質檢機構檔案體系建設與管理水平提升芻議

文/王帥龍，山東省產品質量檢驗研究院

1 質檢機構檔案涵蓋的主要內容

1.1 技術標準

它是從事產品質量檢驗工作不可或缺的重要技術依據，在質檢機構檔案體系中占據著十分重要的位置，覆蓋范圍主要包括國家標準、行業標準、地方標準、聯盟標準以及國外標準，基本要求是館藏標準對該機構資質認定和實驗室認可產品的標準覆蓋率達到100%，以及在用標準的有效性。

1.2 業務檔案

作為反映質檢機構履行職責、開展工作所取得成果的重要形式，業務檔案的歸檔范圍主要包括委托協議書、任務下達書、合同評審記錄、抽樣通知單、檢驗報告、檢驗結果通知書、監督抽查檢驗總結、客戶異議處理記錄、客戶滿意度調查以及參加各類業務招標形成的招標材料等，一般而言，業務檔案是質檢機構檔案體系中存量最大、借閱率最高的部分。

1.3 設備檔案

設備是質檢機構從事檢驗檢測工作的必備工具，因此，設備檔案是質檢機構檔案中較為重要的一部分。一般情況下，以設備到貨為分界線，歸檔范圍主要分為前期、后期兩方面的內容，前期的主要內容有：申請執行專用設備采購預算的請示及上級批復、設備參數論證材料及上報文件、招標公告、中標標書、政府采購合同等；后期的主要內容有：設備到貨后形成的有關材料，主要包括裝箱單、說明書及資料、附件、工具明細表、出廠合格證書和出廠精度（性能）檢驗記錄、開箱驗收單、設備安裝、調試及驗收記錄、設備期間核查與計量校準記錄、設備維修記錄、設備事故報告單、設備報廢申請及批復、報廢處置材料等。

1.4 科研檔案

質檢機構在進行標準制定、課題研究、專利發明等工作的過程中，產生了大量的科研檔案，主要包括項目實施前的立項申請、立項批復，項目實施中的過程記錄、有關成果，項目結束后的驗收申請、驗收評審有關材料、結題審計或標準審定會的有關材料，科研獎項申報材料以及科研獎勵批準文件、證書或獎杯獎牌等。

1.5 資質證書檔案

由相關法定管理部門頒發的、能夠證明和體現質檢機構能力與水平的證書或其他材料，質檢機構只有取得了相應的資質證書后，方可在其資質許可的范圍內開展檢驗、檢測、鑒定、評價等業務活動，因此，它也是質檢機構開展業務活動的重要依據。

2 質檢機構檔案體系建設存在的主要問題

2.1 硬件不好

由于思想意識上對檔案工作的重視程度不夠，多數質檢機構對檔案基礎設施的投入力度不足，與對檢驗檢測裝備和實施的建設投入形成巨大反差。因此，多數質檢機構的檔案室都不同程度地存在著建設不達標、不規范的問題，比如：沒有專用庫房，“六防”設備配備不全等。

2.2 機制不順

雖然有些質檢機構也制定了本單位的檔案管理規定，明確了檔案管理的要求，但是由于檔案管理意識薄弱，特別是單位領導對檔案工作重視程度不夠，導致質檢機構一般均是上面只有一個名義上歸口管理的部門，而下面卻沒有負責搜集、整理報送檔案基礎材料的部門或者渠道，沒有建立起檔案管理和報送的機制，導致檔案收集難、利用難、編研難等現象十分嚴重。

2.3 材料不全

由于重視不夠、機制不順等原因，質檢機構檔案體系中雖然有比較清晰的門類，但是除了與質檢機構業務工作緊密相關的技術標準、業務檔案材料較全之外，其他檔案等都不同程度地存在著材料不全的現象，特別是科研檔案、文書檔案、合同檔案、特殊載體檔案，由于質檢機構將其納入歸檔范圍、進行規范化管理的時間不久，可以說是材料不全的重災區。

3 提升質檢機構檔案管理水平的措施與建議

3.1 提高認識，加強宣傳

一方面領導層要提高對檔案工作重要性的認識，把檔案工作作為事關事業長遠發展和歷史文化傳承的一項重要基礎性工作來抓，加強對檔案工作的領導、投入和支持；另一方面要在干部職工中組織開展形式多樣的檔案宣傳教育活動，大力宣傳檔案工作的重要性以及檔案利用的價值。通過提高干部職工的檔案工作意識，促進質檢機構檔案工作水平的整體提升，從而更好地為質檢機構的業務發展、科研攻關以及文化傳承等提供好資料和服務。

3.2 強化培訓，提升素質

進一步加強檔案干部隊伍建設，選配政治素質硬、業務素質高、責任意識強的工作人員到檔案工作崗上工作。加強對檔案工作人員的培訓，對外，積極主動地選派檔案工作人員外出參加各種專業化培訓，對內，定期組織檔案管理崗位技能培訓和技術比武，提升檔案工作人員學習、提升的積極性與主動性。

3.3 加大投入，改善實施

加強對檔案硬件設施配備、投入力度，做好通風、防蟲蛀、防潮濕、防火防盜等配套保護設施建設與配備，更好地符合國家檔案管理的有關要求。加強軟硬件投入，進一步推進質檢機構檔案管理信息化建設，搭建質檢機構檔案管理平臺，在條件成熟的情況下，與辦公自動化系統、業務系統實現對接與兼容，提升質檢機構檔案管理的智能化與規范化水平。

3.4 理順機制，落實責任

質檢機構要進一步建立健全檔案管理組織架構，一方面要明確本單位檔案管理的歸口管理部門，切實擔負起整個單位檔案工作的管理、指導、服務和監督職責；另一方面要將檔案管理網絡延伸到內設各個機構，在各個內設機構配備兼職的檔案管理員，明確崗位職責和工作要求，負責做好本部門的檔案收集、整理等，逐步建立起歸口管理、下上聯動的檔案管理機制。