檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題及策略

文/胡玥，天津市管道工程集團(tuán)有限公司

1 做好檔案管理工作的重要性

檔案的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績(jī)效和管理水平的重要規(guī)模。檔案記錄了本單位發(fā)展歷史上優(yōu)秀研究成果以及單位經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供的第一手資料，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了良好的方向。在中國(guó)綜合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分，真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展情況和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。檔案管理結(jié)果與單位管理相結(jié)合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業(yè)布局和未來(lái)發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)綜合發(fā)展，不斷提高企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

管理人員對(duì)檔案管理工作關(guān)注不高主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理人員缺乏主動(dòng)性，不是主動(dòng)收集，而是被動(dòng)等待選擇：二是檔案管理員只對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單保存，可以使用就行，沒(méi)有進(jìn)行編目，使檔案管理越來(lái)越混亂，檔案管理應(yīng)該采用科學(xué)的管理方法，沒(méi)有一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)理論知識(shí)，難以處理檔案管理，加上一些單位，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，頻繁更換檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理混亂現(xiàn)象一再發(fā)生。

2.2 檔案管理不規(guī)范

一是歸檔格式不統(tǒng)一，排列混亂，影響檔案存檔工作的檔案，如檔案封面和書(shū)寫(xiě)檔案內(nèi)的包裝，無(wú)統(tǒng)一規(guī)格。二是在整理過(guò)程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類(lèi)雜亂，組合不合理的，申報(bào)期不準(zhǔn)確，檔案起草不當(dāng)?shù)取Ｈ菣n案不規(guī)范，檔案管理員認(rèn)為，只要完成檔案收集任務(wù)即可，不組織，不整理，導(dǎo)致一組檔案管理混亂，想找到一個(gè)有價(jià)值的檔案信息難上加難。因此，檔案管理不規(guī)范將直接影響使用該檔案的價(jià)值。

3 新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作

3.1 轉(zhuǎn)變理念，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，在新形勢(shì)發(fā)展背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)正確意識(shí)到檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，所以必須要對(duì)該項(xiàng)工作予以充分重視，在企業(yè)重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應(yīng)當(dāng)加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網(wǎng)絡(luò)以及宣傳欄等途徑來(lái)進(jìn)行檔案管理的宣傳，并且組織企業(yè)工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)典型案例，讓企業(yè)員工都能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案的應(yīng)用價(jià)值，并提高其檔案意識(shí)。除此之外，還可以運(yùn)用宣傳方式和各種輿論媒介將國(guó)家頒布的檔案工作相關(guān)的政策、方針以及法律法規(guī)等向員工進(jìn)行宣傳，并且也向其宣傳企業(yè)的檔案管理制度，建設(shè)一個(gè)良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業(yè)工作人員都能夠?qū)n案管理予以重視，讓其能夠主動(dòng)配合檔案管理工作的開(kāi)展，將需要?dú)w檔的資料及時(shí)上交。

3.2 完善制度，規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業(yè)檔案管理工作高效運(yùn)行的重要前提。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)檔案管理情況，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行積極改進(jìn)，并對(duì)檔案借閱、歸檔以及保管等工作進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)相關(guān)檔案崗位職責(zé)進(jìn)行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對(duì)檔案管理績(jī)效考核體制進(jìn)行完善，將檔案管理業(yè)績(jī)與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強(qiáng)監(jiān)管企業(yè)檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問(wèn)題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 積極創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

我國(guó)大多數(shù)企業(yè)沿用重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)的傳統(tǒng)模式。通常很少會(huì)將心思放在企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)以及利用率的提高上。在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要樹(shù)立起主動(dòng)服務(wù)的理念，并積極參與到企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)驗(yàn)過(guò)程中，全面掌握企業(yè)檔案利用的需求，從而有針對(duì)性地對(duì)檔案服務(wù)的內(nèi)容、形式以及范圍進(jìn)行策劃與設(shè)計(jì)，并有計(jì)劃地開(kāi)發(fā)、轉(zhuǎn)化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產(chǎn)品來(lái)為用戶(hù)提供服務(wù)。第二，在確定信息服務(wù)方法時(shí)，不但要將用戶(hù)利用信息的需求考慮在內(nèi)，建設(shè)一個(gè)信息利用平臺(tái)，而且還要有效調(diào)整需求，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)把專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)。第三，提供跨時(shí)間、空間的服務(wù)，讓用戶(hù)能夠遠(yuǎn)程完成檔案操作。

3.4 增加資金投入，完善檔案設(shè)施

要想確保檔案管理工作的高效開(kāi)展，完善的檔案設(shè)施是關(guān)鍵，并且這會(huì)在很大程度上影響企業(yè)檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要增加對(duì)檔案管理的資金投入，設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用，以有效完善企業(yè)檔案管理的設(shè)施，確保檔案管理工作的高效進(jìn)行。第一，結(jié)合《檔案法》規(guī)定，設(shè)置單獨(dú)的庫(kù)房來(lái)作為檔案庫(kù)房，且盡可能避免在辦公樓底層設(shè)置檔案庫(kù)房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業(yè)要配備有防盜門(mén)、吸塵器、紅外線報(bào)警器、滅菌機(jī)、專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房恒溫恒濕設(shè)備等。此外，還需要配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步提升企業(yè)檔案信息化管理水平。

3.5 提高檔案管理人員素質(zhì)與能力

首先對(duì)工作人員的素養(yǎng)及能力狀況進(jìn)行評(píng)估，為專(zhuān)職的檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)提升和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，更重要的是要培訓(xùn)工作人員關(guān)聯(lián)檔案管理方面的法律法規(guī)、合同以及保密等相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)的培訓(xùn)所有的管理人員熟練掌握檔案管理工作的流程、內(nèi)容，提高對(duì)先進(jìn)辦公轉(zhuǎn)件的使用能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案主要指的是企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)以及管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值資料的總和，其對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有著極為重要的意義。然而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理模式已難以滿(mǎn)足新形勢(shì)發(fā)展的需求，所以企業(yè)必須要采取有效的檔案管理方法來(lái)不斷提高檔案管理水平，讓企業(yè)能夠更好更快地發(fā)展。