大數據時代檔案管理服務模式轉型

黃波

【摘要】隨著社會電子技術的不斷進步與發展，大數據、云計算技術已經廣泛運用于各個領域，傳統紙質檔案也在逐步向數字檔案轉換。作為大數據信息資源的重要來源之一，其應用服務模式的拓展存有很大的空間。充分、有效地發揮數字檔案信息資源的價值，在以人的主動需求轉為以檔案知識主動推送后，效果甚至可能影響到領導者的決策。在充分認識數字檔案的特征后，使檔案管理服務的水平提升，形成良性循環，成為科研生產的有力保障。

【關鍵詞】數字檔案；管理；模式轉型

隨著社會電子技術不斷的進步與發展，大數據、云計算技術已經廣泛運用于各個領域，傳統紙質檔案也在逐步向數字檔案轉換。在不久的將來，數字檔案會成為主流。作為大數據信息資源的重要來源之一，其應用服務模式的拓展存有很大的空間。適應這種檔案管理形式的改變，充分、有效地發揮數字檔案信息資源的價值，首先需要我們每一位檔案人員轉變傳統檔案管理、服務的理念。同時充分認清數字檔案信息的特點，并根據其獨有的特征進行適應性改變后，才能提供更好、更高效的服務，才能使其價值最大化。

一、傳統紙質檔案管理模式及其特點

紙質檔案傳統管理的流程是接收、分類、整理編號、錄入條目信息等等，這一系列繁瑣的整理歸檔的動作都是為了檔案提供利用做基礎性的準備，整理案卷歸檔的過程最終目的就是能夠在提供利用的時候能夠快速定位找出需要的檔案。那么這個查找過程對于管理者來說是相當繁瑣的，在沒有檔案信息管理系統對檔案文件條目信息進行管理之前，檔案人員需要制作若干種檢索工具，比如：檔案文件的目錄索引卡片、各種管理臺賬等等，查找起來非常困難。

隨著檔案信息管理系統的出現和普及，檔案文件條目信息實現了數字化管理。手段和方法提升了，查找定位檔案的效率提高了，但檔案人員因此增添了一項新的數據錄入工作。所以說，檔案文件條目信息的數字化管理并未使檔案管理產生質的變化，而僅僅是在一個較低層次上的完善。

（一）檔案接收、歸檔整理工作量大。一份檔案要經過鑒定、接收、分類、裝訂、組卷、排序、編制檔案、錄入系統、卷內索引、上架等等一系列的環節，且每個環節必不可少，檔案人員每天都要面對企業各個專業口送來的各種各樣的文件進行整理，其工作量不言而喻。重復性的勞動容易使人產生倦怠感，難免在某個環節中就會發生質量問題，為了避免這種低層次的質量問題的發生，檔案人員又需要增加一項復檢的環節，使工作量增加，又會在新環節上形成惡性循環。

（二）檔案實體與檔案信息條目異地管理，需將其關聯管理。為了提高查找定位效率，目前很多單位都已實現了檔案信息條目管理系統，即管理系統對檔案的關鍵字段進行錄入管理，代替了傳統的手工臺賬的同時提升了查找效率。但由于不是檔案電子全文管理，若需要檔案的具體內容時，還要拿到檔案實體進行利用。所以為了檔案管理系統信息條目與檔案實體相關聯更快速地定位檔案實體，在錄入信息時需要將檔案實體具體的存放位置當作一個錄入項進行編錄，即相當于加入一個索引鏈接項，只不過這個鏈接指向實物而非電子存貯介質。

（三）檔案實體存放占地面積大。歸檔的過程就是檔案人員對歸檔的文件進行分類立卷管理。企業需要保存的檔案也會根據不同的業務范圍，分為不同的大類，比如文書類、經營類、產品類、成果類、設備儀器類、基建類等等，檔案實體需要的存放空間也是相當大的。為了能夠快速的定位查找，需要將企業涉及的檔案門類事先劃分好區域，預估出各門類檔案增加的數量，留出充裕的空間存放，但這樣形成的預估值不一定準確，一是很難準確估測企業的發展速度，二是企業的發展方向存在不穩定性等等很多不確定因素。

（四）檔案庫房環境硬件條件要求高。為了長期保存檔案，檔案庫房的保管環境條件要求非常嚴格，溫度、濕度、光照、防蟲等等都要求控制在一定范圍。檔案庫房必須增設一些外部設備來保障保管環境達到標準，為檔案長期存放提供創建符合要求的環境。

（五）紙質檔案利用率低且只能提供檔案的被動服務。大量的歸檔文件常年處于封存狀態，利用率低。寶貴的檔案知識因其具體內容不易被發現而處于冬眠狀態。根據統計，已經借閱過的文件檔案數量只占檔案庫存總量的20%左右，絕大部分歸檔的文件沒有被用到。具體分析，雖然有一部分原因是將沒有利用價值的文件錯誤地納入歸檔范圍，但絕大多數原因則是檔案的具體內容沒有被有效地知悉，沒有被人了解，導致其變成了“沉睡”檔案，不能充分發揮作用。另外，由于實體檔案的唯一性，當一份檔案被一個用戶借走了，別人就不能同時利用，檔案的利用率不能提高。

目前紙質檔案的提供利用模式是先提出需求，根據需求方向提供檔案內容服務。檔案利用效率受需求量的約束，若檔案利用率為Ser，需求量為Quantity，那么它們之間就應符合下列公式：

