新形勢下如何強化流動人員人事檔案管理

夏任何

（長沙市人才服務中心，長沙 410005）

0 引 言

新形勢下，隨著經濟結構和社會結構的雙重轉型，人員流動成為必然現象。為了進一步做好流動人員的人事檔案管理服務工作，建立健全流動人員人事檔案公共服務體系，人力資源和社會保障部于2014年12月出臺了《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（以下簡稱通知）。該通知明確了流動人員人事檔案的范圍，對流動人員人事檔案的管理、服務信息化水平、檔案管理從業者都提出了較高的要求。同時，隨著經濟體制改革進一步深化，大量流動人員的人事檔案意識淡薄，特別是很多尚未就業的高校畢業生，甚至將人事檔案留存在自己手上，導致應享有的人事權益無法得到保障。因此人事檔案管理人員需要不斷探索新的管理措施來解決這些問題。

1 流動人員人事檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案基礎設施建設不完善

基礎設施建設是推動流動人員人事檔案發展的前提條件。通知明確規定要不斷改進檔案的保管方法和保管技術，提高流動人員人事檔案庫房的安全防災標準，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系。然而，大部分人才服務機構的檔案管理硬件條件還相對落后，甚至都沒有設置專門的館員辦公室、閱檔室和檔案庫房，還有一些人才服務機構沒有為檔案庫房配備防盜門窗，也沒有使用去濕機等硬件設備。同時，還有一些人才服務機構雖然應用了現代化的管理方式，但是僅僅建立了數據庫，主要用于輔助錄入檔案材料目錄。

1.2 檔案管理不規范

人事檔案是一個人人生經歷的縮影。檔案材料包括了人員身份、教育經歷、工作經歷、人事關系等最原始、最真實、最具參考性的證明材料。目前，人才服務機構在管理流動人員檔案管理時，還存在很多不規范的地方。一是檔案材料收集被動。由于流動人員不太了解人事檔案的內容，因此也并不清楚需要將哪些材料存放到人事檔案中，從而導致人事檔案無法做到“觀其卷，知其人”。二是在進行檔案歸檔管理的時候，多數人才服務機構主要使用傳統手工操作的方式進行分類管理，導致人才檔案無法滿足社會信息需求。三是檔案材料提供不規范。由于政策信息不對稱，流動人員會將大部分的復印件或書寫的材料移交到人才服務機構進行存檔，從而導致很多人事檔案在材料收集上就不規范。

1.3 檔案管理從業人員素質有待提升

檔案管理人員的素質高低會直接影響人事檔案管理的質量。目前，對于流動人員人事檔案管理還沒有形成全國統一標準，而檔案管理從業人員的素質也參差不齊，主要表現在以下幾個方面。首先，很多人才服務機構的工作人員都是兼職，缺少檔案管理方面的專業知識，從而不能很好地進行檔案管理。其次，由于沒有全國性的權威性部門對檔案管理從業人員進行知識更新和業務培訓，對于從業人員專業認可度仍停留在傳統的評定模式上，導致檔案管理人員不能跟上時代的潮流，從而在工作中也不能很好地操作一些現代化的檔案管理設備。

2 流動人員人事檔案管理的建議

2.1 規范檔案轉遞手續，實現動態化管理

在市場經濟體制改革逐漸深入的情況下，人員流動的速度不斷加快，對流動人員的人事檔案轉遞工作提出了更高的要求。首先，人才服務機構工作人員在管理流動人員人事檔案的時候，需要嚴格執行相關的檔案管理制度，從而為流動人員的人事檔案轉遞工作提供切實的保障。其次，在進行人事檔案傳遞的時候，工作人員需要在人員檔案的基本信息核對處理無誤后在進行傳遞。最后，做事從源頭抓起，把好關。在接收檔案的時候，工作人員要對每份檔案、每份材料進行認真核對，發現重要缺失材料后要及時追根溯源，并要求檔案轉遞部門或檔案所屬人及時補充，力爭確保檔案的完整性。

2.2 加強檔案基礎設施建設，優化人才隊伍建設

基礎設施建設是進行流動人員人事檔案管理實踐的主要內容，各級人力資源和社會保障部門需要加大檔案基礎設施建設的投入力度，同時加強政策扶持，保障流動人員人事檔案存放的安全性和完整性。在進行檔案基礎設施建設時，人才服務機構要在參考國家檔案的相關規定和要求的前提下，根據自身情況提升檔案室的硬件水平。同時，檔案信息化建設也是基礎設施建設的重要方面，管理部門需要根據流動人員的特點，開發適合流動人員人事檔案管理的軟件，逐漸實現流動人員人事檔案動態化管理。此外，在優化檔案管理工作的時候，人才服務機構也要不斷提升工作人員的綜合素養，對其進行專業培訓，從而培養一支專業化的人才隊伍。

2.3 加強流動人員人事檔案的信息化管理

隨著互聯網技術的不斷發展和信息化社會進程的加快，檔案作為一種特殊的重要信息也需要逐漸實現信息化管理，對其進行現代化管理也逐漸成為流動人員人事檔案管理的重要發展方向。首先，人才服務機構在進行檔案管理的過程中，可以使用計算機和掃描儀等現代設備進行檔案資料微機輸入整理，并借助相關技術，將文字、圖片、聲音和影像資料轉化為信息資源。其次，為促進檔案服務網絡化發展，在進行檔案信息化建設的時候，人才服務機構應使用局域網和黨政網等網絡平臺建設人事檔案信息化服務系統。最后，在人事檔案專用數據庫建設完成的時候，人才服務機構還需要建設專門的網絡和網站，使人事檔案信息異地查詢和人才流動管理等工作成為現實。

3 結 語

隨著流動人員不斷增多，流動人員的人事檔案管理開始引起社會的廣泛關注。在人事檔案管理的過程中，人才服務機構要加強人才隊伍建設，不斷提升檔案管理人員的綜合素質。在信息時代，人事檔案管理人員要能夠熟練使用互聯網技術進行檔案整理和記錄，從而有利于及時發現檔案管理過程中存在的問題。

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