辦公室文秘工作效率提高策略分析

吳曉燕

摘要：作為綜合協調部門，辦公室相對于一個單位的內部構成來說，是非常重要的一個組織結構。在辦公室工作中，文秘需要處理單位內部多種類型繁雜的工作。以此能夠看出，辦公室文秘工作效率的提高，可以增強單位內部辦事效率，同時也能將辦公室工作職能發揮到最大化。在此基礎上，本文對事業單位的辦公室文秘工作提升策略進行簡要分析，為提高事業單位的辦公室文秘工作質量提供建議與參考。

關鍵詞：事業單位；辦公室文秘；工作效率；策略

一、事業單位辦公室文秘工作效率提高的意義

相對于事業單位內部整體環境來說，辦公室既是一個獨立的綜合性職能部門，也是整體行政管理工作的中樞，是內部結構中承上啟下的重要組織結構。既要下達上級領導的任務與指示，還要向上匯報總結各部門的實際工作落實執行情況，所要承擔的工作任務量大且繁瑣。不僅如此，辦公室還需建立對外工作窗口，使整個單位與外部相關部門的信息保持正常交流與溝通，為事業單位樹立良好的公眾形象。文秘是辦公室工作主要承擔者，所以辦公室的工作效率深受文秘工作效率影響，只有提高辦公室文秘工作效率么，才能保證辦公室工作有效開展。

二、事業辦公室文秘工作應遵循的準則

在工作實踐中，事業單位的辦公室文秘應圍繞以下兩點原則來展開：第一，辦公室文秘需以事業單位各項規章制度、規范流程為主開展工作，身為辦公室文秘，要嚴格要求自己，對待工作要保持嚴謹的心態與積極的情緒，認真按照規章制度辦事，以此才能確保各個部門工作的順利開展；第二，辦公室文秘需要不斷提高自身的綜合素質，具體工作中辦公室文秘面對的是多個部門的繁雜業務往來，所以辦公室文秘要具備一定的崗位責任感，以提高自身理論基礎和實踐能力，塑造與崗位需求相符的形象。在日常工作中，需要辦公室文秘可以積極參與理論學習，以此提升自身的工作能力，為辦公室工作順利開展打下堅定的基礎；第三，作為承上啟下的行政管理中樞部門，辦公室文秘工作要服從上級領導的安排，認真傳達上級領導的任務部署，保證事業單位內部工作井然有序。

三、事業單位辦公室文秘工作效率提高的策略

辦公室文秘工作對于事業單位行政管理工作來說是非常重要的環節，所以應對辦公室文秘工作效率提升做出詳細的研究，筆者將從以下三個方面討論辦公室文秘工作效率提高的策略，為辦公室文秘具體工作實踐提供建議與參考。

（一）強化辦公室文秘工作人員的崗位職業培訓。

辦公室文秘這一崗位對工作人員的基本要求，就是具有一定的知識儲備及專業能力，在日常工作中能夠將自身工作與單位長期發展結合在一起，不斷學習與之相關的知識，提高自身的綜合素養，以此才能做好辦公室文秘工作，保證與各個部門之間展開順利的交流與溝通。

事業單位應為辦公室文秘工作人員定期舉辦崗位職業培訓。培訓內容可以圍繞以下幾個方面：1.我國的大政方針；2.最新的法律法規；3.與自身單位相關的新法規、新業務以及新型工作模式等。通過定期的培訓使辦公室文秘工作與時代發展相協調，并且要走在時代發展的前沿，保證事業單位內部文秘工作新型工作模式和工作理念的執行力。與此同時，還要加強對辦公室文秘工作人員職業精神的教育，使他們樹立服務意識與奉獻精神，并用具體的實際行動服務于單位的各項工作，為單位的發展作出更大的貢獻。

（二）構建辦公室文秘工作人員的管理制度。

西方國家大部分事業單位在辦公室文秘工作方面的經驗是非常成熟的，而且已經形成了體系式、制度式的辦公室文秘工作理念與模式，可以從整體上提升事業單位的辦公室文秘工作效率及管理質量。國內事業單位應該長期不斷的學習國外相對相近的事業單位管理理念與模式，以此積累事業單位管理經驗，完善自身的經濟性運行管理體系，是發展事業單位管理現代化、國際化等目標的有效途徑之一。國內事業單位的發展歷史相對來說較短，事業單位辦公室文秘工作并未形成制度式與體系式的理念與模式，所以在全球經濟一體化發展進程中，需要向國外事業單位借鑒學習。所以，在我國科學技術持續發展的今天，事業單位的辦公室文秘工作應以更新管理、變革管理模式為主，引進西方事業單位先進的辦公室文秘工作理念，并應用相對先進的智能化信息管理技術、完善的管理制度，確保辦公室文秘工作順利開展。

（三）優化辦公室文秘工作人員考核體系

為確保事業單位各項工作制度、規章能夠有效執行，并發揮積極作用，事業單位還應該積極構建與之配套的考核制度和獎懲辦法.例如在事業單位內部建立三級考核體系，引入曝光機制、綜合季度評比制度等，并做好制度執行狀況的監督和考核工作。事業單位需要定期對各個職能部門以及部門責任人執行工作責任制的情況進行考核，同時將工作責任和個人經濟相掛鉤，并納入到員工的績效考核中去。針對較好執行辦公室工作責任制，能夠有效避免工作失誤的人員給予必要的獎勵，而對玩忽職守，不履行辦公室工作責任制的要求，出現重大錯誤的人員給予一定的經濟處罰。獎懲并非終極目標，而是通過這樣一種手段來提醒各個職能部門牢記己任，全面樹立良性的工作意識，以便于真正將辦公室工作責任制落到實處，從而確保事業單位經濟性運行目標的實現。

三、結語

辦公室是事業單位的綜合協調部門，同時也是單位行政管理的中樞，提高辦公室文秘工作的效率是單位實現有序發展的必然選擇，也是時代發展的必然要求，對于單位的發展具有十分重要的現實意義。本文對提高辦公室文秘工作的重要意義以及應當遵循的基本原則進行了介紹，并從加強職業技能培訓、建立晉升考核制度、設置獎懲機制三個方面提出了提升事業單位辦公室文秘工作效率的建議。

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