Service（檔案利用率）=K（系數）*Quantity（需求量）……公式1

很明顯，若要提高檔案利用率，要么提高系數K，要么提升需求量，在傳統紙質檔案管理時代，系數K是固定值，不可能變化，只有不斷提高需求量。那么如何提高檔案利用效率便成為檔案管理人員追求的目標之一。通過不斷進行用戶調研、需求分析，進行檔案編研課題的研制等方法盡可能地促進有效滿足用戶的需求，推動檔案利用率的提升。但是，傳統紙質檔案的實體性和唯一性，導致檔案利用率很難達到理想的水平。

二、數字檔案管理服務模式及其特點

在當今大數據時代下，紙質檔案逐漸被數字檔案所替代，檔案管理對象性質的變化驅使管理服務模式也得隨之變化。新的管理服務模式使得檔案工作效率提高的同時，檔案的安全可靠性、多重存儲、多層保護、資源自動回收與再分配、在任務過程中檔案信息的自主推送等等形成了新時期數字檔案管理服務模式的鮮明特色。較傳統檔案管理而言，數據檔案管理服務具有以下特點：

（一）檔案實體的虛擬化，淡化了對庫房存儲空間大小的要求。檔案實體的虛擬化（即數字檔案），對庫房存儲空間大小的約束已經不再是必要條件。數字檔案的存貯是依托數據庫系統存儲在計算機存儲介質上。隨著IT領域的存儲技術的飛速發展，存儲介質的容量越來越大，體積越來越小，海量容量的存儲介質已經廣泛使用，在進行存儲數字檔案時，其所占據的空間相對于紙質檔案存儲所占據的空間也是可以忽略不計的。顯然數字檔案的存儲不再受限于庫房面積大小。

（二）數字檔案備份操作簡單，檔案存儲的安全可靠。數字檔案的備份已不像紙質檔案的備份受到存放空間與復制整理的限制，備份操作變得更加簡便快捷。數字檔案備份的功能完全可以依賴管理系統平臺自動實現。在管理系統開發設計之初提出功能需求及約束條件，系統便可以實現定期定時自動對已歸檔的數字信息進行多重備份，再將備份好的數據信息存儲介質進行規范的管理，就能夠達到提高存儲數據的安全可靠系數的目的。

（三）數字信息源頭受控，保障檔案的完整、真實、有效。隨著各種辦公平臺的上線，企業內部已近乎實現了無紙化辦公，各種記錄、審批過程都是以數字信息的方式系統平臺上存儲、流轉。在各種辦公平臺接口標準一致、數據傳遞暢通的條件下，歸檔的數字檔案可以從各個管理操作平臺直接自動傳遞，有效地避免手動操作出現的不統一和不確定性。歸檔的數字信息在產生之初就受到系統有效的控制，在其建立、校對、審批、受控等全生命周期運轉結束后，將元數據與數據文件一道進行歸檔管理，避免了數據源的失真、丟失，大大提高了歸檔信息的完整、真實、有效性。

（四）系統平臺節點控制，數字檔案管理流程規范。隨著設計、生產、管理等所有過程無紙化辦公的實現，檔案人員的主要管理對象轉變成數字文件檔案，檔案管理系統也由原來的檔案信息條目管理轉變成對檔案電子全文的管理，紙質文件檔案的數據量也在大幅下降，傳統的管理模式已不再適用，新模式的管理過程大部分都是依托管理平臺進行，系統的介入有效避免了在管理過程中由于人的主觀因素造成的問題。管理平臺在設計之初就將合理規范的流程嵌入程序，管理平臺能夠按事先制定好的流程運行，并能在關鍵重要操作節點進行提醒，有效去除了管理者的主觀因素導致的問題，規范了檔案管理。

（五）多元化服務，實現檔案資源價值的最大化。隨著檔案資源存在形式的變革，檔案提供服務的模式也產生了變化，公式1中的系統K隨著同時能夠提供多個用戶使用同一份檔案的變化亦產生了變動。由于檔案實體的虛擬化不受物理資源的限制動態部署虛擬資源，使得系數K不斷增長。檔案管理系統可以根據用戶正在操作的應用平臺及任務內容進行情境感知，自動搜尋用戶可能需要的檔案知識進行主動的推送、建議，這樣用戶就可以獲得系統自動傳遞的與工作內容相關的檔案知識，由此可見，公式中的需求量亦在自動推送檔案知識的平臺下得到了有效的提高，當然檔案利用率也隨之提高了，充分實現了檔案資源價值的最大化。

（六）為決策者提供智能資源。在大數據時代下，數字檔案的管理非常靈活快速便捷。由于不受物理空間的限制，可以對數字檔案進行動態的部署、運算與管理，通過用戶的不同需求，系統可以通過不斷自我學習、統計、積累、計算以及用戶當前的任務環境，很快捕獲用戶此次操作的目的，通過云計算在數字檔案大數據環境下進行快速的搜索、定位、過濾與用戶操作相關的檔案知識，并進行規整分類后自動推送給用戶。系統甚至可以對過濾出的檔案知識進行進行統計、排序和簡單的運算，最終以各種統計圖的方式提供給決策者，輔助他們的抉擇。

三、綜述

傳統型檔案管理工作被數字化檔案管理工作所替代，是大勢所趨，這不僅僅是文檔、介質等管理對象的存在形式發生了變化，外界的保障條件也發生了變化，這些深刻地改變著檔案管理者、檔案管理工作的思路；在以人的主動需求轉為以檔案知識主動推送后，效果甚至可能影響到領導者的決策，而不單是提高效率。因此，應正確對待轉型初期帶來的不適應，努力提高檔案管理者的業務技能，使檔案管理服務的水平提升，形成良性循環，使檔案管理的“硬件”與“軟件”緊密耦合，成為科研生產的有力保障。

【參考文獻】

[1]李春嬌.大數據視閾下數字檔案館信息服務研究[J]. 2016（06）.

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