事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析

邢萌

【摘要】事業單位檔案的管理一直是事業單位工作的重中之重。隨著現代社會的發展，傳統的檔案管理方法已經不適用，事業單位檔案數字化建設已經迫在眉睫。本文就事業單位檔案數字化建設的背景、意義進行闡述，并對事業單位檔案數字化建設管理路徑的選擇進行分析，最后提出一些意見。

【關鍵詞】事業單位；檔案數字化建設；路徑

隨著我國信息技術的不斷發展，作為我國為社會公益而進行服務的事業單位要充分利用信息技術。在我國事業單位服務社會的過程中，有很多重要的文件需要保存，有很多人作出了杰出的貢獻，他們的檔案需要妥善保管。因此事業單位檔案數字化是事業單位檔案建設的必由這路。事業單位檔案的數字化大大提高了工作效率和經濟效益，為我國事業單位的發展作出了巨大貢獻。

一、事業單位數字化建設的意義

在過去的傳統檔案管理方式中，所有文件都是紙質的，員工對這些檔案進行整理時非常費時費力，效率低下，經濟效益低。而且很多時候需要對一些檔案進行查詢，這時尋找檔案成為一個大問題，往往很長時間才能找到需要的檔案。紙質檔案也容易丟失，這給檔案的管理工作帶來了很大的不便。事業單位的檔案管理工作分三部分，它們分別是文書管理、基建檔案和人事檔案。這些是事業單位得以安全正常運行的依據和保障。隨著社會的發展，傳統的檔案管理方法已經不足以支撐事業單位的正常運行，這就需要數字化管理的介入。事業單位檔案數字化建設有很多方面的益處。一方面，大大提高了經濟效益。事業單位傳統的管理方法需要大量的人力物力，需要很多的成本。在管理過程中效果低下，浪費了大量的時間。數字化建設后的事業單位檔案管理方法方便快捷，只要一臺電腦就可以查詢想要的檔案，就可以建立新的檔案，節省了時間，減少了人工也節省了空間。另一方面提高了工作效率，傳統的檔案管理方法要求員工跑來跑去尋找檔案，查找需要的資料費時費力，數字化后打破了時間和空間的限制，需要的資料可以迅速找到，可以準確了解員工的情況，保障了員工的工作和事業單位工作的有序進行。

二、事業單位數字化建設存在的問題

（一）數字化建設后的安全問題。數字化建設離不開網絡，但是網絡是復雜的，事業單位的檔案保密要求很高，數字化建設后對事業單位的檔案造成了一定的危險。數字化建設的目的是方便建設檔案、方便查詢和提高工作效率，在這些要求得到滿足后新的問題就出現了，對事業單位的檔案管理數字化建設一定要把保密工作做到位，杜絕因為計算機軟件或者硬件的問題造成信息丟失，更不可以因為病毒的襲擊導致信息被竊取。這些問題要得到高度的重視。

（二）建設資金不足。數字化建設需要大量的資金投入，事業單位的檔案工作是事業單位運行的保障。沒有資金的投入就無法對事業單位的檔案進行數字化建設，建設無法進行就無法從傳統的管理方法的局限中脫離出來，耗費大量的人力物力。我國事業單位檔案數字化建設進程緩慢，止步不前，很大一部分原因就是資金投入不足，要重視資金投入的問題，這是事業單位檔案數字化建設的保障，避免資金不足導致的數字化進程停滯這種情況的出現。

三、事業單位檔案數字化建設路徑分析

（一）完善事業單位檔案管理的數字化體系。在進行事業單位檔案數字化時要完善體系的建設，不但要將新的檔案數字化也要將過去老的檔案進行數字化。將他們分類整理好放入不同的儲存空間，和傳統的分類整理方式一樣，有體系的儲存和數字化。要從檔案的錄入，資料的整理再到保存、復核、分類等各個環節形成一套完整的體系，這樣事業單位檔案數字化才能順利進行。

（二）實現檔案信息的共享。事業單位檔案數字化建設由很多部分組成。它是一個大工程，不是一朝一夕就可以建成的。從總體設計到安全措施等工作都需要謹慎對待。同時事業單位的日常工作就要面對很多的文件，檔案信息共享是必須的。這要求我們在系統的創建之初，就要有方法可以達成這個目標。通過網絡建立多個服務器，用電腦進行文檔的傳輸等以達成檔案信息共享的目的，當然要做好保密工作，對查詢進行權限的限制，設置檔案密級管理，對檔案的查詢等級進行限制。

（三）做好檔案的鑒定工作。檔案的正確性是非常重要的，不可以將錯誤的檔案數字化輸入電腦。對檔案的鑒定要做好。首先要對一些價值比較高的如現有的館藏文件等進行鑒定，先把它們數字化，輸入電腦保存。將一些緊迫程度不高的文件放在后面。明確檔案是否需要數字化，是否它帶來的價值足以擔負數字化的成本。根據具體情況對檔案進行鑒定，明確它們的價值，分清輕重緩急，循序漸進地進行數字化建設。

四、結語

在社會發展迅速，經濟發展飛速的環境下，傳統的檔案管理方法不再適用。事業單位檔案數字化是檔案發展的必然趨勢，事業單位檔案數字化是必然的迫切的，在事業單位檔案數字化建設的過程中要加大資金的投入，解決遇到的問題，采用正確有效的路徑來進行事業單位檔案數字化的建設。

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