信息化背景下的高校檔案管理研究

程瑞紅

（濮陽職業技術學院，河南 濮陽 457000）

0 引 言

近些年，隨著我國社會經濟的快速發展，國家對人才培養越來越重視，在教育事業方面的投資也越來越多，同時各大高校也實施了擴招政策，在校學生的人數不斷增加。高校擴招增加了高校學生檔案管理工作的難度，因而在近些年也出現了許多管理方面的問題，對高校發展產生了負面影響。為了全面提高高校學生檔案管理工作的效率，許多學校在信息化背景下開始進行電子檔案管理，不僅提高了高校檔案管理的效率，同時也提高了學生檔案管理的質量，為檔案管理人員的工作帶來了極大的方便。本文針對高校檔案管理工作方面的問題及解決措施進行了全面研究，從而促進我國高校檔案管理工作進一步發展。

1 高校檔案管理的概念

檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯、研究和提供利用等一系列工作，其中檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計等方面的工作屬于檔案實體管理，而對檔案信息的組織和集中則為檔案信息管理，因此檔案管理方向不同，其具體的工作形式也存在很大的差異。而高校檔案管理是高校實施教育教學的重要組成部分，能夠對高校的發展產生一定的推動作用。在具體實施管理期間，檔案管理部門將教職工和學生的檔案按照一定的流程和規范進行統一分類管理。

目前，隨著信息化技術的不斷發展，高校檔案管理工作也開始采用信息技術，轉變了檔案的管理形式，高校檔案管理的概念也開始發生了一些變化，管理形式由實體檔案轉變為電子檔案，管理理念由之前的檔案管理轉變為檔案為學校發展和學生服務的管理理念，進而實現社會效益的最大化。

2 高校學生檔案管理中存在的問題

2.1 不重視檔案管理工作

高校是培養社會人才的主要場所，學校對學生檔案具有清晰的管理和把握，將對高校發展有非常大的促進作用。但在實際工作中，由于高校領導層對學生檔案管理認識不足，因而對檔案管理工作不夠重視，導致高校學生檔案管理工作效果比較差。由于我國高校在發展過程中也沒有認識到檔案管理對學校發展的作用，在這種情況下使領導層對檔案管理不夠重視，同時也造成檔案管理工作人員對檔案內容管理不到位。此外，由于學校不重視檔案管理工作，因而安排的檔案管理工作人員的文化程度也比較低，而且年齡比較大，不利于順利開展高校檔案管理工作。

2.2 高校學生檔案管理工作量大、效率低

在傳統檔案管理中，檔案主要以紙質形式記載，而紙質形式記載在檔案分類和校對方面存在很大的困難，同時紙質檔案比較容易損壞，需要工作人員在工作期間加倍小心，在整個檔案管理工作中損耗的人力和時間成本也比較高。雖然高校投入了大量的工作人員，但是由于每年的檔案數量都在不斷增加，導致原來的工作人員很難快速完成檔案管理工作，所以從整體而言，高校學生檔案管理工作的效率比較低。同時，紙質檔案為檔案管理工作人員帶來了較大的工作量，一方面工作人員在快速記載過程中容易出現錯誤，另一方面在檔案調取過程中很難快速找到，因此在整個過程中將耗費大量的時間。

2.3 高校檔案管理工作基礎設備現代化程度比較低

在高校建設發展過程中，檔案管理工作容易被忽視，再加上學校對檔案管理工作不夠重視，因而在資金、設備投資方面的投入很少，沒有及時引進便捷的檔案管理設備和軟件，從而導致高校檔案管理工作中的基礎設備現代化程度比較低。由于缺少現代化的設施，許多檔案管理工作人員只能采用手寫的形式實施檔案管理，大大降低了檔案管理工作的效率。

3 信息化背景下實施高校檔案信息化管理的具體措施

3.1 實現檔案信息的數字化管理

在信息化技術快速發展的過程中，數字化檔案管理能夠促進高校檔案信息化管理，而在社會信息化技術快速發展的情況下，轉變檔案管理和利用特點是當前高校檔案管理中急需解決的問題，在全面解決檔案管理問題后，才能促進高校檔案為高校的發展提供服務。首先，加強高校檔案館藏目錄數字化，即編制檔案分類的電子目錄，為檔案檢索提供方便，同時也能提高檔案數字化目錄管理的程度。其次，高校檔案管理工作人員要對學校館藏的檔案進行全面管理，將平時利用率較高的檔案在較短時間內實施數字化管理，為實際工作提供方便。其次，高校還要將數字化管理與檔案館藏特色相結合，從而在加強高校電子檔案管理期間建立有特色的檔案館藏風格，從而體現本校的特色。

3.2 建設規范的高校檔案信息化管理準則

在高校檔案管理中，由于學生檔案管理內容比較多，工作量非常大，因而在實施電子化檔案管理期間，需要建設規范的高校檔案信息化管理準則。首先，相關人員在建立電子化檔案之前要制作規范的信息標識，比如：對于檔案的電子信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸、管理等環節的操作，都需要按照標準程序進行操作。其次，確保檔案的輸入格式統一，確保項目、代碼符號統一，確保代碼的轉換規則統一，這樣才能確保檔案管理工作的規范性。

3.3 提高檔案信息化管理隊伍的素質

為了實現高校檔案管理數字化，需要加強檔案管理人才隊伍建設，從整體上提高高校檔案信息化管理隊伍的素質。首先，高校要為檔案管理工作提供現代化的技術設備，改善傳統檔案管理環境，督促檔案管理人員及時掌握新設備的操作知識，并轉變檔案管理工作的形式，利用信息技術代替紙質檔案，從而節省檔案管理室的空間，也節省工作人員的時間。其次，學校要定期對檔案管理人員進行培訓，主要培訓簡單、基本的辦公軟件操作技能，可以讓計算機系的教師對檔案管理工作人員進行培訓，從內部提高檔案管理人員的操作技能和素質。最后，學校要引進復合型檔案管理人才。由于高校檔案管理不僅需要專業的檔案管理人員來實施管理，而且還需要管理人才全面熟悉信息技術，具備計算機專業方面的知識，才能勝任檔案管理工作。然后由復合型人才帶動檔案管理工作的內部人員，不斷提升自己的業務技能，最終實現高校檔案的數字化管理。

4 結 語

檔案管理是高校教育教學中不可缺少的組成部分，但在長期實施發展過程中，由于信息技術的推廣運用，使檔案管理工作與當下的社會發展之間產生了非常大的沖突。因此，高校需要加強檔案管理改革，運用現代化信息技術，才能促使高校檔案實施數字化管理。

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