試論檔案管理的標準化與創新

劉繼志

摘要：本文對檔案管理的標準化與創新問題進行了探討，文章從闡述檔案管理標準化的內容入手，進一步分析了檔案標準化建設中存在的問題，最后提出了加快單位檔案管理標準化建設的幾點建議。

關鍵詞：檔案管理 標準化 創新 內容 存在問題 幾點建議

前言

在現代社會體系工作中，檔案管理已經成為企業內部管理結構中非常重要的一個組成部分，為了保證檔案管理工作的順利運行，需要做好一系列工作，包括信息化建設等等。而在新的時代背景下，信息技術成為促進各行各業發展的，必不可少的動力，是檔案管理工作必不可少的技術基礎。利用先進技術，是促進檔案管理工作的現代化、標準化運行，實現工作創新的重要前提。

一、檔案管理標準化的內容

單位信息系統本身往往具有一定的復雜性，檔案資料數量多，檔案管理工作牽涉廣泛，加上多方力量參與，也增大了彼此協調的難度。其中，單位管理層是非常重要的角色，由其負責對關鍵檔案管理人員的資質進行，必要的審核，并且對管理的質量進行必要的督促。具體的崗位員工則需要對項目整體負起具體責任，對資料搜集、信息溝通等等工作進行持續性跟進。以此類推，信息技術操作人員、網站建設人員等等不同的參與方都能夠在檔案管理工作體系中發揮巨大的重要，各方需要彼此協調，避免矛盾沖突。

而管理標準則是指用一致性的要求和規范對管理工作進行制約和引導，比如明確各種文件的歸檔范圍、要求及資料保管時限等等。而這種行為標準在特定的情況和時間內往往會維持一段的穩定性。此外，工作標準則是針對單位內的檔案室、部門員工等提出的科學標準。在新的時代背景下，檔案管理工作的開展面臨著更高的要求，辦事標準也因此得到了持續的調整和完善。

二、檔案標準化建設中存在的問題

（一）缺乏統一的網絡化協調機構

在當前情況下，因為不同單位在管理制度和運行規律上的不同影響，許多單位的檔案管理工作都變成了條塊切割、各成一系的格局。雖然許多檔案部門漸漸認識到了資源共享的意義，但尚且缺少部門彼此合作的重要行動。國家也缺少統一的組織機構來進行整體統籌，因此各單位的檔案館網絡化建設事業也長期得不到突破性進展。

（二）經費投入不足

在檔案標準化發展的歷程中，需要引進先進的信息技術，搭建完善的網絡操作平臺，配備足夠的設備，并且優化設備維護體系，因此，必然需要大量的資金支持。但是在現實中，因為許多單位尚且未能真正意識到加強檔案管理標準化發展的重要意義，因此在經費投入方面還存在巨大的不足，這也是影響國內企事業單位檔案管理標準化進步的不利因素。

（三）檔案管理隊伍人員素質較低

在檔案標準化發展過程中，人才是最核心的要素，單位必須聘請綜合型人才參與管理工作，包括能夠掌握計算機、通訊等不同技術的員工，能夠高效辦理檔案業務的高素質員工。但是，當前國內許多檔案管理工作者的素質整體不高，而且缺少學術、史料研究的重要才能，無法達到計算機技術高速發展所提出的要求，因此難以滿足檔案網絡化發展的要求。

三、加快檔案管理標準化建設的幾點建議

（一）加快檔案信息化建設

在市場經濟不斷完善、企事業單位快速進步的情況下，各項工作在進行中所形成的歸檔材料也更加豐富，檔案管理模式也漸漸向數字化轉變，從而使得檔案信息的接收、傳送、儲存環節實現高度一體化，進而保證檔案信息得到高效共享。在這一背景下，單位的檔案管理人員需要緊緊抓住時代機遇，做好檔案的信息化建設工作。

（二）促進檔案信息利用的社會化

檔案管理部門要在確保其整體效益不受損的基礎上，更廣泛地為社會各領域打造優質的檔案信息服務。而單位內部眾多的檔案工作者也，必須形成正確的服務意識，突破單位內部可能存在的黨政管理、單純注重生產等等傳統模式的限制。檔案管理工作是企事業單位運行過程中非常重要的一部分。做好檔案管理工作，要求員工在兼顧質量、進程、成本和風險控制等等多個指標的基礎上，做好全面管理。以此為基礎。企事業單位需要不斷強化自身的服務能力。

（三）加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施

在新的時代背景下，各單位加強對檔案管理部門的投入，變成了促進檔案管理信息化、標準化發展的重要條件。打造扎實的軟硬件基礎設施體系，構成了企事業單位做好檔案現代化管理的重要前提。所以，單位必須關注資金的投入量，保證基礎設施得到順利建設。在硬件的問題上，單位需要做好財力支撐；在網絡和軟件問題上，檔案部門則要利用好檔案網信息網的平臺價值，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。

（四）優化檔案管理隊伍

檔案工作人員整體素質如何關系到檔案信息的整理、利用和開發，關系到檔案工作標準化、規范化、現代化的進程。要優化檔案管理隊伍，一方面充分發揮單位設施齊全、科研水平高等優勢，培養高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構得到優化。

四、結語

綜上所述，加強對檔案管理的標準化與創新的探討，對于促進單位的正常運行有著極其重要的意義。相關工作人員需要明確檔案管理標準化的內容；同時把握檔案標準化建設中存在的問題嗎，如缺乏統一的網絡化協調機構、經費投入不足、檔案管理隊伍人員素質較低等等；在此基礎上，提出加快單位檔案管理標準化建設的幾點建議，加快檔案信息化建設，促進檔案信息利用的社會化，加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施，優化單位檔案管理隊伍。