檔案管理工作的現狀與創新研究

蘇 杭

（四平市道路運輸管理局 海事科，吉林 四平 136000）

0 引 言

隨著我國各行業的快速發展，每個行業的日常業務都在不斷增加，因此，整理和保存工作就要交由檔案管理人員完成。但是，很多行業的檔案管理工作還存在很多問題，導致很多工作很難順利開展。因此，檔案部門的工作人員，要創新檔案管理工作，開拓檔案管理的各項功能,并積極進行觀念、機制和管理創新。隨著時代的發展，越來越多的行業都創新了檔案管理的形式，筆者對以往檔案管理的工作情況進行了研究和分析，并提出了相應的創新管理措施。

1 檔案管理工作的現狀

1.1 不重視檔案管理工作

檔案管理工作在各行業中都發揮著重要的作用，能夠提供與工作相關的重要信息，還能幫助工作人員減少查看資料信息的時間。但是，很多工作人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，從而會出現工作不認真的現象，導致相關工作措施不能得到落實，并且不能保證檔案的完整和安全。此外，很多行業的領導也不重視檔案管理工作，在檔案管理方面的投入非常少。

1.2 檔案管理工作的制度不完善

檔案管理工作一直以來都需要健全的制度作為工作依據。目前，我國很多行業的檔案管理工作并沒有制定完善的管理制度，從而導致檔案管理工作人員頻頻出錯，從而會影響工作效率。同時，由于沒有完善的檔案管理工作制度，導致很多工作人員都是根據自己的經驗和前人的經驗管理檔案，經常出現檔案丟失的現象。

1.3 檔案管理工作人員素質較低

現如今，我國各行業發展迅速，很多崗位都需要知識型人才。檔案管理工作也是如此，相比其他職位來說，更加需要知識型人才。目前，檔案管理不再是以往的紙質檔案管理，隨著信息技術的快速發展，紙質檔案開始向電子檔案轉變，這就要求工作人員要能熟練操作計算機，還要有專業的檔案管理知識。但是，我國各行業普遍存在檔案管理人員素質較低的問題。很多檔案管理人員的文化水平低，也不具備相應的專業知識，對檔案管理流程更是不了解。同時，一些檔案人員都是從其他部門轉過來的，還有相當一部分是兼職。此外，很多檔案管理年齡都很大，也不能熟練操作計算機，不利于檔案管理信息化。

1.4 檔案管理工作缺乏科學性

現如今，很多行業在發展過程中都采用了科學的管理模式，如互聯網、數據庫等，然而部分單位并沒有采取科學的檔案管理方式，依舊采用人工管理模式。這就導致檔案管理工作落后，缺乏科學性，使很多檔案得不到及時保管，在內部人員調取檔案的時候，會由于檔案缺失而阻礙工作正常進行。

1.5 部門之間缺乏合作

檔案管理工作是有具體工作流程的，需要部門之間的合作和配合，只有相互配合才能夠及時完成工作任務，但是現在很多部門的人員不作為，這就導致檔案管理工作效率低下。此外，由于部門之間缺乏合作，導致工作出現問題后而找到相關負責人，從而阻礙檔案管理工作的順利進行。

2 創新檔案管理工作的有效措施

我國已經進入信息化時代，任何行業的發展都經歷了創新和發展。檔案管理工作作為企業發展中的一項重要工作，所以創新檔案管理的工作方式是非常重要的。我國檔案管理工作理應與信息技術相結合，通過創新管理模式來提升工作效率，與此同時，還要加強檔案管理工作安全保護。在創新工作方式的過程中，各行業還要提高檔案管理人員的工作意識，保證檔案管理工作順利開展。

