基于提高辦公室檔案的收集整理效率探究

文/劉會(huì)星，岳陽(yáng)市風(fēng)景園林中心

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，做好辦公室檔案的收集整理工作越來(lái)越重要。現(xiàn)階段，由于檔案收集整理工作比較繁瑣，因此，從整體上來(lái)看，辦公室檔案的收集整理效率比較低。因此，采取必要措施對(duì)辦公室檔案收集整理工作的效率進(jìn)行提升具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 辦公室檔案收集整理工作的內(nèi)容及其特點(diǎn)

2.1 工作內(nèi)容

通常來(lái)說(shuō)，辦公室檔案收集整理工作的內(nèi)容主要有以下4個(gè)方面，即檔案資料的收集、整理、審核以及保存。同樣這4方面的內(nèi)容也是辦公室檔案收集整理工作的具體步驟，在實(shí)際工作過(guò)程中，需要按照順序依次進(jìn)行，任何一個(gè)內(nèi)容都不能忽視，如果漏掉了哪一部分內(nèi)容，整個(gè)檔案的收集與整理工作就會(huì)得不到有效的開(kāi)展。舉例來(lái)說(shuō)，在對(duì)辦公室的檔案進(jìn)行收集與整理的過(guò)程中，第一個(gè)步驟就是收集檔案，如果事前沒(méi)有對(duì)檔案的收集工作進(jìn)行開(kāi)展，那么后續(xù)工作也無(wú)法順利進(jìn)行。檔案的搜集實(shí)際上就是對(duì)檔案內(nèi)的各種資料進(jìn)行搜集，之后，將收集到的檔案資料存放在檔案盒內(nèi)。在完成檔案的搜集工作之后，需要整理檔案。在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該按照一定的分類方案進(jìn)行，從而使檔案資料能夠有序存放。審核檔案資料，在此過(guò)程中，應(yīng)該使得檔案的真實(shí)性得以保證，所以，對(duì)于存放的檔案來(lái)說(shuō)，真實(shí)性是必須要進(jìn)行保證的，否則就會(huì)對(duì)后期的工作產(chǎn)生不利影響。最后，保存檔案資料，該步驟就是對(duì)審核通過(guò)之后的檔案資料進(jìn)行分類并對(duì)其進(jìn)行存檔，便于后期工作人員的查詢。

2.2 辦公室檔案收集整理的特點(diǎn)

從總體上來(lái)說(shuō)，辦公室檔案收集整理工作主要具有綜合性、創(chuàng)新性以及邏輯性等特點(diǎn)。具體來(lái)說(shuō)，辦公室自身就具有較強(qiáng)的綜合性，其與各個(gè)部門(mén)之間的溝通最為緊密，因此，辦公室檔案的收集整理工作也具備一定的綜合性，如此一來(lái)，才能夠使得各個(gè)部門(mén)檔案查詢工作更加的便捷。其次，在收集整理檔案資料期間，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來(lái)進(jìn)行，因此，體現(xiàn)了檔案收集整理工作的邏輯性特點(diǎn)；最后，在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，為了能夠使檔案的作用得以充分的發(fā)揮出來(lái)，應(yīng)該與本單位發(fā)展的實(shí)際情況相結(jié)合來(lái)對(duì)檔案收集整理的方法進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整與創(chuàng)新。

3 對(duì)辦公室檔案收集整理工作效率進(jìn)行提升的措施

3.1 從制度出發(fā)完善檔案收集管理體制

制度是規(guī)范行為的有效舉措，是提高效率的重要保障。在檔案收集管理的工作中，只有不斷改進(jìn)管理制度，才會(huì)適應(yīng)時(shí)代的要求，不至于因?yàn)橹贫嚷浜蠖斐蓯毫雍蠊＿@就需要領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，積極投身規(guī)章制度的建設(shè)，發(fā)揮好帶頭作用，合理分配工作任務(wù)。同時(shí)管理人員也要響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召，提高自身管理意識(shí)，將制度落到實(shí)處，在進(jìn)行管理過(guò)程中有章可循，通過(guò)實(shí)踐來(lái)促進(jìn)檔案收集管理制度的順利開(kāi)展。那么具體可以分為四個(gè)步驟。首先要建立完備的歸檔制度，使檔案的內(nèi)容能夠全面、準(zhǔn)確的反應(yīng)實(shí)際情況，然后根據(jù)不同的材料、時(shí)間來(lái)歸檔，既利于查閱又方便管理。其次則要構(gòu)建高效的保管機(jī)制，使檔案文件能夠在安全的保管環(huán)境中妥善儲(chǔ)存，通過(guò)這一必要手段實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。另外檔案保密制度也起著不可替代的作用，對(duì)檔案的保密工作可以根據(jù)文件重要性來(lái)確定安全等級(jí)，制定一套縝密的保護(hù)措施，從而避免檔案信息的泄露。最后要做的就是完善檔案借閱制度，嚴(yán)格把控借閱過(guò)程的手續(xù)，同時(shí)還要防止檔案文件被抄襲與復(fù)制，通過(guò)實(shí)名登記等方法來(lái)確保檔案的安全性。

3.2 為檔案管理配置專業(yè)的設(shè)備

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)為辦公室檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行一定的改善。由于目前我國(guó)對(duì)檔案管理專業(yè)設(shè)備的配置還屬于空白階段，對(duì)檔案管理的推廣造成了很大的阻礙。因此各行各業(yè)為辦公室檔案管理配置專業(yè)的設(shè)備，不僅體現(xiàn)了對(duì)檔案管理制度的重視，還能夠在很大程度上促進(jìn)檔案管理水平的提高。有了專業(yè)設(shè)備的支持，能更好地促進(jìn)檔案收集整理與行業(yè)發(fā)展的結(jié)合，從而為各行各業(yè)帶來(lái)更高的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 運(yùn)用現(xiàn)代化元素進(jìn)行檔案收集整理

