行政檔案管理的保密工作思考

文/陳曉帆，遼寧中醫藥大學

行政檔案管理一直都是我國比較重視的一份工作，隨著經濟時代的進步發展，行政管理工作在實際過程中面臨著很多問題。如管理方法混亂、檔案鑒定松懈、管理工作業余、相關工作人員素質較低及檔案利用過程中保密工作欠缺。在解決和規避這些問題的對策中，需要詳細分析行政管理工作的基本性質和基本內容，有針對性的提出解決方法和完善對策，如完善行政檔案管理、加強檔案管理保密工作、行政檔案管理融合現代科技、提升相關工作人員的素質及做好檔案利用過程中的保密工作。

1 行政檔案管理的概述

行政檔案管理工作顧名思義就是負責管理部門的檔案管理，對于部門日常工作中所衍生出的文件資料進行管理保存，同時在行政檔案管理過程中最重要的就是管理工作人員。行政檔案的管理工作不僅有效的將公司重要文件進行統一收集管理，是促進部門安全發展的基礎。同時，在行政檔案管理的過程中，可以對保密文件進行特殊管理，防止機密文件的外泄。行政檔案管理工作人員需要具備強大的責任心和專業工作素養，對管理文件工作細心認真，對檔案管理的過程中核查資料嚴格負責，同時，管理工作人員需要具備一定的職業操守。

2 行政檔案保密的意義

檔案保密是保密工作的一個重要組成部分。作為信息存儲的載體，檔案蘊含著豐富的信息。在國家關于安全建設綜合管理的建議中，檔案保密尤為重要。從國家安全的角度，明確指出，在涉及國家全面治理和安全建設的若干問題上，所有公民都有責任，也有義務保護國家安全和利益。因此,對于重要的國家檔案信息，如涉及軍事方面、政治方面、外交方面、經濟方面及科學方面等信息必須確保這些檔案是保密的，從而防止被他人盜竊及使用這些信息。其次，從國家長期穩定的基本國策中可以看出，任何團體和個人都不得非法泄露或竊取他人的檔案信息，應積極推動社會處在一個公平、公正、有序的和諧環境中。隨著信息技術的發展,新形勢下的檔案信息被很多不法分子看作是一個謀求利益的機會，這為廣大公民的個人信息安全造成很大的隱患。從長遠來看,將會刺激更多的社會問題,影響人們的正常生活,而且還可以減少公民對國家的信心,導致國家信譽的損失,加大政府治理的難度,不利于促進名族團結與社會穩定。最后，隨著2001年中國加入世界貿易組織，中國開始參與全球經濟一體化的國際競爭。國家、政府機構、公共機構和企業檔案信息的安全和保密，將使所有行業在國際競爭中更加公平與誠實。一旦某個單位泄露的文件信息,這必然會導致惡意競爭的出現,相關業務操作的影響,以及經濟利益遭受損失,最終導致國家的經濟創傷,這不利于國家努力促進和平的綜合治理和建設。因此，無論是國家安全的宏觀層面，還是從國家長期穩定和經濟建設過程的中、微觀層面，在國家安全建設環境綜合治理中，檔案保密工作都具有十分重要、十分深遠的意義。

3 行政檔案管理的保密工作中存在的問題

3.1 管理方法混亂

雖然我國在行政檔案管理工作的過程中有明確的管理制度，但是由于工作人員的不穩定性導致交接過程中出現交接手續不完全等問題，同時各個崗位之間的人員調動頻繁也是造成行政檔案管理的重要困境。在檔案管理的過程中，其他部門會自己進行檔案更換，這就直接導致行政檔案在管理過程中非常混亂。這些現象的產生在一定程度上加重了行政檔案管理人員的工作量，也是行政檔案管理保密工作的疏忽。

3.2 檔案鑒定松懈

目前，在行政檔案管理過程中的問題還包括工作人員對檔案的鑒定松懈，行政檔案管理的最重要的工作就是保證對內容的核查真實有效。然而在實際核查的過程中，工作人員對于檔案的內容檢查松懈，甚至對很多資料都沒有進行核查，這在一定程度上造成了虛假檔案的存在。這種虛假材料的出現，不僅在管理過程中給工作人員帶來很大的麻煩，同時也會影戲nag整個行政檔案管理的工作正常運行。