2.1 提高檔案管理人員的職業素養

檔案管理工作可以說是各行業工作的重中之重，因此各行業要重視檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員的職業素養。首先，檔案管理人員要認清自己的工作職責，擺正自己的工作位置，要堅守崗位，履行職責。其次，檔案管理人員要定時對檔案進行查驗，要及時找回出現遺漏的檔案，從而提高檔案管理的效率。最后，在進行檔案管理工作的同時，檔案管理工作人員也要不斷創新管理觀念，要隨著時代變化不斷更新觀念，避免出現思想觀念過于陳舊。

2.2 建立檔案管理工作新體系

在檔案管理工作中，很多相關的工作檔案需要進行集中管理，還有很多較為分散的工作資料信息需要進行整合。因此，在檔案管理工作中，各行業需要對整個工作流程進行緊密的串聯及規劃，建立科學的檔案管理工作體系，對相關的工作檔案進行有效整合。首先，各行業要建立安全的網絡平臺，將檔案資料錄入，同時進行合理分類。其次，檔案管理工作涉及的內容比較繁雜，需要利用電子技術進行管理，對紙質檔案和電子檔案進行備份，建立檔案管理工作體系，完善檔案工作流程。最后，工作流程還有工作體系都要進行創新，通過與電子技術相結合，保證電子檔案能夠與紙質檔案相匹配。

2.3 優化檔案管理工作模式

檔案管理工作需要積極的工作理念和高效的管理模式。隨著信息化時代的到來，很多檔案管理系統需要進行升級，才能夠適應時代發展的要求。傳統的檔案管理方式已經不能夠支撐整個檔案管理工作的流程，因此各行業需要優化檔案管理工作模式。首先，各行業要利用先進的信息技術來提高檔案管理的水平，并運用科學化的管理方式提升管理效率。其次，各行業要逐漸從紙質檔案管理模式向電子檔案管理模式過渡。

2.4 充分利用信息技術和安全軟件

檔案管理工作通過與信息技術相結合，能夠實現檔案管理在信息搜索、分類、編目、歸檔和處理等各個環節的信息化。有很多行業在工作過程中會出現檔案丟失的問題，這就需要發揮互聯網技術的優勢，將所有檔案進行備份，來保證檔案的安全性。同時，檔案管理部門要保證相關軟件的安全性，通過建立防火墻來防止病毒入侵所引起的檔案信息丟失，且還要及時更新軟件。此外，我國眾多行業都有著自身的保密信息，很多檔案信息是不方便向外人透露的，所以工作人員在工作過程中一定要使用安全性高的軟件。

2.5 提升檔案管理工作的服務能力

檔案管理工作不僅是一項歸檔工作、記錄工作，其實還是一項服務性的工作。在相關人員調取檔案信息的時候，檔案工作人員要具有良好的服務態度，要為其提供最好的服務。檔案管理部門應當設置一個獨立的檔案服務部門，將服務功能延伸，形成一體化服務，通過專業培訓來提升工作人員的服務能力，并要求其他部門對服務過程進行監督。

2.6 優化業務流程

隨著時代的發展，檔案管理工作的內容也逐漸增加。我國很多行業的檔案管理工作流程存在很多問題，這些問題最終會降低檔案管理工作效率，因此各行業需要改變工作現狀，優化工作流程。首先，檔案管理工作相關部門要相互配合，使每個任務都有相關人員負責，絕不能出現問題沒人負責的情況。其次，做好部門之間的工作分配，優化工作流程。部門之間要協調好工作關系，保證部門之間能夠將工作進行合理分配，確保不會因工作分配問題引起沖突。最后，各個部門要明確自己的工作任務，在進行工作的時候要謹記工作流程，在自己管轄的范圍內負起管理責任。

3 結 語

現如今，各行各業發展迅速，傳統的檔案管理方法和觀念已經不能順應時代發展的要求。隨著科學技術日新月異，行業發展影響著我國經濟的總體發展，檔案管理工作也成為行業工作的重中之重，所以各行業一定要高度重視檔案管理工作。在進行檔案管理工作時，各行業一定要與時俱進、不斷創新，建立完善的管理制度，并采用新手段、新方法保證檔案管理工作能夠得到持續發展。

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