衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理研究

摘要：衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)在我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展當(dāng)中扮演著極為重要的角色，做好衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理，在很大程度上能夠促進我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。本文主要針對衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理中存在的一些問題提出相應(yīng)的解決措施，希望能進一步促進我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計生監(jiān)督 檔案管理 問題 研究

一、衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的概念

顧名思義，衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理就是指衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)對于衛(wèi)生和計生機構(gòu)在進行相應(yīng)的工作過程當(dāng)中所產(chǎn)生的檔案資料進行專業(yè)的管理，因為衛(wèi)生計生這種行業(yè)的特殊性，所以對于其檔案資料的管理一定要非常細致，因為這種檔案資料得到的機會只有一次，再也不可能有同樣的一份資料出現(xiàn)，這也就是為什么衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理要求如此嚴格的原因。而且還有一點非常明確，那就是衛(wèi)生計生監(jiān)督管理衛(wèi)生計生事業(yè)發(fā)展的大前提，從專業(yè)性的角度上來講，我們國家衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的方式大致可以分為如下幾種，一種是小型的檔案室，另一種是規(guī)模相對較大的檔案庫房，還有一種就是較為專業(yè)化的專業(yè)檔案室。

二、衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理所存在的問題

（一）衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

就我國目前的衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀來看，我們國家衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的人員總體來說并不具備高素質(zhì)的專業(yè)知識，更有甚者，個別的衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所甚至還會聘請一些人代為兼職，從而對于衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案進行管理，這是非常不負責(zé)任的一種行為，這會在對于衛(wèi)生計生檔案進行管理的時候，出現(xiàn)因為檔案保存不及時造成漏存、錯存的現(xiàn)象，還有可能會因此導(dǎo)致檔案管理人員對于自己的相應(yīng)職責(zé)不夠明確，而且代為兼職的人也可能會因為不會使用檔案管理的新方式，造成檔案管理的效率非常低等問題。與此同時，很多檔案管理人員的工作態(tài)度都不端正。眾所周知，衛(wèi)生計生的檔案資料對于衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的參考價值，然而很多的衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理人員并沒有清楚的認識到這一點，這就源于他們沒有足夠的責(zé)任意識。

（二）衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)缺乏健全的管理制度

衛(wèi)生計生監(jiān)督的檔案種類多種多樣，范圍也十分廣泛，而且衛(wèi)生計生監(jiān)督的檔案最終形成周期也非常長，所以這樣一個復(fù)雜檔案的誕生必然會經(jīng)過很多個環(huán)節(jié)對其進行處理。可是，目前我國衛(wèi)生計生監(jiān)督管理機構(gòu)并沒有相應(yīng)的相對健全的衛(wèi)生監(jiān)督管理制度，這就導(dǎo)致了從檔案最開始的計劃產(chǎn)生到最后完成相應(yīng)的總結(jié)的過程十分艱難，由于管理制度的不健全，所以有相當(dāng)一大部分的相應(yīng)的工作人員不遵守檔案管理制度，比如對于檔案資料不夠愛護，借閱資料的時候不登記，借閱后若不及時歸還就會導(dǎo)致檔案資料的流失等問題。檔案資料經(jīng)過多重環(huán)節(jié)的采集，采集的過程中都分散各個部門的手里，在最后才能夠匯總，所以如果沒有相對健全的檔案管理制度就會導(dǎo)致檔案資料的不完全集中，從而使得資料收集的效率低下，而且另一方面，檔案管理工作人員流動性非常大，如果沒有相對健全的監(jiān)督管理機制，再加上工作人員缺乏責(zé)任意識，就會導(dǎo)致工作人員交接的時候，衛(wèi)生計生的檔案資料的遺失或漏存，這最后會嚴重的影響到檔案資料的完整性。

（三）衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的管理方式不夠現(xiàn)代化

隨著我國綜合國力的不斷增強和科技的不斷發(fā)展，檔案信息的現(xiàn)代化和信息化迫在眉睫，然而就我國目前的衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀來看，大部分的衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)依舊在使用最原始的方法來進行檔案管理。衛(wèi)生計生的行業(yè)特殊性，決定了衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在檔案管理上的過程，會十分繁瑣，而且近些年我們國家的衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展，這也給衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理帶來了一定的壓力。因為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的迅速衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)需要采集的檔案資料會越來越多，范圍也越來越廣，所以如果我們能夠借助科技的力量實現(xiàn)的信息管理的現(xiàn)代化會很好的解決資料多、收集范圍廣這一問題。

