檔案信息化管理存在問題及對策探究

摘要：檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。在考查、爭辯和事物的處理中有重要作用，可以為其提供真實的憑據。隨著時代的發展，檔案的內容也更加全面，傳統的管理方式已經不再適合，為此應進行檔案的信息化管理。但是檔案的信息化管理不是一帆風順的，在發展的過程中也會遇到一些問題，本篇文章從將從存在的問題出發，探究解決的對策，為推進檔案的信息化管理做出貢獻。

關鍵詞：檔案信息化建設 問題 措施

當今的時代是科技飛速發展的時代，所接觸的信息量很大，信息更新速度也快，計算機對社會的影響也逐步擴大，在各個領域都有重要影響。檔案在各個組織和機構都有重要地位，因此檔案的管理十分重要，為避免出現遺失珍貴資料的情況，應用科學技術，對檔案進行信息化管理。

一、關于檔案信息化建設的簡介

信息化體現著社會的進步，各領域都進入了信息化時代，檔案建設也不甘落后。傳統方式需要進行改革。檔案信息化建設就是通過現代信息技術對檔案信息資源進行處理和管理，形成電子信息的檔案庫，使檔案管理從實體走向信息化，提高檔案管理的現代化水平。不管是行政部門、高校還是醫院，都開始逐漸推行檔案的信息化建設，全國檔案的信息化環境也在不斷提高，局域網和檔案信息化網站的建立都在逐步推進，國家也出臺法律法規對這方面進行規范，都在推動著檔案信息化建設。

（一）檔案信息的數字化

檔案信息化管理的基礎是檔案信息的數字化，這是首先要進行的環節。逐漸從紙質的檔案管理向數字化的檔案逐漸轉變。各事業、企業單位要逐漸加快檔案的數字化，以文件的歸納和整理為重點，加強信息資源利用。通過掃描、錄入等途徑把紙質檔案轉成數字形式，方便計算機的識別與查找，逐步淘汰紙質文檔，以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

（二）實現檔案信息利用的網絡化

檔案信息服務主要由面對面的形式逐漸轉變為網絡服務，可以通過網絡進行申請借閱檔案，檔案管理員直接通過網絡審核并將檔案調出外借。整個過程都可以通過網絡完成，不用專程到檔案室走傳統的流程，更加的省時省力，更方便遠距離的聯系。擴大檔案的開放程度，提高檔案的利用率。

（三）實現檢索的自動化

傳統模式下檔案管理員也有一套檢索體系，但是當檔案數量較大時，效率還是很難提高。相較人工來說計算機的效率更高，速度更快，利用簡短的關鍵字就可以實現檢索，這是傳統的檢索工具所不具備的優點。

二、檔案信息化建設的重要意義

（一）對管理員的意義

在傳統的檔案管理模式中，需要對資料進行手工的收集、整理、編輯，雖然也通過計算機但是工作量教大，且效率很難提高。在信息化管理之后，就不再需要管理人員浪費過多的時間，可以抽出時間來做其他的事，費時費力的工作可以交給計算機來執行，只要一次錄入，就可以多次利用，篩選和查找都十分方便，在網上就可以輕易的完成檢索，可以大大提高工作效率，還減輕了工作人員的負擔，減少一些無意義的勞動。

（二）對職能部門的意義

檔案資料對于每個部門來說都很重要，實現信息化管理就不用浪費過多的人力去進行檔案資料的管理，使分工更趨于合理化，去負責更重要的工作。可以實現各部門的檔案資料共享，更方便部門間的合作，不用再為調檔案而浪費時間，提高工作效率。

三、檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案信息化建設專業人才比較缺乏

檔案信息化建設過程中，專業人才的作用是很重要的，不僅要具備檔案管理的專業知識，還要掌握計算機的相關操作。但目前的狀況不容樂觀，這兩者都兼備的人才很少，大部分都是非專業的人員。有些單位對于檔案管理員不重視，只是進行簡單的培訓就上崗，只能進行一些簡單的工作，對于相關流程不夠熟悉。還有一些管理員比較偏文科，對于計算機技術了解很少。而網絡技術好的人才可能更愿意去進行軟件開發或者高新技術研究等看起來更有潛力的行業，因此，復合型人才的缺少是檔案信息化建設的重大阻礙。

（二）設施落后，早期檔案收集存在問題

受傳統的思維影響，我國檔案室設備的管理信息化的程度不是很高。數字化檔案對設備的要求較高，但是目前檔案室內的高端設備有限。我國在這方面的起步較晚，技術掌握程度不高，在近些年已經有了較大起色，可信息設備還不夠先進，還需要繼續研發。另外，電子檔案的存儲也要依靠計算機和網絡，如果網絡或者是計算機出現故障，也會導致檔案信息的損失，因此，要做好維護和備份工作。