3.3 管理工作業余

行政檔案管理工作是一項對專業性和細心程度很強的工作，只有具備細心和耐心的品質以及專業的工作素養才能管理好檔案資料。然而在實際檔案管理過程中，由于工作人員的專業素質不強，對相關的檔案資料檢查不嚴格，造成檔案資料管理模式的混亂。同時，行政檔案管理工作具有多方面合作協調性，并不是獨立存在的，所以在處理的過程中，很容易影響到其他部門的發展工作。

3.4 相關工作人員素質較低

能夠讓行政檔案保密的關鍵因素是人。但是各級部門對相關工作人員的專業知識缺乏培訓，相關工作人員不知道如何有效防止行政檔案被盜或者是行政檔案信息泄漏。在一些單位中，即使是核心行政檔案也不是保密的，即使是非工作人員也可以進行自由訪問，沒有任何機密性而言。此外，一些相關工作人員自身的素質較低，他們工作的動機僅僅之是金錢，他們可以做到無視集體或國家的信息安全，為了自己的利益，把重要的行政檔案賣給別有用心的團體或個人，導致集體或國家的財產受損與名譽受損。這些問題是真實存在的，是不容忽視，尋求優質有效的方法策略對這些問題予以解決刻不容緩。

3.5 檔案利用過程中保密工作欠缺

雖然相關工作人員能夠較好的保證不對外開放的行政檔案的機密性，但是對那些已經對外開放的行政檔案 導致這種情況的出現主要有兩個原因。一是立卷歸檔與文檔保密之間不相適應。通常情況下，傳統行政檔案保密工作中的立卷歸檔所采用的方法都是“四分法”，這樣的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影響因素，使得在檔案保密工作的技術操作問題上，存在著涉密文件資料與非密級文件資料混著交叉保存的情況。 二是檔案部門與保密部門在責任取向沒有統一。在實際工作當中，行政檔案管理部門與行政檔案保密部門在責任取向上存在著嚴重的差異。一般來說，行政檔案管理部門更關注行政檔案的管理與使用，而行政檔案保密部門則側重于行政檔案的安全，特別是一些較高級別的行政檔案的安全。這種差異使得兩個部門只能沒有很好進行合作共同提升行政檔案的機密性。

4 行政檔案管理的保密工作中問題的解決措施

4.1 完善行政檔案管理

對于行政檔案管理中出現的內部混亂等問題，需要完善行政檔案管理制度，對信息化的檔案進行更加嚴格的看管保存。隨著時代的發展和社會的進步，檔案管理工作制度也應該即使更新完善，傳統的檔案管理制度已經不能滿足現代人們對于管理工作的需求。在實際管理過程中，需要根據工作的方式和管理人員的特點進行分析探究，從而制定規范工作人員的準則，讓工作人員更好的對檔案進行管理。在完善行政檔案制度的時候，應注意針對管理過程中出現的問題進行有針對性的改進，從源頭上解決問題。

4.2 加強檔案管理保密工作

檔案管理的保密要求是管理人員的職責之一，在行政檔案管理對檔案信息進行嚴格保密是管理工作人員的重要任務。這種保密工作可以從多層次進行，如通過選擇相對比較隱秘的地方進行檔案保存。同時檔案保存需要對所有檔案的位置進行嚴格的防盜工作，對所有進入的人員進行嚴格篩查，只限定與工作相關的人員出入。加強對工作人員的管理制度，需要對檔案管理工作人員進行嚴格規定，對保密文件不準外泄等。

4.3 行政檔案管理融合現代科技

傳統的檔案管理模式大部分是依靠管理人員，然而隨著時代的發展和科學技術的進步，行政檔案管理工作中融入現代科技的手段，進行完整詳細的檔案管理模式。可以通過對檔案進行二維碼的掃描模式，將所有的信息錄入電子計算機，這種管理方式不僅更加便捷，同時在對檔案管理過程中可以更高效的進行檔案管理分類或查詢。在行政管理檔案的過程中，可以高效迅速的查找有效信息，通過對信息的整理收藏提高信息的有效性。

