淺談事業單位檔案管理工作的問題與對策

文/朱曉玫，文山市城鄉居民社會養老保險局

隨著我國人口和經濟不斷發展，事業單位的人員也在不斷增加。事業單位的規模、管理方式和理念都隨著時代的進步而發生變化。作為事業單位工作人員中的一員，我們不但要看到事情的表面，更加明白其中的內在動力。我國的各項制度在不斷增加、不斷完善，每個人員的信息量也會隨之增加。我們如何對這龐大的信息進行整理，從而在需要時以便快速的定位到所需位置。這是一個復雜而龐大的工程，如果在檔案管理方面想要做好，就要解決這個問題。

1 在事業單位的檔案管理中，存在不少問題，這些問題都需要我們去解決。目前來說在事業單位檔案管理存在以下問題

1.1 不夠重視檔案管理的工作。檔案是一個人最基本的信息和在日常工作中的表現，這樣一來檔案工作管理的任務非常繁重，相關工作人員的責任也非常重大。由于檔案與各個部門都有著密切的聯系，甚至是起到中流砥柱的作用。因此檔案管理人員要對這份工作重視起來，按照要求整理好檔案。由于現在計算機使用非常普及，工作人員可以采用儲存到電腦里。但是儲存到電腦里應該做好備份工作，以防信息丟失。

1.2 檔案管理制度存在問題。沒有規矩不成方圓，檔案管理也是如此。如果制度不健全以及適合的管理方法，這樣事業單位的檔案工作就不能正常運行，耽誤工作。很多單位對檔案管理是沒有明確的責任和要求，這就造成了檔案管理規范不統一，管理形式五花八門。而且，檔案管理這份工作具有復雜性、多樣性，同時很多單位的同事甚至是領導不理解檔案管理的重要性。而且很多地方對檔案管理沒有引起重視，也會造成檔案丟失。

1.3 檔案管理設備存在問題。傳統的檔案管理是手寫、紙質版的材料，雖然有很多特點，但是不利于存儲信息，真是很多情況下會把紙質信息丟失。但是現代由于科技發展和社會進步，已經出現電子檔案管理。但是有很多地方由于財政情況不好所以沒有電子檔案設備，這樣就停留在傳統檔案管理階段，不利于檔案管理。甚至在有設備的地方也存在問題，設備落后、陳舊，跟不上時代的步伐。

1.4 管理人員缺乏專業性。上文提到過事業單位檔案管理是一項龐雜的工作，對于工作人員的要求也是非常高的。如果工作人員是非專業人士，可能會對于工作不熟悉，甚至是不能系統的把檔案歸于管理。即使是專業人士，如果沒有學習鍛煉的過程，直接上崗也是很難適應這份工作。而且這項工作的人員經常更換，有時候交接工作不好會造成后面的很多問題。對待這份工作的態度也沒有端正，所以很多單位的檔案處于混亂狀態。

2 解決問題的對策

以上幾點就是本文認為檔案管理存在的問題，有問題就要解決。為了解決這幾個問題，筆者特提出以下幾點建議：

2.1 提高對檔案管理的認識。在檔案管理工作的過程中，相關管理人員、領導、同事都要提起對檔案的重視，管理人員的專業性關系到很多人的前途。管理人員要意識到自身工作的重要職責，提高對工作的重視程度。參與與相關部門的規章制度的制定，有利于自身的工作。其他人要積極配合，首先領導層面對此提起重視，明白檔案問題的重要性。其次，同時積極反應，對于檔案管理人員的工作要給與尊重。同時，可以讓工作人員出去參加培訓，提高技術的同時也提高了意識。

2.2 建立完善的體制。體制制度是一個單位重要的評價標準和機制，沒有制度工作就沒有好的標準，沒有制度就不能促進員工的工作積極性和主動性。檔案管理也是如此，很多工作人員感受到這份工作乏味，沒有意思，因此工作會懈怠。建立合理的獎懲制度，適當的提高工作人員的積極性與主動性。但是如果有相應的完善的機制，在出現此類情況時就可以采用標準來要求他們。

2.3 加大對檔案管理部門的財政投入。經濟基礎決定上層建筑，財力決定一個人、一個單位、一個部門的發展前景。上文提到過檔案管理的工作絕非易事，但是由于現在是現代化社會，其中重要的標志之一就是信息化、科技化，檔案管理部門也可以引進高級設備，便與檔案管理。采用先進設備后，能科學的分類，在使用時還能迅速找到。在引進設備后還要引進管理部門使用的軟件，這種軟件可以大大的減少人力工作同時還能提高工作效率，極大的發揮檔案的作用。

2.4 加強管理人員的素質。管理人員的素質主要包括基本知識素質和能力素質。首先，具備基本的檔案管理知識，這是入門的要求。明確自己的工作內容，明白自己所在位置的重要性。同時還要加強對檔案管理的宣傳，讓更多的人了解檔案。其次，具備實踐能力，做到理論與實踐相結合。檔案管理的工作過程非常復雜，步驟也非常多。尤其涉及到分類、更改信息等，如果沒有提前實踐對以后的工作會非常不利。至在參加工作后要定期出去參加培訓，學習到新的方法和觀念應用到檔案管理工作中。

3 總結

事業單位是重要的部分，因此各個部門都非常重要。檔案管理部門在其中會起到中樞的作用，必須加強對檔案管理工作的重視。以上的幾點建議和意見是筆者根據自身的經歷與經驗所感受到的信息信息，不一樣適合所有狀況，一定要根據自身的情況來判定。