時間表，分期分類實施推廣。

（五）資源整合?；谄髽I(yè)總部、各所屬企業(yè)的檔案資源，將企業(yè)總部和各所屬企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個分布式同構(gòu)虛擬檔案館，建成企業(yè)檔案共享目錄中心，遵循共同協(xié)議，實現(xiàn)檔案信息共享，逐步發(fā)展為超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。