探究電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

孫 青

（南充市中心醫院，四川 南充 637000）

引言

隨著電子信息技術的不斷推廣，顛覆了以傳統文件為載體的檔案管理工作，電子信息檔案成為檔案管理的新技術手段。這種檔案管理技術逐漸在事業單位得到了使用，這樣的管理方式使檔案管理更加方便快捷，而且也改變了傳統檔案管理中的缺陷。但是，我們也要認識到計算機技術的應用同樣存在很多風險，我們需要在應用其優點的同時盡最大的可能降低其風險。

一、電子信息檔案管理在事業單位中的應用

1．提高了檔案管理效率。傳統的檔案以紙質文件為載體，現代電子信息技術檔案管理以電子為媒介儲存檔案。計算機的信息處理功能特別強大，運算速度快，很好地解決了傳統檔案管理的拖拉滯后的現象。傳統的檔案管理人們通常采用手工操作，這在操作過程中常常會出現信息收集不全，字跡不工整，遺漏信息現象。電子信息檔案管理改變了傳統的管理缺陷，提高了檔案信息記錄的準確性。

2．提高了檔案傳達的安全性。傳統的檔案管理中主要是依靠人力進行檔案運輸，運輸中可能會由于自然和人為等因素造成丟失或破損等現象發生，一旦發生這種情況，重新找回的難度極大，大大降低了檔案運輸的安全性。但是，電子信息檔案在傳輸中就可以很好地改善這個問題，當然不排除出現網絡出現問題，否則幾乎不會出現檔案延誤和丟失的現象。

3．電子信息檔案管理有利于實現資源共享。傳統的檔案管理方式，不利于各個部門之間的信息交流和共享，致使大量的檔案被閑置在檔案管理室中，起不到其應有的價值，無法在事業單位發展中起到一定的作用，這是一種嚴重的資源浪費。大數據時代，電子信息檔案管理技術在事業單位的應用，可以使工作人員通過計算機網絡進行數據傳輸和信息傳遞，這種工作方式既適應了現代社會的發展節奏，又能夠充分發揮檔案的作用，實現信息交流、資源共享。電子信息檔案管理實現了檔案管理的信息化，加速了信息傳遞，提高了檔案管理的調解能力，對于事業單位檔案管理的工作效率和檔案資源利用上都是一種新的提升，一定程度上擴大了經濟效益。網絡成為了檔案信息的載體，人們使用計算機網絡系統建立龐大的數據庫，利用計算機從中獲取信息，進行儲存、交流，加快各部門之間的信息共享，同時能夠及時得到反饋，促進各個歷史時期信息的交換，增進了各部門之間的了解和業務聯系。

4．改變檔案保管模式。電子信息檔案存在互聯網中，相對紙質當中管理常見的蟲蛀、防潮等問題，在電子檔案中是不會出現的，這為檔案保管工作帶來了極大的便利。較之紙質檔案，其儲存的時間更長，更不容易被破壞。可以看出，電子信息檔案的突出優勢就是在保管過程中節約資源和具有一定的穩定性。

二、電子信息檔案管理的風險控制措施

電子信息檔案雖然教傳統的檔案管理存在很多優勢，但是其管理也不是萬無一失的，由于互聯網的性質，保密工作是電子信息檔案管理工作中的一大難題。科技發展日新月異，盡管目前的檔案管理工作采用的md5加密手段很難破解，但是隨著技術的不斷更新，其安全性也不會是永久的。所以，檔案的加密管理工作應該被管理人員列為重點工作。如果沒有積極有效的防預風險的措施，就很容易導致事業單位的電子檔案被竊取或是損壞，會對事業單位帶來巨大的損失。本文針對事業單位電子信息檔案管理，提出了幾點有效避風險的措施。

1．保證電子檔案的儲存安全。第一，系統安全。計算機病毒比如木馬病毒對計算機系統具有很大的破壞性，所以應該針對病毒入侵建立相應的防護措施。首先檔案管理人員應該利用殺毒軟件定期進行病毒查殺和系統保護，定期更新其病毒庫、進行每日掃描，設置網絡安全報警系統，一旦發現苗頭及時處理防患于未然。另外，選用安全的正版的軟件、定期系統維護，從根本上杜絕系統崩潰帶來的損失，還要定期對軟件進行升級，一旦發現系統遭到破壞，操作者也能第一時間發現并及時處理，有效止損。第二，數據安全。首先，要保證電子信息檔案從根本上杜絕泄露，保證信息安全。可以通過防火墻手段禁止外來計算機隨意地傳輸和下載檔案，允許獲得許可的訪客正常傳輸檔案信息。其次，應該做好電子信息檔案的備份。為了以防電子檔案在計算機硬件或系統出癱瘓時丟失，有必要將電子檔案進行備份，同時對這些備份信息進行妥善保管，為了做到多層保護，可以對其進行多次備份。另外，在備份設備保管的過程中應該注意磁場、溫度、濕度等自然因素的影響，將其存放在干凈整潔，沒有陽光照射的環境中。

2．提高檔案管理者的素質。計算機最終還是通過操作人員的操控進行工作，所以作為事業單位的電子信息檔案管理者，是否了解計算機及網絡的工作原理，是否具有正確管理操作的意識，是否具有一定的檔案安全意識，均是計算機網絡否能夠安全有效地為電子信息檔案管理服務的決定性因素。前期需要對檔案管理人員進行嚴格的培訓，培訓合格方可上崗工作，進入工作后也要定期進行培訓，保證事業單位的檔案管理人員能夠及時了解前沿的檔案管理技術，保證其能夠跟上網絡的進步速度，確保使用能應對電子信息檔案管理工作中出現的新問題。

3．建立并完善工作制度。事業檔案的管理主要的工作目標就是發揮檔案對事業單位運行的作用，實現對其合理的利用和流通。建立完善電子檔案管理工作模式是提升檔案管理水平的重要基礎，傳統的事業檔案管理工作中，各部門之間缺乏交流和溝通，通常是各自為政，自行整理和收集檔案。電子信息檔案的使用可以實現各部門之間的資源共享，節約人力、物力的同時提高工作效率。為了保證信息資源的安全性，事業單位必須要制定相應的工作制度和工作章程，從事檔案管理工作的人員應該嚴格按照章程工作。比如，只有檔案管理人員才能夠對相關系統進行操作，禁止非工作人員進入檔案管理室和操作計算機。還要制定嚴格的監督機制，對網絡系統逐層分配權限，按照秘密等級劃分，有效實現領導層的監督作用，同時也鼓勵工作人員之間的相互監督。

結語

簡言之，事業單位在使用電子信息技術對檔案進行管理時，享受其為檔案的管理和使用工作帶來便捷的同時一定要對其存在的風險進行重視，明確電子信息檔案的風險不是主觀的，而是不可避免的客觀事實。作為檔案管理人員，我們能夠做到的就是在工作中，加強風險意識，落實檔案管理工作，嚴格執行檔案管理制度，做好檔案的安全工作，同時提高檔案的利用率，發揮檔案工作對企業發展的重要作用。