如何提高工程設計檔案收集的完整性

柴瑩

【摘要】本文主要從工程設計檔案收集完整性的必要性入手，并對其影響因素進行分析，進而對如何提高工程設計檔案收集的完整性提出建議。

【關鍵詞】工程設計；檔案收集；完整性

一、工程設計檔案收集完整性的必要性

要做好工程設計，就要積極利用工程設計檔案，使工程設計更加全面和完善，這就需要良好的檔案工作進行支撐。優質的檔案工作，首先要保證工程設計檔案收集的完整性。在檔案管理工作當中，提供、保管以及收集是做好工作的三大重要因素，而最基礎的就是要做好檔案的收集工作。同時，作為檔案收集部門，需要保證檔案收集的完整性。為了提高工程設計檔案的參考價值，就要確保相關工程的每一個環節檔案都要完整，因為在整個工程設計當中，環節之間都是相互關聯且承上啟下的，任何環節資料的缺失都有可能影響對整個工程設計的判斷，不完整的工程設計檔案收集的利用價值就會降低。

除了工程環節要確保檔案完整外，還要確保工程各種相關專業不同性質的檔案資料完整。因為工程設計檔案的整體內容一般要涉及多個專業，例如：在化工工程的工程設計當中，同時包括管道、建筑、儀表以及設備等多種專業的技術，完成一個總體的化工工程設計需要多個專業的技術人員進行設計，想實現檔案完整要相應包含各種細節化的專業檔案，只有把所有專業檔案都收集完整，才能實現總體檔案的參考價值。

二、影響工程設計檔案收集完整性的因素

（一）檔案收集工作未受到應有的重視，忽略其完整性。從上述我們可以看到，工程設計檔案收集工作的完整性具有重要的積極意義，要發揮其積極的作用，就需要全面切實進行各種檔案資料的收集。但是在實際的工程檔案收集工作過程當中，相關部門以及工作人員沒有切實認識到工程設計檔案完整收集的重要性，往往使收集工作流于形式，難以有效且全面實現檔案的收集工作，就不能保證工程檔案收集的完整性。另外，在具體的工程設計檔案的收集工作當中，過于側重相關資料的利用性，比較重視對檔案收集工作的規范化與信息化要求，卻沒有強調檔案收集的完整性，并且缺乏相關收集的完整性的硬性規定，導致資料不歸檔或歸檔不全的現象時常發生。

（二）檔案管理制度執行力度不足，難以有效收集檔案。在完善的檔案管理制度以及對于制度的有效執行之下，才能有效確保工程設計檔案的完整收集。但是在實際的檔案收集部門當中，檔案管理制度尚不夠完善，并且對于制度的執行力也很弱。一方面是由于檔案管理的多種專業科室各自工作比較繁雜，且工作量比較大，難以將制度化的管理有效落實，另一方面，則是檔案收集工作常常跟不上工程建設的步伐，缺乏資料的時效性，而制度當中也沒有對其進行有效規定，不及時的工作形態直接導致難以實現檔案資料的完整性。

三、如何提高工程設計檔案收集完整性的建議

（一）加強文字材料的收集工作。文字材料在工程設計檔案當中占據重要的位置，在一個完整的工程設計方案當中，每個工程的每一個階段都需要相關的文字與圖表進行設計的表述，文字資料可以有效對各種設計與檔案進行詳盡的解說與標注，并對各種工程進展以及問題進行有效的記錄，在工程結束辦理各種交接手續的時候，還有處理各種工程糾紛以及審查都要有相應的文字材料予以支持，而圖表則能夠為整體施工設計進行形象化的布局，更好地將設計方案全面展示出來。

（二）加強檔案收集力度。要有效加強檔案收集力度，首先加強檔案收集的時效性，在實際的工程設計過程進行的時候，檔案收集人員要提前介入，確保在設計全程都能有效參與并及時將相關設計資料全面收集之后第一時間存檔。除了設計過程中要參與，在工程具體的施工開始之前，到施工結束，竣工驗收之后，所有的環節都要求檔案收集工作人員的全面參與，實現全程記錄與控制，同時，還要實現檔案管理工作與項目建設同步進行。比如在具體項目建設開始之前，檔案收集與管理部門就派出一名工作人員對工程的設計與施工全面跟蹤，深入實際的施工現場，對各種施工資料以及工程動態進行及時的資料收集與記錄，一直參與到工程驗收直至評審活動結束，這對收集完整的工程設計檔案具有重要作用。

（三）加強對檔案管理的業務培養。要有效實現檔案收集的完整性，就要對檔案管理的相關工作人員進行業務培訓，提高其業務能力以及工作素養，在強烈的崗位責任感基礎之上進行檔案管理，實現檔案收集與管理工作更加規范與完整。首先，加強培訓崗位人員的數字化歸檔能力，提高歸檔的效率。其次，加強對工作人員職業素養的培養，使其工作更加認真負責。最后，建立完善的檔案收集管理制度與監督制度，使檔案收集隊伍建設更加專業化，并將各個崗位進行職責分配，懲罰分明，使相關工作人員在責任意識之下加強檔案收集工作。

四、結束語

提高工程設計檔案收集的完整性對整個工程設計工作都有著重要的作用，在具體的工程設計當中，需要參考各種設計資料進行科研與創新。而工程設計檔案越完整，所涉及的工程設計過程與成果就越詳盡，就更有利于以后的各種工程設計對相關檔案進行有效的參考與借鑒。工程檔案收集部門一定要采取有效措施加強收集工作，提高檔案收集的完整性。

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