三、衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理相應(yīng)的解決措施

（一）衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理應(yīng)采用高素質(zhì)的工作人員

衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理人員的低素質(zhì)導(dǎo)致了檔案的完整性無法得到保證以及檔案管理效率低下等問題，所以提高衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)迫在眉睫。首先，我們可以對相應(yīng)的檔案管理人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，比如可以通過周末開展知識講座的方式或者是年度考核有獎問答的方式，讓他們進行真正意義上的專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，然后再通過一些獎罰措施，來端正工作人員的工作態(tài)度，比如工作中如果出現(xiàn)了一定的問題，相關(guān)單位就可以通過扣除他們的一部分薪資來進行處罰，這樣，他們的工作態(tài)度會在不知不覺中有所改善，而且個別地區(qū)的相關(guān)部門一定要杜絕允許兼職的人來進行衛(wèi)生的檔案管理，因為衛(wèi)生計生行業(yè)十分的特殊，他的檔案管理需要一定的連貫性，也需要一定的專業(yè)性，如果做兼職，那么他在短時間內(nèi)絕對達不到專業(yè)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，所以我們要杜絕這種不負責(zé)任的行為，這樣可以相應(yīng)地提高檔案管理的效率，最后我們要讓他們明確自己的職業(yè)職責(zé)，這樣就可以很大程度的減少檔案資料漏存或者是錯誤存放的現(xiàn)象。

（二）衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理需要健全檔案管理制度

由于近年來，我國衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展十分迅速，導(dǎo)致衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)需要管理的檔案種類繁多，內(nèi)容廣泛，而且形成周期非常長，所以相關(guān)的衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)首先要做的就是健全檔案管理制度。這樣，一方面可以預(yù)防由于檔案管理制度不健全所產(chǎn)生的一些不良現(xiàn)象，比如，檔案資料的遺失，檔案資料的錯存、漏存以及相關(guān)單位內(nèi)部工作人員的態(tài)度不端正等不良現(xiàn)象。如果相關(guān)部門的檔案管理制度既相對健全又足夠嚴格，那么，就不會出現(xiàn)對相關(guān)的工作人員對檔案資料不愛護和檔案資料遺失的現(xiàn)象，所以，在一定程度上健全檔案管理制度可以使得借閱的檔案能夠得到及時的歸還，從而保證了檔案資料的完整性，也側(cè)面提升了檔案資料的管理效率。另一方面，相關(guān)機構(gòu)在健全檔案管理制度的時候一定要著重強調(diào)流動人員的工作對接，因為流動人員在這樣的機構(gòu)當(dāng)中本來就占有一定的比例，只有對這部分流動人員的工作做出非常嚴格的要求，這樣才能夠防止他們在工作對接的過程當(dāng)中不認真的態(tài)度導(dǎo)致的不良現(xiàn)象，進一步的保證了檔案資料的完整性。

（三）衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理應(yīng)進行檔案管理信息化的普及

隨著我們國家衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理機構(gòu)也應(yīng)該對他們的剛剛信息管理方式進行電子信息化的普及，因為衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，導(dǎo)致相關(guān)工作人員要承受巨大的工作量，比如，檔案資料的專業(yè)程度越來越高難，檔案資料涉及的范圍越來越廣泛，以及檔案資料的形成周期越來越長，等現(xiàn)象，這些都會給相關(guān)的工作人員造成一定的工作壓力，要想解決這個工作壓力，就要對檔案信息的管理方式進行電子信息化的普及。這樣，一方面可以在某種意義上減少工作人員的工作量，也可以減少衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展給他們帶來的工作壓力。而且，一旦檔案信息的管理實行了電子信息的普及，那么就不存在借閱的檔案不及時歸還導(dǎo)致的檔案信息的丟失和工作交接時的露存，這也進一步的保證了檔案信息的完整性。另一方面，電子信息化的檔案信息管理方式的普及，能夠幫助相關(guān)的工作人員省去很多繁瑣的工作步驟，比如檔案信息采集過程中，檔案信息分散不好匯總的現(xiàn)象和查閱檔案信息時耗費時間久的現(xiàn)象。電子信息化的檔案信息管理既快捷，又省力。而且電子信息化的管理方式的普及還能夠幫助我國衛(wèi)生事業(yè)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的腳步，體現(xiàn)我國綜合國力的增強，也在一定程度上提升了衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的工作效率。

四、結(jié)語

綜上，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)在我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展當(dāng)中扮演著極為重要的角色，他們的監(jiān)督不僅對于衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著不可磨滅的影響，還對相關(guān)執(zhí)法部門的工作有著指導(dǎo)意義。所以，做好衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理，能夠極大的促進我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。本文已針對我國衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀進行了問題的指出以及相應(yīng)的解決措施的提出，希望能進一步促進我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。

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（作者簡介：馬福華，大學(xué)學(xué)歷；中級職稱；作者單位：鄄城縣衛(wèi)生和計劃生育局；研究方向：檔案管理。）