淺談醫院檔案的利用與服務

韓貞

【摘要】檔案利用與服務是醫院檔案工作為醫療衛生事業服務的直接體現，是檔案室聯系醫院各方面工作的一個窗口，也是檢驗、衡量醫院檔案工作好壞的最重要指標。所以，檔案利用與服務在醫院檔案工作中處于主導和支配的突出地位。

【關鍵詞】醫院檔案管理；利用；服務

檔案利用與服務工作要求檔案工作者要及時了解醫院各科室對檔案工作的需求，并在服務方式和內容上進行探索和改善，才能滿足醫院工作和醫護人員日益增長的信息需求，才能為醫院檔案工作帶來活力和生機，從而達到信息資源共享的目的。

一、檔案工作人員必須熟悉室藏檔案內容

熟悉程度包括對室藏檔案的成分、內容和數量以及存放的庫架位置了如指掌，了解各個全宗形成及整理狀況，熟悉全宗內檔案的利用價值，特別是對重點全宗和珍貴檔案更應如數家珍。只有熟悉自己的家底，才能減少查閱調卷的盲目性，為利用者及時全面準確地提供服務。

二、豐富室藏是檔案利用與服務的物質基礎

醫院檔案室要嚴抓移交接收工作，根據《歸檔接收制度》的規定接收各科室應移交文件資料，并確保檔案的完整，同時要加強對本醫院重大活動、重大事件、重大醫療創新技術、重大工程檔案的收集，加強對本醫院名醫人物或物色?？平ㄔO等珍貴檔案的收集。檔案室還要定期向市檔案館移交有關檔案，并及時整理現有檔案，按照《檔案鑒定銷毀制度》對已到期的短期、長期或者10年、30年檔案進行鑒定銷毀，逐步形成室藏檔案案卷質量優化的良性循環。

三、認真編寫檔案參考資料

目前醫院檔案室編寫的檔案參考資料有大事記、組織沿革、統計數字匯編、發文匯編、醫療專家簡介、會議簡介等，通過檔案信息編研，可以為檔案利用者提供主動的、系統的和有針對性的服務，從而提高檔案利用工作的效率，還可以在相當程度上減少直接利用對檔案原件造成的自然磨損，從而有效地保護原始檔案。

四、及時做好檔案利用和利用效果登記等工作

檔案利用與服務工作要做到主動、熱情、服務周到，不論利用者職位高低，親疏遠近，一律熱情接待，對其所需利用的檔案，無論查找難易，都要耐心細致，不厭其煩。檔案工作人員還要按《檔案借閱制度》的要求，填寫《檔案查（借）閱登記簿》，及時跟蹤未歸還的文件資料，嚴防遺失。檔案利用結束后由利用者填寫《檔案利用效果登記簿》。對現有檔案因歷史原因用常規方法難以查到的重要信息，要建立特殊信息登記簿做好記錄。以我院為例，近三年我院的檔案利用數據為：2015年檔案借（查）閱128人/次，提供檔案資料302件/卷；2016年檔案借（查）閱182人/次，提供檔案資料352件/卷；2017年檔案借（查）閱235人/次，提供檔案資料725件/卷。檔案利用的數據逐年上升，證明我院檔案室為醫院的管理建設、員工職稱晉升、設備維修、基建工程、審計、廉政建設、單位評先爭優等發揮了重要作用。我院在檔案利用效果登記方面已養成良好習慣：檔案室每年為人事科提供專業技術考核登記表、論文、科研成果等原始資料，使醫務人員順利通過評審，壯大了醫院的專業技術梯隊，為醫院增添了新鮮的血液，具體職稱晉升人數為：2010年26人，2011年11人，2012年22人，2013年24人，2014年25人，2015年19人，2016年18人，2017年20人。值得一提的是：2018年初我院病理科、臨床護理、新生兒科、腫瘤科、兒童保健科、腎病內科、普通外科申報肇慶市第四批臨床醫學重點專科，麻醉科、兒科、重癥醫學科、內分泌科申報肇慶市第四批臨床醫學特色?？疲瑱n案室為其提供2014年至2017年發表的護理論文84篇、醫技論文280篇、科研成果28卷等原始資料，使這些科室順利通過評審，提高了醫院的知名度，由此可見，檔案利用與服務工作是非常重要的。

五、提高檔案利用與服務的整體水平

要積極拓寬檔案服務領域，建立多元化的利用服務平臺，檔案利用與服務工作不能墨守成規，拘泥于傳統的接待利用、查閱檔案、咨詢服務等利用服務模式，我們應該不斷推進醫院檔案信息資源的數字化、網絡化，為電子檔案管理利用創造條件。以“積極開發，主動服務”的新姿態向醫院的臨床科室、醫技科室和職能科室提供迅速、高質量的檔案信息服務，變消極為積極，變被動為主動。如我院于2011年11月啟用OA系統，各科室及個人均可登錄OA系統收閱現行電子文件，使不屬于保密類的文件可在OA系統發布、傳閱、下載或轉發，方便了臨床醫務人員不用直接跑到檔案室查閱文件，大大提高了檔案利用工作效率，這樣有效利用檔案信息可為將來醫院共享檔案信息打下基礎，逐步使計算機進入檔案利用服務工作領域。

總之，醫院檔案利用服務工作要圍繞醫院的中心工作，以創建優質高效的醫療衛生服務為目的，以服務社會、服務人民為主要內容，不斷改進檔案利用服務工作，不斷拓展檔案服務領域，做到醫院建設推進到哪里，檔案服務就覆蓋到哪里。拓展檔案室的服務功能，充分挖掘檔案資源，準確提供利用，以滿足醫院發展的需要。

【參考文獻】

[1]肖偉玲.檔案利用與服務[J].卷宗，2014（03）.

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