淺析醫院檔案管理的現狀問題及其策略

文/王麗娟，利津縣虎灘中心衛生院

醫院作為社會工作的一個特殊行業，承載著保障人民身心健康的偉大重任。而醫院檔案作為一種存儲和加工信息的載體，反映醫院發展信息的內容也越來越廣泛。從以前單一的文書檔案、手寫病歷檔案、照片檔案到今天門類眾多的數字化檔案、科研檔案、影像檔案、縮微膠片檔案、電子病案、實物檔案等。隨著檔案存儲門類的不斷豐富，它詳細、生動地記載著醫院在不同歷史發展時期的進程，客觀反映了醫院經濟運行的發展規律，體現了人民生產生活、醫療保健水平的發展方向。以下就醫院檔案管理的現狀問題及其策略進行探討。

1 加強醫院檔案管理的意義

醫院檔案類別很多，包括病歷、圖書、基建、設備、財務、文書文件、人事、科研等方面。面對日益深化的醫療改革和競爭，醫院檔案是醫院發展過程中最可靠的原始記錄，是最具權威性的憑證，尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原貌將無法復原再生，其損失無法估量。因此加強醫院檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案無可替代的憑證作用。并且加強檔案管理工作可以充分發揮檔案的作用，為實現醫院建設目標服務。為維護醫院歷史的真實面貌服務。為醫院改革調整工作思路提供準確依據。為調節醫院的形象及患者支持率奠定堅實基礎。為研究本專業業績和科技創新提供第一手資料。是進行科學分析，制定醫院發展方向的好教材，加強檔案的開發、利用實現信息資源共享。全面真實有效地完整發揮檔案在醫療專業中的作用，對醫院的管理水平、醫療水平、科研項目及醫院健康發展的未來具有深遠的現實和歷史意義。

2 醫院檔案管理的現狀問題分析

醫院檔案管理的現狀問題主要表現為：（1）檔案管理工作重視程度不夠。由于檔案管理工作的主要目的是為各項工作提供服務利用，對于立竿見影的經濟效益和顯著的社會效益難以產生。因此，醫院管理層缺乏對檔案管理工作足夠的重視和支持。普遍存在“重臨床、輕管理，重業務、輕檔案”的意識。認識不到檔案工作對醫院發展的價值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動性逐步減退，創新意識不強。（2）醫院檔案管理機構不健全，缺乏標準的歸檔管理范圍。許多醫院未設立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內容局限，醫院重要檔案資源如：科研檔案、教學檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、病案則分別由各個業務部門管理，各類檔案無法實現集中統一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限。錯過了檔案最佳的收集、整理、歸檔時限。導致醫院檔案文件材料收集內容不夠齊全，整理規程不規范，裝訂質量不過關等檔案基礎質量問題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫院檔案質量。（3）缺乏專業的檔案管理人才。醫院檔案管理工作是一項對政治素質、業務水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發利用，無一不體現著檔案工作者過硬的專業理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時間少，難以做到及時、完整、全面地收集所需歸檔文件，嚴重制約了醫院檔案管理工作的發展。

3 加強醫院檔案管理的策略

3.1健全檔案管理制度。為了提高醫院管理的水平，在醫院檔案管理中，基于保證檔案管理工作得到有效開展，通常會制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據。但是隨著檔案信息的變化，以及醫院檔案管理工作重心的變化，對檔案管理制度進行進一步完善非常重要。（1）醫院檔案管理制度應增加管理內容。隨著醫院檔案管理內容的變化，醫院檔案制度也需要進行必要的調整，其中主要應增加相應的管理內容，使醫院檔案管理能夠更加完善，進而滿足醫院檔案管理的實際需求。（2）醫院檔案管理制度應提高可行性。在對醫院檔案管理制度進行完善的過程中，應注重提高醫院檔案管理制度的可行性，使醫院檔案管理能夠在具體執行中具有良好的指導性。（3）醫院檔案管理制度應提高科學性和合理性。醫院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據，只有保證其科學性和合理性才能更好地為醫院檔案管理工作服務。因此，提高檔案管理制度的科學性和合理性是十分重要的。

3.2明確醫院檔案管理的主要內容，并且制定管理目標。要想提高檔醫院案管理效果，就要對檔案管理的內容有足夠的了解，并根據檔案管理內容制定具體的管理目標。具體應從以下幾個方面入手：（1）醫院檔案管理應明確檔案的類別。在醫院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫療技術檔案等多種內容，針對不同的檔案資料，其管理側重點是不同的，要想提高檔案管理的實際效果，就要明確檔案的類別。（2）醫院檔案管理應提高全面性。考慮到醫院檔案管理內容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫院檔案管理的實際需要。（3）醫院檔案管理應提高針對性。基于醫院檔案類型多的特點，在檔案管理中，應根據不同的檔案內容采取不同的檔案管理措施，保證醫院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

3.3積極采用現代化的管理手段。隨著現代信息技術以及網絡技術在醫院管理中的應用，醫院檔案管理只有積極采用現代化的管理手段，才能提高檔案管理的實際效果。（1）醫院檔案管理應增加信息化手段。基于醫院檔案管理的實際需要，以及信息化技術的優勢，在醫院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強化醫院檔案管理效果，還能提高醫院檔案管理效率。（2）醫院檔案管理應配備必要的網絡化設施。為了方便醫院檔案信息的查詢和調閱，在醫院檔案管理中應配備必要的網絡化設施，實現檔案信息的網絡查詢和調用，提高醫院檔案管理的整體效果，減少管理成本。（3）醫院檔案管理應構建高效的電子管理系統。構建高效的電子管理系統，是提高醫院檔案管理效果的關鍵。其中電子管理系統應成為醫院檔案管理的重要著力點，應通過增加電子設施和集成網絡系統為突破口，提高醫院檔案管理的整體效果。

4 結束語

綜上所述，要想提高醫院檔案管理的實效性，醫院檔案管理過程中，就要明確檔案管理內容，制定具體的檔案管理目標，并進一步完善醫院檔案管理制度，同時，還要積極采用現代化的管理手段，保證醫院檔案管理工作能夠得到有效的開展，為醫院管理提供有力支持。