4.4 提升相關工作人員的素質

行政檔案管理人員的基本職責是確保檔案保存的完整性與安全性。作為一名行政檔案管理人員，第一件事是要有強烈的責任感，確保行政檔案是完整的、有序的和齊全的，并盡力阻止任何可能導致行政檔案丟失或損壞的現象發生。為此，加強檔案管理工作隊伍建設是十分必要的同時也是十分重要的。行政檔案管理人員不僅需要具備較高的專業知識，而且還要具有強烈的責任感以及良好的政治素養，只能這樣才能更好地勝任行政檔案保管工作。而且作為行政檔案管理人員，他還應該在枯燥的工作中保持靈活，善于總結、提取和應用自己及他人的工作經驗。與此同時，行政檔案管理人員還具備高尚的情操與強烈的奉獻精神，要耐得住寂寞與清貧。行政檔案管理人員只有天天努力做好自己的本質本質工作，才能在此過程中不斷地提升自己的工作效率，使行政檔案管理工作得到改進，使行政檔案的保密性得到有效提升。

4.5 做好檔案利用過程中的保密工作

在行政檔案利用的過程中，對其保密工作有三個要求，即加強對行政檔案使用的監督，處理好行政檔案利用與保密之間的關系，以及處理好行政檔案開放過程中的保密工作。具體而言，滿足以上三個要求應做到以下這些。第一，加強對行政檔案使用的監督。在行政檔案使用過程中存在行政檔案信息泄漏的巨大風險，因此必須加強對行政檔案使用的監督，以確保行政檔案的機密性。對行政檔案使用的嚴格監督不僅有助于在行政檔案使用過程中可以有效發現一些不良的行為，而且還能提高行政檔案的完整性與安全性。為此，相關管理人員應制定科學的、全面的的監督管理制度，嚴格規范行政檔案的閱讀、借閱、復制等行為。再者，相關管理人員應根據行政檔案使用者的使用目的，準確把握檔案使用者的心理，并進行針對性的重點監控，以便更加高效地確保行政檔案的使用安全。最后，在相關監控設備的幫助下，相關管理人員可以實時監控行政檔案室，有效防止行政檔案信息被盜或者是篡改行政檔案數據行為的出現。第二，處理好行政檔案利用與保密之間的關系。處理好行政檔案利用與保密之間的關系是提高行政檔案利用價值的重要手段，為此應以正確的方法處理好行政檔案利用與保密之間的關系。為了更好地利用行政檔案，充分發揮行政檔案的價值，相關管理人員應當對行政檔案資料有一個全面的了解。相關管理人員要改變過去錯誤的行政檔案管理理念，做到不但能夠確保行政檔案具有較高的機密性，而且行政檔案的使用價值能夠較大程度的發揮。如果僅僅只是為了提升行政檔案的機密性，而使得行政檔案的使用價值得不到任何發揮，那么這樣的行政檔案保密工作也就失去了真正的意義。行政檔案的保密和利用應同時進行。只有妥善處理兩者之間的關系，行政檔案才能在安全的情況下發揮其更高的使用價值。第三，處理好行政檔案開放過程中的保密工作。對于已經處在開放中的行政檔案，相關管理人員也應該維護必要其機密性。在確定行政檔案開放之前，相關管理人員應該仔細檢查行政檔案，以確保對其進行開放不會對國家和社會產生任何負面的影響，同時必要的話還應對其開放的范圍進行嚴格控制。此外,還要切實執行行政檔案的解密工作，以便最大限度地利用行政檔案,確保其使用價值得到最大限度的發揮。

5 結束語

針對目前我國對于行政檔案管理的保密工作中出現的各種問題，從完善管理制度到加強管理工作等多方面進行規避。只有增加我國的行政檔案管理工作才能夠實現檔案的保密和信息化，所以我國在對管理人員的要求上，必須具有較強的專業素養以及責任感。