由于檔案管理人員的非專業性或者是粗心大意，檔案信息可能在早期錄入的時候就出現了問題，比如，漏印、錯印、裝訂出現錯誤等。這會導致信息化建設時掃描錄入的信息有誤，影響工作效率，可見，檔案管理水平有待提高。

（三）檔案信息的安全性存在威脅

檔案信息化雖然有很大的好處，但是也帶來了一些危險因素，會在一定程度上影響檔案的安全。網絡具有很大的開放性，安全措施并不完善，會存在一些漏洞，一旦出現病毒入侵、感染的情況，就會使計算機陷入危險，數據可能會大量丟失甚至無法恢復，損失十分嚴重。如果有人惡意的對檔案信息庫進行攻擊，竊取和篡改信息，會對正常工作產生很大的影響。檔案管理人員的安全意識，和對網絡、計算機的保護系統都是十分重要的。爭取做到事前預防，將損失降到最低。

（四）經費投入需要進一步加大

硬件和軟件系統需要及時更新，因為過去的設備科技含量較低，不符合推進信息化的過程，但是設備的更新換代是需要資金的，加大對這方面的投入是推進信息化的基礎。現在跨省跨區之間的信息交流很多，需要強大的技術支撐，為了建立完善的檔案信息資料庫，加大投入是很重要的。

四、檔案信息化建設的措施

（一）培養復合型人才，加強素質教育

檔案管理人員的綜合素養是很重要的，既然要推進信息化，那么計算機技術他們也需要進行掌握。對于加大力度培養檔案專業人才，不斷進行知識的更新，扎實的知識基礎是檔案管理的敲門磚。另外，檔案管理已經不再是單純的文科，不是只會寫字就行，偏科的人才是不能對信息化建設作出貢獻的。計算機技術是檔案信息化建設的關鍵，在進行人才培養時，這方面也要加強訓練。定期對他們進行培訓，召開研討會，規范相關的流程，提高業務能力，為檔案的安全性增加一層保障。另外，檔案管理工作確實比較枯燥， 檔案管理人員要具有較高的素養，在枯燥的工作中尋找樂趣，培養自己的創新意識，提高安全意識。

（二）加強檔案信息化建設，實現資源共享

分類處理電子信息，對不同內容用不同的方法處理，轉化的過程注意不失真，切實保障文件的真實性，提高保存價值。檔案資料要努力實現資源共享，逐步向現代化管理過渡。優先處理利用率較高的檔案和開放程度高的檔案，按資料的重要程度進行排序，在提高效率的同時加強安全防護。

（三）加強檔案的安全建設

安全性是不可忽略的問題，這需要從制度、技術、人員等多方面入手。首先是要建立一套嚴格的制度，檔案信息化的建設還不夠成熟，需要對流程進行規范，對一些員工不熟悉的事項加強約束。技術保障也十分重要，防火墻、數據加密、光盤備份防范工作的重要途徑，很多的現代化手段都可以降低風險，要著重培養高素質的信息技術人員。工作人員的專業素養和個人素質都十分重要，對于安全性的追求是很重要的，保密意識要提高。

（四）加強效績考核制度

各單位領導要十分重視績效考核制度，并積極實施。以績效考核制度為基礎，設置合理的考核流程，可以通過這種方法優化對檔案信息化的管理。使檔案管理員的責任意識有所提高，不斷加強自己的業務能力。對于整個考核制度體系來說，首先要明確出一個框架，對于各部分考核內容及流程做好規劃。保障考核制度的順利實施，使檔案信息化建設平穩的推進。

（五）重點建設數字化服務平臺

各單位根據自己的工作內容、流程、門類，進行數字化平臺的打造。使工作人員快速的完成檔案的收集、錄入、提取、整理等工作，為業務辦理提供檔案信息的支持。提前設計好數據存儲的格式，數據、紙質資料、文字采用不同的方式整批導入。每個部門有自己負責的部分，定期上報更新。對于日常的檔案信息要突出使用功能，便于各類資料的查詢，做好編目、索引、查閱、調取等環節的工作。同時也要使實體檔案室更加的智能化，查詢的時候不用耗費時間和精力，與電子信息相互吻合。

五、結語

總之，檔案信息化在事業單位中扮演著越來越重要的角色。檔案的信息化建設雖然涉及的方面很多，比較復雜，但是對未來的檔案管理是有很大幫助的，雖然建成不是一蹴而就的，但是作用確是長期存在的。要對這項工作引起足夠的重視，加大資金投入，努力培養人才， 加強安全防護，實現資源共享。

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（作者簡介：于麗，中級館員，本科，作者單位：吉林市勞動人事爭議仲裁院。）