高校檔案管理工作創新淺議

文/王麗娟，承德廣播電視大學

隨著高等教育事業的蓬勃發展和高等教育改革的不斷深化，高校檔案工作在高校管理中的地位越來越突出，開展檔案工作創新與發展研究，不斷提高高校檔案管理工作質量和水平，是高校檔案工作人員當前面臨的重要課題。

1 高校檔案管理工作現狀

高校檔案管理水平與高校教育發展有著密不可分的關系，高校檔案管理如何實現科學化、民主化是教育關注的話題之一，眾多檔案管理人士也為此作出不懈的努力。中國高校在檔案管理方面取得了突破性的進展，甚至有個別高校還建立了專門管理檔案的部門或者機構來完善這個管理工作，以便為高校檔案管理工作帶來便捷和保障；有的高校還使用了信息化電子檔案辦公模式，為建檔、歸檔工作提供了便利。可是，哪怕高校檔案管理水平比起過往的工作模式來說有所提高。但還是缺乏一個科學化的管理體系，不能滿足時代發展對高校檔案管理的要求，有部分高校在工作體系中凸顯很多問題，嚴重阻礙高校的事業發展進程。

1.1 建檔部門較多，檔案材料容易搞混，書寫不統一，信息不完善。如今，由于高校管理檔案的部門不統一，比如學生檔案，有些高校是學生處管理，有些高校是招生就業處管理，有些高校是下放到二級學院管理。缺乏一個統一的管理機制。在整理檔案方面，有一些學校還是在學生臨近畢業才開始整理檔案，這種草草寥寥的工作下，很多檔案材料是不齊全的，還有錯裝的現象，為師生帶來很大的工作阻礙；每一個高效的檔案信息記錄要求都不一樣，格式也不一樣，沒有一個標準的檔案信息登記表，使得市一級或者省一級匯總檔案工作效率不高；還會為信息使用者提供不完整的信息，使得檔案起不到真實全面信息記錄的作用。

1.2 師生檔案意識不強。校內師生的對于檔案的重視度不是很高，問到檔案的存儲處的時候，師生都是懵懂的狀態；還有問到檔案包含的內容時候，很多師生是回答不來的；諸如此類的現象比比皆是。高校對學生檔案使用的普及較低，臨近學生畢業后才開始急急忙忙的找自己的檔案，學生對檔案遞交的部門、流程認識不足，還有一些學生還會把檔案放在手中，缺乏了有效的管理；在教師是科研檔案也是有出現毀壞、涂改、缺失的現象。殊不知，這些檔案里面的信息的重要性，它有可能會影響到一個人的一生，還有記錄高校的種種給予后人借鑒的作用。

1.3 部門間檔案交接中對高校檔案重視度不高。有些高校接收到建筑資料后會交由當地的檔案局保管，檔案局會按照管轄地區的不同又把檔案分類存儲到每個分點，這些檔案高校不做專門的備存，等到需要規劃的時候，才突擊性的尋找檔案，還要按照政府流程一級一級的申請，再一級一級的審批，為高校工作帶來很大的不便，也為政府帶來很大的麻煩。

2 高校檔案管理工作優化性建議

高校檔案是記錄高校校內發生的種種，是一份證明，也是一份記事本。記載著整個高校的發展軌跡，檔案就是人們用經驗積累下的財富，檔案管理無小事，這要求高校檔案管理各個階層、各個相關人員重視，齊抓共管，各盡其責，真正的做好檔案管理工作。

2.1 切實提高高校檔案管理的重視度

這要求管理人員提高對各個階段的管理制度的熟知度，切實履行自己的工作崗位職責，各界高校領導以及人力資源管理部門也要強化對檔案管理宣傳的力度，讓師生以及相關人士深刻了解檔案的作用，以及檔案管理基本流程，要在新時代下提供高質量的檔案信息服務。提醒檔案受用者和管理者要及時更新檔案，并做好紙質檔案的存儲。

2.2 規范檔案管理工作體系

檔案管理其實涉及的部門不較多，我們必須梳理檔案整理、傳遞、查詢中的細節以及有可能發生的工作問題，擬出相關工作規定，以防出現人員管理漏洞；同時提升檔案管理工作者的職業素養，加大人才培訓力度，以及場地、設備、技術的管理力度，這樣才能切實做到檔案管理工作體系規范化的根本。

2.3 嚴謹執事流程，杜絕檔案管理中的陋習

有好的工作體系還要嚴格遵守。因此高校檔案若在專人管理下，必須專人對接，書面申請表格、書面記錄是不可或缺的。嚴禁他人在沒有領導審批的情況下，私自帶走、查閱、收錄檔案。要做到崗位職責明確，分工清晰，責任落實到個人的情況。這些規定要從“第一人”開始抓起，杜絕源頭的失誤，層層把關，才能 確保高校檔案制度的有效實施。

2.4 人才資源的創新

要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、工作實、紀律嚴的專業人員。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

3 總結

高校檔案管理工作存在很多不足，這些不足嚴重影響到高校檔案作用的有效性，我們只有對高校檔案管理工作中的各種問題進行分析、研究，才能提出具體切實的解決方案，可想而知高校檔案管理工作創新的重要性。高校領導要有遠見，要從源頭開始抓起，加強各部門各個員工的檔案管理工作，以及部門間的協同性，大家一起創新檔案管理思路，找出一個高效的檔案管理工作方案。為其他高校的日后檔案管理發展提供參考經驗。