3.3.1 將數(shù)字化元素引渡到檔案收集整理當(dāng)中

在這個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，檔案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒體化與信息化成為了主要特征，這也大大促進(jìn)了檔案收集管理的高效發(fā)展。在對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，一改之前的保存模式，利用計(jì)算機(jī)將檔案信息上傳，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，從而對(duì)檔案文件做到集中分配。而用戶也可以通過(guò)上網(wǎng)隨了解檔案信息的現(xiàn)狀，在需要的時(shí)候能夠以最快速、最便捷的方式來(lái)進(jìn)行查詢，既滿足了用戶需求也提升了檔案收集管理工作的質(zhì)量。

3.3.2 開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化檔案收集管理服務(wù)

檔案收集管理是一種記錄形式，它具有一定的歷史性意義。傳統(tǒng)的記錄方式以書(shū)寫(xiě)為主，紙張作為重要載體則必不可少。可是隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得到了顯著提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸成為了時(shí)代的主導(dǎo)，為了順應(yīng)潮流，檔案收集管理方式不得不發(fā)生著變革，那就是利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)高效管理。這樣首先可以保證檔案文件不易丟失，而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，可以實(shí)現(xiàn)交流互通的目標(biāo)，與社會(huì)的腳步保持一致，促進(jìn)檔案收集管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

3.4 建立良好的檔案收集整理工作銜接機(jī)制

缺少有效的工作銜接機(jī)制也是影響工作質(zhì)量及其效率提升的重要因素，應(yīng)該給予足夠重視。在具體的工作實(shí)踐中，首先應(yīng)該建立一套科學(xué)完善的檔案收集整理工作程序，規(guī)范檔案管理工作流程。所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有建立一定的工作程序，才能有效避免檔案流轉(zhuǎn)和存檔過(guò)程出現(xiàn)的誤差，也可以為檔案管理工作的順利開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)，程序一旦建立，就應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)范流程進(jìn)行，任何人都不能隨意改動(dòng)。其次，應(yīng)該建立文書(shū)和檔案銜接機(jī)制。因?yàn)闄n案收集整理工作是以文件為基礎(chǔ)進(jìn)行的，如果文件工作不夠規(guī)范，那么要想使檔案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注文書(shū)和檔案收集、管理方面的銜接，對(duì)于一些需要進(jìn)行存檔的文件，應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)登記和分類，嚴(yán)格按照事先制定的工作流程操作，盡量做到統(tǒng)一和規(guī)范。

3.5 采用有效方式打造優(yōu)質(zhì)檔案收集管理團(tuán)隊(duì)

3.5.1 檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理意識(shí)

一個(gè)團(tuán)隊(duì)的核心在于領(lǐng)導(dǎo)者能力的強(qiáng)弱，要想實(shí)現(xiàn)檔案收集整理工作效率的有效提高，就必須重突出領(lǐng)導(dǎo)的重要地位，將其煽動(dòng)力與影響力充分的發(fā)揮出來(lái)，在領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下提升整個(gè)工作隊(duì)伍的實(shí)力。這就需要領(lǐng)導(dǎo)者具有較高的思想意識(shí)與專業(yè)技能，對(duì)檔案文件的收集與管理能夠全面掌握，不僅要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識(shí)，還要擁有綜合發(fā)展的潛質(zhì)，做到文化素質(zhì)與政治修養(yǎng)共同進(jìn)步，打造一支優(yōu)良的工作團(tuán)隊(duì)，為檔案收集管理工作提供實(shí)質(zhì)性保證。

3.5.2 采用競(jìng)爭(zhēng)上崗方式進(jìn)行團(tuán)隊(duì)組建

檔案收集整理在選拔工作人員時(shí)要采用競(jìng)爭(zhēng)式上崗機(jī)制，通過(guò)互相比拼來(lái)激發(fā)員工的積極性。同時(shí)還要做到公開(kāi)透明，對(duì)干部的選拔要公平公正，營(yíng)造一個(gè)良好的競(jìng)選氛圍，為人才的獲取打造有效平臺(tái)。這種方式不僅可以杜絕部門(mén)中的不良習(xí)性，使“走后門(mén)”等行為遭到嚴(yán)厲打擊，還能夠?yàn)橛兄局块_(kāi)通公正的渠道，通過(guò)自身努力得到上崗機(jī)會(huì)。

3.5.3 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案收集整理專業(yè)技能培訓(xùn)

影響檔案收集管理工作效率高低的不僅是管理人員的思想意識(shí)，其自身的專業(yè)技能也有著不可替代的作用。而當(dāng)下大部分管理人員在這方面普遍存在問(wèn)題，為了有效緩解這種現(xiàn)狀，就必須要做出改變。這就要加強(qiáng)對(duì)檔案收集管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，通過(guò)定期舉行技能大賽，讓管理人員積極參與其中，在專業(yè)人員的幫助下提升自己的專業(yè)能力。同時(shí)管理工作人員也要主動(dòng)投身學(xué)習(xí)，通過(guò)觀看書(shū)籍與視頻來(lái)充實(shí)自我，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，切實(shí)提升自我的專業(yè)技術(shù)能力，為檔案收集管理提供技能支持。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，辦公室檔案收集整理工作具有一定的綜合性，且比較繁瑣、復(fù)雜，所以，對(duì)于辦公室檔案收集整理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)不斷提升自身素質(zhì)，切實(shí)提升辦公室檔案收集整理工作的效率。

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